5.2.1. Робоча книга і робочий аркуш

Як в MS Word після запуску відкривається файл, який за замовчуванням має назву Документ 1, так і після запуску MS Excel відкривається файл, що має назву Книга 1. Взагалі ж файли Excel називають робочими книгами, в яких зберігаються усі дані користувача. Початково кожна робоча книга містить 3 робочих аркуша, які мають назву Лист 1, Лист 2 та Лист 3. Звичайно, що робочі аркуші користувач може перейменувати. Для цього слід натиснути правою клавішею миші на ярлику аркуша, вибрати пункт меню Переименовать та натиснути клавішу Enter. За необхідності користувач може додати нові аркуші в робочу книгу або видалити їх. Перехід від одного до іншого аркушу всередині робочої книги здійснюється натискуванням відповідних ярликів. Усі книги-файли Excel мають розширення .xls.

5.2.2. Комірки та їхня адресація

Робоча область MS Excel має вигляд таблиці. Кожний рядок та кожний стовпчик мають свою назву. Стовпці названі буквами латинського алфавіту (А, В, С,…, АА, АВ, АС і т.д.). Рядки пронумеровані і мають номери від 1 до 65536. Схрещення рядків і стовпців утворюють комірку. Кожна комірка має власну адресу, яка складається із номера рядка та букви стовпця на схрещенні яких вона знаходиться. Наприклад, на схрещенні рядка 7 та стовпця В знаходиться комірка В7. Для того щоб швидко перейти до потрібної комірки (наприклад, S85), треба ввести її адресу замість адреси поточної комірки і натиснути на клавішу Enter.

У комірці може розташовуватися текст, цифрова інформація, формули тощо. Для введення даних у комірку необхідно її активізувати. Для цього треба клацнути по відповідній комірці лівою клавішею миші або підвести курсор за допомогою клавіш керування ним на клавіатурі. Активна комірка виділяється прямокутником із жирними контурами. За цим прямокутником користувач може визначитись, в якій частині таблиці він знаходиться. На рис. 5.1 показано, що активною коміркою є комірка А1 на аркуші, що має назву Лист 1. На робочому аркуші постійно виділена щонайменше одна комірка. Після введення даних у комірку натискують клавішу Enter.

5.2.3. Діапазони комірок

У Excel свою адресу мають не тільки окремі комірки таблиці, але й групи комірок, що включають частину стовпця, частину рядка або блок сусідніх комірок. Наприклад:

• В5:G5 - частина рядка 5, що містить 6 комірок – B5, C5, D5, E5, F5 та G5;

• H7:H9 - частина стовпця Н, що містить 3 комірки – Н7, Н8 та Н9;

• С8:Е10 - блок комірок, заданий адресами лівої верхньої С8 та правої нижньої Е10 комірок, який містить 9 комірок (рис 5.2).

Діапазон B5:G5

Діапазон Н7:Н9

Кнопка "Выделить все"

Р

Діапазон С8:Е10

ис. 5.2. Типи діапазонів комірок

Для виділення якогось блоку комірок, слід поставити покажчик миші на початок блоку, натиснути ліву клавішу і, не відпускаючи її, тягнути покажчик у потрібному напрямку. Щоб виділити один або більш рядків, потрібно клацнути мишею на номері (номерах) рядка; для виділення одного чи більше стовпців – на назві стовпця (стовпців). Для виділення всього робочого аркушу треба натиснути Ctrl+A або натиснути кнопку у лівому верхньому куті робочого аркушу (див. Рис. 5.2). При виділенні декількох діапазонів одночасно необхідно виділити перший діапазон, а всі інші виділяти, утримуючи натиснутою клавішу Ctrl. Виділяти діапазони комірок можна і за допомогою клавіатури комбінаціями клавіш Shift + ↑, Shift + ↓, Shift + →, Shift + ←.

Неможливо указати L-образну або будь-яку іншу ділянку, яка не може бути отримана з прямокутних ділянок.

Вправи:

1. Виділити стовпці та рядки у робочому аркуші.

• Клацнути лівою клавішею миші по заголовку стовпця А, клацнути по заголовку стовпця F, клацнути по заголовку стовпця L. Кожний з цих стовпців буде виділятися, коли клацнути по його заголовку.

• Клацнути по заголовку стовпця В, натиснути клавішу Shift та, не відпускаючи її, клацнути по заголовку стовпця F. Будуть виділені усі стовпці від В до F.

• Клацнути по заголовку стовпця В і, не відпускаючи ліву клавішу миші, перетягнути курсор до заголовку стовпця F. Будуть виділені усі стовпці від В до F.

• Клацнути по заголовку стовпця В, натиснути клавішу Ctrl та, не відпускаючи її, клацнути по заголовку стовпців Е та F. Будуть виділені стовпці В, Е та F.

• Клацнути по заголовку рядка 6, клацнути по заголовку рядка 9, а потім клацнути по заголовку рядка 12. Кожний з цих рядків буде виділятися, коли клацнути по його заголовку.

• Клацнути по заголовку рядка 6, натиснути клавішу Shift та, не відпускаючи її, клацнути по заголовку рядка 12. Будуть виділені усі рядки від 6 до 12.

• Клацнути по заголовку рядка 6 і, не відпускаючи ліву клавішу миші, перетягнути курсор до заголовку рядка 12. Будуть виділені усі рядки від 6 до 12.

• Клацнути по заголовку рядка 6, натиснути клавішу Ctrl, та не відпускаючи її, клацнути по заголовку рядків 12 та 14. Будуть виділені рядки 6, 12 та 14.

2. Виділити діапазон комірок С8:Е10.

Для цього необхідно:

• Клацнути на комірку С8.

• Натиснути ліву клавішу миші і, не відпускаючи ліву клавішу миші, перетягнути курсор до комірки Е10. При цьому у виділений діапазон входить й активна комірка С8, яка позначена білим кольором.

3. Зняти виділення комірок.

Для цього необхідно клацнути на будь-яку комірку робочого аркушу.