2.2. Ввод данных в таблицу

Начинают создание таблицы с ввода данных. В качестве данных используют константы (числа, текст, даты..) и формулы. Ячейки, содержащие константы, называют влияющими, а ячейки с формулами - зависимыми.

Для ввода данных с клавиатуры устанавливают курсор в нужную ячейку, щелчком мыши выделяют ее и начинают ввод. В строке формулы окна при этом отображается адрес ячейки и вводимая строка данных. Завершается ввод нажатием клавиши <Enter> или переводом курсора в другую ячейку стрелками на клавиатуре..

По умолчанию вводимые в ячейки числа выравниваются по правому, а текст - по левому краю.

Для ввода отрицательных чисел перед числом вводят знак "минус" или число заключают в круглые скобки.

Ввод десятичной дроби можно начинать с запятой - например, число 0,83 - набрать как ,83 .

Число 2,1875 можно ввести как 2<пробел>3/16 .

Простая дробь вводится с обязательной нулевой частью и последующим пробелом: 3/4 - как 0<пробел>3/4 .

Ввод даты или времени выполняется в одном из предлагаемых форматов (команда Формат-Ячейки), вводимые данные заключаются в двойные кавычки. Даты хранятся в памяти как числа, показывающие, сколько дней прошло от "начальной" даты - 1 января 1900 г. Это позволяет выполнять простейшие операции над датами. Например, формула = "4/2/97"-"3/27/97" выдаст 6 дней - количество дней между 2 апреля и 27 марта 97 г.

Если при наборе данных выделить блок, в который вводится информация, то курсор после нажатия <Enter> будет переходить из столбца в столбец сам.

Данные из строки формул можно ввести сразу в несколько полей, для чего выделяют диапазон клеток, вводят выражение в строку формул и - <Ctrl+Enter>.

Автоматическое заполнение клеток при вводе зависимых (связанных) данных, например, названий месяцев, целых чисел, годов, можно применить мышь: в начале строки заполнить две клетки, выделить их и расширить интервал выделения захватом и перемещением рамки за нижний правый уголок (черный крестик - маркер заполнения). Если интервал не распознан, во все клетки запишется одно значение.

Можно создать новую (свою) последовательность:

- выбрать команду Сервис-Параметры-Списки-Добавить,

- в список последовательности ввести свой набор имен, нажимая <Enter> после каждого имени, OK и - возврат в таблицу.

Другой способ - ввести свои данные прямо в таблице один раз, выделить их, выполнить Сервис-Параметры-Списки, чтобы перейти в окно последовательностей, и нажать кнопку Импорт в секции Ячейки (Cells).

Клеткам и интервалам таблицы можно дать имена, чтобы отразить смысл их содержимого и заменить длинный адрес большого блока коротким именем. Для этого интервал (или ячейку) выделяют, выполняют команду Вставка-Имя-Присвоить и вводят имя.

2.3. Ввод и копирование формул

Ввод любой формулы должен начинаться с ввода знака равенства. Тогда в строке формулы отображается формула, а в ячейке - результат ее вычисления. При помощи формул можно присваивать ячейкам текстовые значения; формула ="Сумма" закрепит за выбранной ячейкой это имя. Но выражение 5+10 воспримется системой как текст.

Простейшая формула представляет собой сочетание операндов, знаков действий и скобок и описывает некоторые действия, которые выполняются с данными.

Операндами в формулах могут быть константы (числовые, текстовые, логические, даты) или ссылки на них, т.е. адреса. Адрес можно набирать в строке формулы или формировать его автоматически, выделяя нужную клетку в процессе набора.

Адреса-ссылки могут быть относительными (изменяющимися), если одна и та же формула используется для данных последовательных строк или столбцов, абсолютными (не изменяющимися) или смешанными (с одной изменяющейся координатой).

Символы основных операций можно разделить на группы и представить их в следующем виде:

арифметические: + - * / % ^ (cложение, вычитание, умножение, деление, проценты и возведение в степень),

сравнения: = < > <= >= <> ,

текстовые: & - конкатенация (соединение) символьных цепочек,

логические: И ИЛИ НЕ - логическое умножение, сложение и отрицание.

При создании формул следует иметь в виду приоритеты операций - операции с большим приоритетом выполняются раньше. Среди перечисленных выше операций наибольшим приоритетом обладает возведение в степень, а наименьшим - конкатенация. Если две операции имеют одинаковый приоритет (как, например, + и - или * и /), они выполняются в порядке следования друг за другом.

Скобки используют, чтобы установить необходимую последовательность действий - приоритет скобок выше приоритета любой операции.

В формулах можно использовать готовые стандартные функции, предоставляемые Мастером функций.

При вводе одинаковых данных или формул в разные ячейки применяется копирование данных. Эти операции можно выполнять мышью, перетаскивая выделенные данные, или использовать буфер обмена (команда Правка-Копировать/Вставить).

Удобнее всего при копировании формул в соседние ячейки использовать маркер заполнения, при этом адреса ячеек-аргументов (ссылок) в формулах будут меняться автоматически.

Однако не всегда необходимо менять все адреса при копировании формул. Если аргумент-адрес абсолютный, то при его вводе в формулу к координатам (номеру строки и/или имени столбца) добавляют знак доллара (или нажимать клавишу <F4>). Примерами абсолютных и смешанных ссылок могут служить следующие: $D$11, F$6, $C1.

Копирование и перенос данных с одного листа рабочей книги в другой выполняется путем их выделения, копирования в буфер обмена и вставки на другом листе командой Правка-Специальная вставка-Вставить (значения, формулы, форматы). Использовать при переносе несмежные области нельзя.

Вставлять значения можно в ячейки, содержащие другие значения, выполняя при этом какую-либо операцию - сложение, умножение.. (операция задается в диалоговом окне Специальная вставка) между новыми и имеющимися в ячейках значениями.

Имя рабочего листа можно использовать в качестве ссылки в формулах, т.е. аргументы, участвующие в вычислениях, могут находиться на разных листах.

Правомерна формула = A1*Лист4!С3, вычисляющая произведение двух чисел:

из ячейки A1 текущего листа и из С3 рабочего листа 4.

Excel позволяет применять формулу к массивам данных (точнее, к интервалам данных). В качестве аргументов можно брать целую строку, столбец или блок. Если структура аргументов одинакова, то результатом будет такой же массив, каждый элемент которого - результат применения формулы к каждой паре соответствующих элементов из массивов аргументов.

Для реализации такой операции нужно выделить соответствующий интервал пустых ячеек, задать формулу, например,

=А1:В5/С1:D5 и - <Ctrl-Shift-Enter> (эта комбинация используется для группового ввода данных в ячейки таблицы вместо <Enter>).