9

Министерство образования и науки Российской Федерации

ФГАОУ ВПО «Уральский федеральный университет

имени первого Президента России Б.Н.Ельцина»

Институт фундаментального образования

Секция информатизации библиотечного дела

Специальность «Библиотечно-информационная деятельность»

методика проведения научно-практической конференции

Лабораторная работа № 7

по дисциплине «Информационно-аналитические продукты и услуги»

Исполнитель: Дубленных А.К.

студент группы ФО-570502

Преподаватель: Васина Е.Ю.

Екатеринбург

2011

Оглавление

1. Конференция: понятие 2

2. Теоретические основы методики проведения конференции 2

3. Пример организации конференции 5

Библиографический список 9

Приложение 10

1. Конференция: понятие

Конференция (от лат. conferentia) – это форма организации научной деятельности, при которой ученые (реже студенты) собираются для обсуждения вопросов, посвященных какой-либо определенной теме [2].

По своему статусу конференция занимает промежуточное положение между семинаром и конгрессом. Дадим определение этим понятиям.

Совещание – заседание, посвященное обсуждению и решению каких-нибудь вопросов, принятию действий, мер.

Семинар – групповые занятия, кружок для какой-либо специальной подготовки или для повышения квалификации.

Конгресс – съезд, совещание, как правило, международного характера.

В ходе конференции участники получают большой объем тематической информации, имеют возможность выступить с докладами и участвовать в обсуждениях и прениях. Продуктивность работы конференции во многом определяется правильной организацией. Хорошо организовать конференцию непросто, такие мероприятия, как правило, имеют достаточно масштабный формат: число участников достигает 100 и более человек, а время проведения – трех дней.

2. Теоретические основы методики проведения конференции

Методика проведения конференции состоит из нескольких этапов: подготовительный, проведение самой конференции, отчетный [3]. Рассмотрим более подробнее первый этап – подготовительный.

На данном этапе происходит определение тематики, выбор целевой аудитории, определение даты и места проведения.

Важным элементом подготовки конференции является информационное письмо, которое также создается на подготовительном этапе. Рекомендуется в информационном письме указывать следующую информацию:

• название организации;

• название конференции;

• дата проведения конференции;

• программа конференции (на данном этапе приблизительная: названия секций или возможные темы, известные выступающие, если есть);

• состав организационного комитета;

• если будет организационный взнос – указать сумму;

• дедлайн подачи тезисов и требования к ним;

• шаблон анкеты, которую должен заполнить о себе каждый участник;

• контакты оргкомитета (почтовый адрес, городской телефон, e-mail и адрес сайта конференции).

Информационное письмо рассылается по двум видам каналов: бумажному и электронному. В связи с развитием Интернет-сервисов можно также поместить информационное письмо в тематические сообщества социальных сетей, блоги, форумы и т.д.

Программа конференции – это документ, в котором указываются:

• название конференции;

• дата и место проведения;

• организации, ответственные за проведение мероприятия;

• расписание конференции по дням с указанием выступающих и названий докладов, перерывов, экскурсий;

• названия круглых столов, секций, мастер классов;

• карта расположения корпусов и аудиторий.

Сайт конференции – это одна из информационных составляющих подготовки конференции. При разработке сайта решается вопрос, имеет ли организация свой сайт. Если сайт отсутствует, то можно воспользоваться одной из многочисленных бесплатных площадок, предоставленных в Интернет.

Сайт конференции должен быть максимально информативен и может содержать следующую информацию:

• текст информационного письма;

• контакты оргкомитета;

• страница с анкетами участников;

• образец идеально оформленных тезисов;

• даты окончания регистрации, принятия тезисов и докладов;

• список принятых тезисов (фамилия автора, название);

• и др.

На подготовительном этапе обязательно решается финансовый вопрос. Как правило, в него входит следующее, в зависимости от масштабов конференции:

1. Издание сборника тезисов.

2. Поселение иногородних участников в гостиницу.

3. Оплата проезда.

4. Расходные материалы: бумага, одноразовые стаканчики канцелярские товары.

5. Прием (кофе-брейк, фуршет, ужин и т.п.).

Важной стадией также является рассылка приглашений. Текст приглашения составляется несколько раз:

1) для иногородних, которым дадут и оплатят гостиницу;

2) для иногородних, которым дадут, но не оплатят гостиницу;

3) для иногородних, которым не дадут гостинцу;

4) для местных.

Все денежные условия также обязательно указываются в приглашении, потому что от этого зависит оформление командировки. Пример текста приглашения человеку, которому дадут и оплатят гостиницу, но не проезд: «Уважаемый И.И. Иванов! Оргкомитет конференции сообщает, что Ваш доклад включен в программу конференции. Приглашаем Вас принять участие в работе конференции. Вам будет представлено место в общежитии. Оргкомитет оплачивает Вам проживание с 01.10 по 03.10. Оргкомитет не берет на себя расходы по проезду. Конференция будет проходить 1-3 октября и по адресу ул. Мира, 19. Регистрация будет 01.10 в 09.00. Просьба подтвердить Ваше участие в конференции».

Для организации конференции также необходимо подготовить: журнал регистрации участников, «бэйджики» участникам, аудитории для пленарного заседания и заседаний секций, организовать перерывы (кофе-брейк, обед и др.), пригласить прессу (если необходимо).

На последнем этапе – отчетном, происходит подведение итогов и написание отчетов. Может быть написан обзор – это текст, в котором указаны основные проблемы, которые обсуждались на пленарном заседании и секциях; если это не очевидно, их формулируют путем цитирования названий докладов председателя и наиболее титулованных участников.

По итогам конференции, как правило, составляется сборник тезисов или текстов докладов (может быть подготовлен непосредственно к началу конференции). В конце сборника формируется список участников (фамилия и полное имя-отчество) с названиями докладов, куда можно внести также всякие дополнительные данные об участниках, степень, звание, должность и т.п. Может быть выпущена публикация о событии.