3.3.5. Проект програми переговорів і перебування учасників зустрічі в країні

Щоб уникнути несподіванок, заощадити час, гроші (свої й партнера), кожний етап переговорів повинен бути ретельно проду­маний і спланований. Добре організований прийом звичайно сприй­мається партнером як норма. Однак будь-які незручності, диском­форт, порушення наміченого графіка можуть дискредитувати сторону, що приймає, негативно позначитися на результатах, а часом і призвести до зриву переговорів.

Програма переговорів звичайно містить:

• назву фірми;

• склад делегації;

• дані про главу делегації (повне ім’я, посада, звання, науко­вий ступінь тощо);

• прізвище й посаду працівника сторони, що приймає, відповідального за виконання програми;

• назви заходів (зустріч у місці прибуття делегації, перего­вори, візити, протокольні заходи, вільний час, проводи);

• дату й час (по хвилинах) проведення заходів;

• для кожного раунда переговорів і для кожного конкретного заходу:

а) склади учасників – гостей і сторони, що приймає, від цієї сторони вказуються прізвище й посада старшого на заході;

б) місце й час проведення заходу;

в) вид транспорту (номери автомобіля, автобуса, поїзда або рейсу літака, назва пароплава тощо).

Планується матеріальне забезпечення переговорів (на фірмах, де створена протокольна служба, – з її участю):

• підготовка й у необхідних випадках оренда приміщень;

• місцевий транспорт;

• зв’язок (телефон, факс, телетайп, засоби електронного зв’язку);

• роздрукування й розмноження матеріалів;

• посилення мови (мікрофон);

• папір, ручки, олівці;

• сигарети, напої (чай, кава, вода);

• організація харчування (за необхідності);

• демонстраційна техніка (аудіо, відео, кіно й слайд-проектор),

• підготовка сувенірів.

Програму переговорів і перебування делегації гостей затверджує керівництво сторони, що приймає.

3.3.6. Проект кошторису видатків на проведення переговорів

Проект повинен передбачати фінансування заходів щодо програ­ми переговорів, які бере на себе сторона, яка складає кошторис. Крім того, у кошторисі можуть бути передбачені видатки на транспорт, комунальні послуги, частування при організації протокольних заходів (відвідування театру, виставки) тощо. Потрібно пам’ятати, що представницькі видатки нормуються й у межах норми можуть бути віднесені на собівартість. Перевитрата покривається із при­бутку організації.

Бажано до візиту делегації уточнити порядок денний перего­во­рів і основні пункти програми перебування. Щоб уникнути непорозумінь, доцільно погодити, які видатки бере на себе сторона, що приймає, а що оплачують гості.

Всі відвідування повинні бути заздалегідь обговорені з керів­ництвом організацій, тим більше районів, у яких існують обмеження для іноземців. Необхідно до початку візиту одержати письмові під­твердження відповідних керівників про готовність прийняти делега­цію в погоджений час. В окремих випадках потрібне підтвердження компетентних органів.

Запрошення іноземним партнерам звичайно надсилають після попереднього узгодження стороною, що приймає, всіх внутрішніх організаційних питань. У запрошенні звичайно вказують проблеми, які планується обговорити, і об’єкти відвідування.

Підстава для оформлення в’їзду іноземних громадян або осіб без громадянства – письмове звернення до дипломатичного представ­ництва або консульської установи. Якщо іноземні громадяни або особи без громадянства мають намір в’їхати за запрошенням фізич­ної або юридичної особи, порядок оформлення такого запрошення встановлюється “Положенням про оформлення запрошення”.

Запрошуючи іноземця для участі в ділових переговорах, реко­мендується для кожної конкретної країни уточнити чинні правила через місцевий відділ віз і реєстрації УМВС, оскільки однакових вимог щодо оформлення віз не існує. Консульські установи звичайно дотримуються принципу паритету: строки видавання віз, умови, об­ме­ження, установлені в певній країні, діють для громадян цієї країни.

Для технічних переговорів готують:

• технічну документацію (її передавання здійснюється у встановленому порядку);

• протоколи випробувань;

• сертифікати відповідності;

• патентні формуляри;

• демонстрацію товару в дії;

• друковану рекламу, кіно, відео, слайди тощо.

Бажано, щоб технічні переговори передували комерційним пере­говорам, тому що, якщо сторону не влаштовують споживчі властивості товару, недоцільно обговорювати ціни, умови платежу тощо.

До початку комерційних переговорів ретельно досліджується фінансове становище партнера, виявляються останні досягнення й невдачі, кадрові перестановки, уважно вивчається досьє на фірму і її керівників, особливо на осіб, які беруть участь у переговорах, протоколи й підсумки попередніх переговорів.

Для переговорів готують:

• конкурентні матеріали;

• маркетингові дослідження, аналіз і прогноз ринку;

• тарифи;

• довідники;

• валютні курси;

• протоколи кон’юнктурних нарад;

• розрахунки цін тощо.

Комерційні переговори між партнерами з різних географічних точок доволі часто проходять в обстановці цейтноту, запрошеним звичайно бракує часу. У зв’язку із цим і у власних інтересах варто завчасно потурбуватися про підготовку підсумкових документів, щоб не створювати їх у поспіху

Залежно від змісту планованих переговорів і очікуваних результатів проектів підсумкових документів може бути небагато (проект угоди, контракту, доповнення до контракту, угода про на­міри, протокол тощо). Окремі фрагменти (статті) документів готують в кількості, яка дорівнює кількості передбачуваних домовленостей.

Керівник делегації перед початком чергового раунду перего­во­рів виробляє тактичні обговорення кожного пункту порядку денного. Зі членами своєї делегації програється порядок викладу позицій, послідовність подавання аргументів і перевіряється втримування виступів учасників. Обговорюють можливі варіанти поводження партнера, його можливі аргументи й свої контраргументи.

Практика показує, що, навіть коли плани ведення переговорів виправдовуються не більше ніж на 20–30 %, користь їхнього складання очевидна. “Домашні заготівлі” додають упевненості учас­никам пере­гово­рів й знижують шкідливий вплив фактора несподіванки.

Завчасна підготовка підсумкових документів тим більше необ­хідна, що дає змогу швидко запропонувати партнерові оптимальні варіанти формулювань для внесення в документ при різкій зміні напрямків у ході переговорів.

В остаточному варіанті програми перебування повинні бути сплановані всі раунди переговорів, якщо необхідно – з відвіду­ванням підприємств, з поїздками країною, офіційними прийомами. Крім того, можуть бути передбачені такі протокольні заходи, як огляд визначних пам’яток, покладання вінків, прес-конференції. З урахуванням смаків конкретних персон можуть бути намічені прогулянки на пароплаві, відвідування театрів, музеїв, цирку, зоопарку, сауни.

До початку переговорів здійснюють перевірку готовності по кожному пункті програми. В останню чергу перевіряють стан при­міщень, де будуть проходити переговори. У переговорній кімнаті не повинне бути нічого зайвого, що не стосується предмета пере­го­ворів. Краще, щоб це був не кабінет начальника, – менше ймовір­ності, що вас потурбують у ході переговорів.