Основные факторы внешней и внутренней среды организации

1. Характеристика внутренней среды предприятия

В качестве внутренней среды предприятия при­нято рассматривать все внутрифирменные составляющие, формирующие ее в единую систему и поддающиеся некото­рому определенному управляющему воздей­ствию со стороны сотрудников фирмы (руководителей и исполнителей).

Внутренние переменные – это ситуационные факторы внутри организации. Поскольку организации представляют собой созданные людьми системы, то внутренние переменные в основном являются результатом управленческих решений.

О сновные переменные в организации, которые требуют внимания руководства, это цели, структура, задачи, технология и люди. Взаимосвязь внутренних переменных в организации изображена на рис. 1.

Рис. 1.Взаимосвязь внутренних переменных в организации

Цели — это конкретное конечное состояние или желае­мый результат, которого стремится добиться определен­ная группа, работая вместе.

Цели обладают свойством быть долговременно постоянным и определенным уровнем объективности. К эффективным ре­зультатам ведут только ясные, четко сформулированные цели, совокупность которых имеет системный характер.¹

Организация имеет всегда хотя бы одну общую цель, достичь которую стремятся все члены трудового коллектива. На практике весьма редко встречаются организации, имеющие только одну цель. Организации, имеющие несколько взаимосвязанных целей, называют сложными организациями. Важно, чтобы намеченные трудовым коллективом цели были реальными и выполнимыми.¹

В основу своей планируемой или осуществляемой деятельно­сти фирма в лице руководства «закладывает» (определяет) главную цель, достижение которой просто невозможно без ряда подцелей, каждая из которых, в свою очередь, состоит из подцелей очередного уровня (подуровня) и т.д., которые в конечном итоге составляют «дерево целей» (рис.2).

Рис. 2. Дерево целей организации

В результате формирования и формулирования всей системы «дерева целей» должны быть получены «главная цель» как результат окончательной деятельности фирмы (организации), совокупность подуровней до самого «нижнего», которая дол­жна представлять собой конкретные задания, обеспечиваю­щие достижение непосредственных (соседних) для заданий подцелей (n-1). Под «n» понимается общее число подуровней в «дереве целей».²

Структура организации отражает сложившееся в организации выделение отдельных подразделений, связи между этими подразделениями и объединение подразделений в единое целое.

Структура организации – это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации.

В процессе анализа внутренней среды необходимо выявлять соответствия между структурой организации и анализируемой ею стратегией, между которыми существует определенная связь. А.Чандлер обнаружил, что изменение в стратегии позднее приведет к определенному изменению структуры и выделил несколько важных предположений:

• Организация с ограниченными рынками сбыта продукции и простыми операциями имеют тенденцию к формированию линейно-функциональной структуры и в вопросах стратегии централизованы.

• По мере развития организации появляется тенденция к децентрализации ее структурных подразделений.

• По мере того как организации становятся более дифференцированными в вопросах стратегии, они становятся более свободными в выборе своих структур, используют менее жесткий контроль и более ценят информированность и творчество.

Средствами решения таких задач является создание матричных и сетевых структур.

Процесс внутреннего анализа должен быть сосредоточен на вопросе, подходит ли структура организации следованию и реализации стратегии. Анализ организационной структуры – это, прежде всего, анализ результатов работы, которые тесно связаны со структурными проблемами.¹

Задачи. Под задачей в менеджменте понимается предписан­ная (заданная) работа, серия работ (совокупность) или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сро­ки. С технической точки зрения задачи предписываются не личности, а должности, в которой данное лицо состо­ит. Руководство организации, создавая структуру (организационно-функциональную) для каж­дой должности определяет сотруднику ряд задач (задания, операции, действия), которые рас­сматриваются как необходимая деятельность для до­стижения целей организации. Считается, что задача, выполненная предписанным спосо­бом и в заданные сроки, обеспечивает успешность деятель­ности организации и подразделений.

Традиционно задачи организации принято делить на три ка­тегории: работа с людьми, техникой (в т.ч. сырьем и инстру­ментами) и с информацией. Частота и совокупность выпол­няемых в операциях действий вместе со временем формиру­ют технологию процессов работы. Задачи руководителей по управлению работами подразделений и организации в целом не составляют исключения.

Технологии. По определению Люиса Дейвиса «технология — это сочетание квалификационных навыков, оборудования, инфраструкту­ры, инструментов и соответствующих технических знаний, необходимых для осуществления желаемых преобразований в материалах, информации и людях». Т.о. совер­шенно очевидно, что задачи и технология тесно взаимосвя­заны.

Технология, как фактор, сильно влияющий на организационную эффективность требует тщательного изучения и классификации. Существует несколько способов классификации. Классификация технологии по Джоан Вудворд пользуется наибольшей известностью. Она выделят три категории технологий:

Единичное, мелкосерийное или индивидуальное производство, где одновременно изготавливается только одно изделие.

Массовое или крупносерийное производство применяется при изготовлении большого количества изделий, которые идентичны друг другу или очень похожи.

Непрерывное производство использует автоматизированное оборудование, которое работает круглые сутки для непрерывного изготовления одинакового по характеристикам продукта в больших объемах. Примеры – переработка нефти, работа электростанций.

Нельзя назвать какой-то один тип технологии лучше другого. В одном случае может быть более приемлем один тип, а в другом более подойдет противоположный. Люди определяют окончательную пригодность данной технологии, когда они делают свой потребительский выбор. Внутри организации люди являются важным решающим фактором при определении относительного соответствия конкретной задачи и содержания операций избранным технологиям. Никакая технология не может быть полезной и никакая задача не может быть выполнена без сотрудничества людей, которые являются пятой внутренней переменной.

Люди. Если руководство и/или даже отдельные менеджеры не при­знают того, что каждый сотрудник является (или должен пред­ставлять собой) личностью со своей индивидуальностью и специфичными запросами, то способность и возможность организации достичь поставленных целей будет находиться под угрозой. В настоящее время уже никто не возражает, что руководство достигает целей организации через других лю­дей. Стало очевидно, что люди являются центральным фак­тором в любой модели управления внутренней средой (внут­ренним фактором и/или основными «болевыми точками» организации). Таким образом, в системе кадров необходимо заниматься людьми, причем по трем составляю­щим: поведением отдельных людей, поведением людей в груп­пах и составляющими поведения руководителей, функцио­нированием менеджеров, особенно в роли лидеров, и специ­фикой их влияния на поведение отдельных людей и групп.

Человек в обществе и на работе зависит от сложного сочета­ния и взаимодействия своих индивидуальных характеристик и внешней среды (рис. 3).¹

Р ис. 3. Факторы, влияющие на индивидуальное поведение

сотрудника и успехи его деятельности

Важнейшая задача деятельности в области трудовых ресурсов состоит в обеспечении того, чтобы организация располагала требуемым количеством персонала необходимого уровня и чтобы персонал соответствовал потребностям стратегии.¹