6.4. Инвентаризация. Порядок проведения и отражения ее результатов в бухгалтерском учете

Несмотря на документальное обоснование записей всех операций, на практике возникают расхождения между учетными сведениями и фактическим наличием активов и обязательств. Это связано с ошибками в учетных записях, неточностями при приеме и отпуске материальных ценностей, естественной убылью, хищениями.

Инвентаризация, т.е. сверка фактического наличия активов и обязательств с их учетными данными, необходима для выявления расхождений и установления реальности учетных показателей.

Правила проведения инвентаризации предусматриваются в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств Министерства финансов России.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда инвентаризация обязательна:

при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

при смене материально ответственных лиц;

при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

при реорганизации или ликвидации организации;

в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

В зависимости от полноты охвата средств инвентаризация бывает полная и частичная.

Полная инвентаризация охватывает все виды средств и проводится, как правило, один раз в год на 1 января перед составлением годового отчета.

При частичной инвентаризации проверяются отдельные виды активов и обязательств (денежные средства в кассе, материальные ценности, основные средства, расчеты с поставщиками, покупателями, бюджетом).

В зависимости от назначения различают плановые и внезапные инвентаризации.

Плановая (периодическая) инвентаризация проводится по графику в заранее намеченные сроки.

Внезапная инвентаризация осуществляется по распоряжению руководителя организации при выявлении фактов хищений, злоупотреблений, порчи ценностей, а также при стихийных бедствиях.

Проводится инвентаризация специальной комиссией, назначенной руководителем организации и утвержденной приказом по организации. Проведению инвентаризации предшествует определенная подготовительная работа.

Материально ответственные лица должны закончить обработку всех приходных и расходных документов в местах хранения ценностей, а учетные работники сделать все записи в учете и вывести остатки.

Дебиторам направляются выписки из их лицевых счетов с требованием погашения задолженности или письменного подтверждения суммы долга. От кредиторов должна быть затребована выписка об остатках задолженности с тем, чтобы проверить правильность взаимных расчетов.

Инвентаризация проводится в отдельности по каждому месту хранения и материально-ответственному лицу в его присутствии. Данные заносятся в инвентаризационные описи, которые подписывают все члены инвентаризационной комиссии. Для отражения результатов инвентаризации бухгалтерии составляются сличительные ведомости, в которых содержатся сведения о выявленных отклонениях.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием и данными бухгалтерского учета отражают в следующем порядке:

1) излишек ценностей приходуется и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации:

Дебет 01, 10, 50... — Кредит 91 «Прочие доходы и расходы»;

2) недостача и порча ценностей относится на виновных лиц. Если же виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытка, то убытки от недостачи или порчи имущества списываются на финансовые результаты организации:

Дебет 91 «Прочие доходы и расходы» — Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи материальных ценностей»;

Дебет 99 «Прибыли и убытки» — Кредит 91 «Прочие доходы и расходы».

Руководителю организации представляются на рассмотрение предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета. Он принимает окончательное решение о зачете сумм.

Вопросы для самопроверки

1. Что такое учетный документ и какие обязательные реквизиты он должен содержать?

2. Какова классификация бухгалтерских документов по назначению?

3. Какова классификация бухгалтерских документов по порядку составления?

4. Какова классификация бухгалтерских документов по способу охвата операций?

5. Какие требования предъявляются к оформлению бухгалтерских документов?

6. Как происходит обработка документов в бухгалтерии?

7. Как должен быть организован документооборот?

8. Что такое инвентаризация, каковы порядок и сроки ее проведения?

9. Перечислите виды инвентаризации.

10. Охарактеризуйте порядок регулирования инвентаризационных разниц.

Литература

1. Астахов В.П. Теория бухгалтерского учета / В.П. Астахов. — Ростов-на-Дону: Издательский центр «МарТ», 2001. — 448 с.

2. Бабаев Ю.А. Теория бухгалтерского учета. – М.: ТК Велби, Бабаев

3. Бухгалтерский финансовый учет: учеб. / Под ред. Ю.А. Бабаева. — М.: Бухгалтерский учет, 2007. — 425 с.

4. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: учеб. / Н.П. Кондраков. — М.: Инфра-М, 2005. — 592 с.

5. Кутер М.И. Теория бухгалтерского учета: учеб. / М.И. Кутер. — М.: Финансы и статистика, 2002. — 573 с.

6. Финансовый учет. учеб. / Под ред. В.Г. Гетьмана. — М.: Бухгалтерский учет, 2007. — 528 с.