Короткі теоретичні відомості

У ході виконання роботи студентам необхідно вивчити склад документації на робочому місці керівника, спеціаліста або службовця в підприємницькій організації за вибором студента.

Студентам слід скласти схему руху інформації з конкретного структурного підрозділу підприємства або організації.

При побудові схеми слід дотримуватися наступних вимог:

• рух інформації, її обробка та зберігання повинні бути тісно пов`язані з виробничо-господарською діяльністю підприємства, його організаційною структурою;

• необхідно враховувати взаємозв`язок з іншими структурними підрозділами;

• слід приділяти увагу заходам щодо покращення системи управління підприємством.

Наступним етапом виконання роботи є систематизація організаційно-розпорядчої документації, що утворюється в процесі праці менеджера. Слід навести детальну кількісну характеристику усіх різновидів документів. Усі документи, що знаходяться на робочому місці, розділяються на три групи: директивні, довідкові та додаткові.

Результати аналізу характеристики документів наводяться у таблиці 7.

Таблиця 7 – Кількісний склад документації

№ пор.	Документи (за групами)	Кількість документів
		вхідних	вихідних	внутрішніх	усього

Вивчаючи комплект документів, які відображають роботу конкретного виконавця, слід з`ясувати призначення форм документів. У табл. 8 наведена рекомендована послідовність вивчення різних документів.

Таблиця 8 – Призначення форм документів

№ пор.	Найменування видів робіт	Індекс форм	Кількість примірників, що одночасно виписуються	Призначення форм	Примітка (на бланкові чи від руки)

Для чіткого інформаційного забезпечення менеджера та спеціаліста розробляється спеціальна карта, яка складається з трьох частин (табл. 9).

Таблиця 9 – Карта інформаційного забезпечення