Создание базы данных

Для создания базы данных в СУБД Access нужно запустить эту программу, например, командой Microsoft Office Access из меню все программы стартового меню Windows. После запуска на экране появляется диалоговое окно, которое позволяет открыть существующую БД или создать новую базу данных.

После установки переключателя в позицию создать файл, щелчка мышью по кнопке ОК и выбора позиции новая база данных на экран будет выведено диалоговое окно Файл новой базы данных, в котором следует выбрать папку для хранения БД, указать имя БД и щелкнуть мышью по кнопке Создать. После этого открывается окно базы данных (рис.1). В этом окне отдельными вкладками представлены объекты, которые могут быть созданы и использованы в работе с БД.

Рис. 1. Окно базы данных

Создание таблиц

Access хранит данные в таблицах, поэтому таблицы являются основой любой БД. Для создания таблицы БД нужно сначала открыть или создать базу данных, в которой Access будет хранить эту таблицу, затем в окне БД выбрать объект Таблица и щелкнуть мышью по кнопке Создать. В появившемся диалоговом окне Новая таблица (рис.2) следует выбрать один из режимов создания таблицы, отличающихся уровнем автоматизации.

Рис. 2. Выбор режима создания таблицы

В режиме Импорт таблиц создание таблицы заключается в импорте готовой таблицы из другой базы. Режим Связь с таблицами предполагает не создание, а установление связи с таблицей из другой базы с целью использования ее данных. Режим таблицы позволяет использовать заготовку таблицы с текстовыми полями имеющими имена Поле1, Поле2 и т.д., причем пользователь может изменить как название полей, так и их тип. Режим Мастер таблиц обеспечивает автоматическое создание структуры таблицы в режиме диалога с пользователем. В режиме Конструктор таблиц можно вручную задать имена полей, их тип и свойства.

Создание таблиц в режиме конструктора

При выборе режима Конструктор и щелчка мышью на кнопке ОК открывается окно Конструктора таблицы (рис.3), имеющее в верхней части три колонки: Имя поля, Тип данных и Описание. Колонка Описание предназначена для ввода комментариев и обычно не используется. В первую колонку записываются названия полей создаваемой таблицы в порядке их следования, а во второй колонке задается их тип. Здесь для задания типа следует щелчком мыши у правой границы нужной ячейки вывести на экран список типов и выбрать требуемое значение.

Рис. 3. Окно конструктора таблицы

Поля различных типов отличаются назначением и свойствами.

Текстовое поле предназначено для ввода текста. Размер этого поля установленный по умолчанию - 50 символов, максимальный размер – 255 символов.

Поле MEMO предназначено для хранения длинных текстов до 32000 знаков и в отличие от текстового поля в таком поле хранится не сам текст, а только указатель на место его расположения.

Числовое поле служит для ввода числовых данных. Его размер зависит от типа вводимых чисел: байт (числа от 0 до 255), целое (числа от -32768 до +32767), длинное целое (числа от -2147483468 до [phone]), с плавающей точкой (числа с плавающей запятой и мантиссой, имеющей 6 или 10 разрядов).

Поле Дата/время предназначено для ввода дат и времени. Основным свойством такого поля является формат. Например, для дат можно задать длинный (вторник 12 января 2000), полный (12.01.00 14.35.05), средний (12-янв-00) и краткий (12.01.2000) форматы.

Тип Денежный могут иметь поля для ввода денежных сумм. Основным свойством такого поля является формат, например, фиксированный (3456,79) и денежный (3456р.).

Особое числовое поле - Счетчик предназначено для нумерации записей. Оно имеет свойство автоматического наращивания на единицу при вводе новой записи.

Логическое поле служит для ввода логических данных принимающих значения 1или 0. В такое поле данные можно вводить в форматах Да / Нет, Истина / Ложь и Вкл / Выкл.

Кроме числовых и символьных данных, в современных базах можно хранить графические изображения, аудио и видеозаписи. Поля для таких данных имеют тип - попе объекта OLE. Максимальный размер такого поля 128 Мбайт.

Поля типа Гиперссылка предназначены для хранения строк, состоящих из букв и цифр и представляющих адрес гиперссылки.

В нижней части окна конструктора (во вкладке Общие) можно переопределить параметры выбранного поля. Так, установленный для текстового поля размер - 50 символов можно заменить другим значением, например, значением 15.

После формирования структуры таблицы необходимо задать для нее ключевое поле, значения в котором не повторяются и однозначно определяют записи (такие поля нужны, например, для организации связей между таблицами). Ключевым полем может быть порядковый номер, код, номер личного дела и т.д. Данное поле следует выделить, а затем выполнить команду Ключевое поле из меню Правка или нажать кнопку пиктографического меню. После выполнения указанной операции нужно сохранить структуру таблицы, выполнив команду Сохранить как из меню Файл. Также можно после описания всех полей будущей таблицы нажать кнопку Закрыть (в верхнем правом углу окна таблицы), на вопрос Сохранить изменения макета или структуры таблицы? нажать кнопку Да. В окне Сохранить как в поле Имя таблицы ввести имя создаваемой таблицы и нажать кнопку ОК. Если вы забыли задать ключевое поле появится сообщение Ключевые поля не заданы и вопрос Создать ключевое поле сейчас? нажмите кнопку Да если ключевое поле необходимо, или кнопку Нет если такого не требуется.

После указанных действий в списке таблиц в окне базы данных появятся имя и значок новой таблицы.