3.Документооборот предприятия. Системы управления документами.

Документы продолжают оставаться основными носителями информации в системах автоматизированной обработки. Это – основа бухгалтерского учета, обеспечивающая сплошное, непрерывное отражение всех хозяйственных операций, проводимых организацией. Документы имеют правовое значение (используются в качестве доказательства при возникновении споров между организациями и физическими лицами) и контрольное значение (позволяют исключить случаи хищения, являются основой при проведении аудиторских проверок и анализа работы предприятия).

Группы документов предприятия:

–управленческие (бухгалтерские, плановые, статистические, маркетинговые и др.),

-организационные ( задачи и цели, структура предприятия, штатное расписание, инструкции и др.),

-распорядительные ( приказы, указания, протоколы)

-справочные ( письма входящие и исходящие, акты, справки, библиотечные подборки и др),

-прочие ( патентная документация, юридические документы и др.

-проектно – конструкторские (трудовые, материальные, технологические нормы).

Прямая и обратная связь в системе управления осуществляется в форме документооборота.

Под документооборотом понимается движение бумажных и электронных документов от аппарата управления до объекта управления, а так же из внешней среды. Электронный документ – это бумажный документ , введенный в память ПК в соответствии с установленными правилами или полученный по каналам передачи данных из внешней среды.

Системы управления документами:

Информационные системы управления документами (Electronic Document Management -EDM) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, контроль над потоками документов в организации, преобразование и безопасность документов.

Системы управления документационным обеспечением отличаются различной сложностью, и в их числе выделяют:

- корпоративные ИСУД (Enterprise – centric EDM);

-системы управления информацией (порталы) – (Information Management);

системы управления образами (Imaging);

-системы, ориентированные на бизнес-процессы (Business-process EDM);

-системы управления потоками работ ( Workflow Management);

-системы для автоматизации управления документооборотом.

Информационные системы, ориентированные на бизнес – процессы – предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений, как правило, обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая технологии работы с образами, управления записями, потоками работ и др..

Корпоративные системы – обеспечивают потребности корпоративной инфраструктуры, обеспечивая создание, совместную работу над документами и их публикацию доступную всем пользователям организации. Системы управления информацией (порталы) обеспечивают агрегирование, управление и доставку информации через сети Internet, Intranet, Extranet. Технологии обеспечивают фундамент создания информационных порталов, позволяют применять статические и динамические публикации для обеспечения большей интерактивности и средств совместн6ой работы.