4В Хранение документов и организация документооборота

Документооборот – это путь движения документации, через все стадии обработки, начиная с момента выписки и заканчивая сдачей в архив.

Выписка документа



Проверка Док-тов



Регистрация и обработка путем двойной записи



Разнесение в регистрах учета



Текущее хранение документов



Сдача документов в архив

При проверке документов определяют законность оформленных операций то есть не противоречат ли они законодательству, правильность заполнения документов (использование утвержденных форм документов, наличие всех реквизитов, отсутствие помарок), проверка правильности арифметических подсчетов.

Регистрация и обработка документов заключается в их регистрации в специальном журнале и таксировки первичного документа

Таксировка – это проставление корреспонденции счетов методом двойной записи на бланке первичного документа.

Например:

Накладная на приобретение материала
Материал А	10 шт.	x	20	200
Товар Б	100 ед.	x	100	10000
Запасные части	5 ед.	x	50	250
Материал Б	20 ед.	x	40	800
Итого				11250

Согласно таксировке данные первичных документов разносятся в регистры бухгалтерского учета, после их обработки документы хранятся в бухгалтерии (текущее хранение) Хранение первичных документов должно быть организовано так, чтобы обеспечить сохранность этих документов и удобство их использования как доказательной базы записей в регистрах бухгалтерского учета. Первичные документы, как правило систематизируются в хронологическом порядке по участкам учета или в отдельных папках или в подшивке.

Текущее хранение это как правило 1 год. После чего документы передаются в архив.

Архивное хранение организуется с учетом сроков установленных Перечнем типовых документов с указанием сроков их хранения утвержденным кабинетом министров Украины от 31.03.1997 №11-А Например:

1. Первичные документы и приложения к ним фиксирующие факты хозяйственной деятельности, являющиеся основанием для бухгалтерских записей – 3 года.

2. Лицевые счета рабочих и служащих – 75 лет.

3. Расчетные и расчетно-платежные ведомости – 5 лет.

4. Инвентаризационные карточки и книги учета основных средств – 3 года.

5. Учетные регистры – 3 года.

6. Формы отчетности:

• Годовые – 10 лет.

• Квартальные – 3 года.

И так далее.

5В Понятие и основные задачи инвентаризации

Инвентаризация – это элемент метода бухгалтерского учета с помощью которого обеспечивается достоверность учетных данных. Это способ выявления и учета тех средств и источников (либо их отсутствие), которые не нашли документального отражения в текущем учете.

Согласно Инструкции по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, ТМЦ (товаро-материальные ценности), денежных средств и документов, расчетов утвержденной приказом МФУ (Министерство финансов Украины) от 11.08.1994 года №69 (далее Инструкция №69).

Основные задачи инвентаризации:

1. Выявление фактического наличия основных фондов нематериальных активов, ТМЦ, денежных средств, ценных бумаг и прочих денежных документов, а также объемов незавершенного производства в натуре.

2. Установление излишков или недостач ценностей и денежных средств путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета.

3. Выявление ТМЦ (товарно-материальных ценностей), которые частично утратили свое первоначальное качество, устаревших фасонов и моделей, а также правил содержания и эксплуатации основных фондов.

4. Проверка реальной стоимости зачисленных на баланс основных фондов, нематериальных активов, ТМЦ, ценных бумаг и финансовых вложений, сумм денег в кассе на текущем, валютном и других счетах, дебиторской и кредиторской задолжности.

Объекты и периодичность проведения инвентаризаций определяется собственником (руководителем) предприятия, кроме случаев, когда проведение инвентаризаций является обязательным.