3. Методи аналізу функціонально-технологічних зв’язків в системі управління.

Обгрунтований та раціональний розподіл між ланками апарата управління відповідальності за досягнення поставлених цілей і необхідних для цього повноважень стає можливим тільки при одночасному упорядкуванні функціональних та інформаційних взаємодій у процесах прийняття рішень, тобто стосовно до найбільш ефективної технології управління. Тому стає об’єктивно необхідним проведення дослідження, аналізу та приведення у відповідность відносно організаційних вимог функціонально-технологічних зв’язків в системі управління. Аналіз вказаних зв’язків проводиться незалежно від того, чи відбуваються паралельно процеси реорганізації структури з освоєнням нової технології, чи ні.

Виходячи з принципів системного підходу до управління і з урахуванням досвіду проектування, найбільш універсальною є наступна методична схема виконання аналітичних робіт (рис.3.1)

Об’єктом дослідження виступає діюча система управління, а у випадку проектування нового підприємства, змодельований у результаті вивчення відомих систем управління пропотип.

У першому випадку аналіз здійснюється на основі спостережнь, спеціальних досліджень, анкетування працівників відповідного апарату управління, у другому – на основі співставлень, експертного аналізу, узагальнень.

Першим етапом аналізу є визначення необхідних результатів управлінської роботи. Вони, з одного боку обумовлені задачами управління, з іншого – витікають з потреб виробництва. Це слугує достатнім підгрунтям для оцінки целесообразності отримання кожного результату. Одночасно результати управління відображуються або в документах або в змінах стану виробничої системи, що дозволяє їх об’єктивно спостерігати, оцінювати та враховувати. Порявняння переліку фактично отримуваних результатів та результатів, що неохідно отримати відповідно досистеми цілей результатів дозволяє визначити деякі загальні організаційні проблеми.

Наступним етапом аналізу є виявлення та оцінка номенклатури робіт, які мають бути виконані для отримання потрібних результатів. Даний етап реалізується за допомогою балансу документації. Розглядаючи кожний документ як вхід або вихід управлінського процесу, легко відстежити та зафіксувати практично всі основні роботи в апараті управління.

В залежності від складності документу або виробничого результату, який у ньому зафіксовано, процес його створення може бути достатньо складним і включати різнорідні у технологічному відношенні роботи. (возможно описание документограмм).

Перелік та систематизація номенклатури всіх робіт, які виконуються в апараті управління, ще не забепезпечує достатньо повного та строгого опису технології управління. Для ефективної організації виконання сукупності управлінських функцій необхідно розраховувати баланси завантаження всіх вузлів переробки інформації та визначити найбільш раціональну послідовність робіт з урахуванням можливих термінів отримання кожного результату.

Склад та взаємообумовленість системи цілей управління

Склад та підпорядкованість організаційних ланок в системі управління

Виявлення та систематизація результатів, досягнення яких забезпечує виконання поставлених цілей та задач

(1 етап)

Визначення складу та змісту робіт, що необхідні для досягнення кожного результату

(2 етап)

Побудування мережевих моделей взаємозв’язку та послідовності результатів робіт

(3 етап)

Розробка зведених карт технологічних маршрутів виконання функцій управління

(4 етап)

Рис. 3.1. Методична схема проведення аналізу організації управління.

Для управлінських функцій, які включають невелику кількість робіт, які виконуються, як правило, послідовно, аналіз їх синхронності виконується за допомогою графіків Ганта. Однак багато управлінських функцій і навіть їх елементів включають велику кількість робіт, що виконуються звичайно параллельно або паралельно-послідовно. При цьому вимоги синхронізації робіт можуть призвести до корегування логічної послідовності робіт, яка обумовлюється змістом робіт, перерозподілм робіт між підрозділами-співвиконавцями, змінами маршрутів руху документації. Звичайно, що всі ці зміни повинні находити відображення в процесі аналізу фактичної технології управління.

Синхронізація складних функцій здійснюється за допомогою аналізу мережевих (сітьових) моделей, які на відміну від графіків Ганта відображають не тільки змістовну структуру функцій управління, а і послідовність робіт, що виконуються паралельно, у часі.

Тому третім етапом аналізу побудування мережевої моделі послідовності та взаємодії результатів робіт.

Заключним етапом аналізу є розробка та оцінка зведених документів, що містять характеристики, які необхідні для аналізу технологічного процесу виконання кожної управлінської функції. У практиці для реалізації цієї цілі виокристовуються зведені карти технологічних маршрутів виконання управлінської функції. Зміст та структура таких карт можуть відрізнятись в залежності від конкретних цілей та об’єкта аналізу.

Далі можливо додати методів технології управління (системний підхід, комплексний підхід, моделювання, експерементування та ін.).