3. Пример организации конференции

В качестве примера возьмем юбилейную конференцию «Новейшая история уральской библиографии», посвященную 50-летию образования Уральского зонального объединения по библиографии, которая прошла 24-25 сентября 2009 г. в Екатеринбурге [4].

Целью конференции является обсуждение вопросов содействия интеграции библиографической науки и практики, переход к широкому использованию результатов научных библиографических исследований для создания перспективных информационно-библиографических ресурсов и услуг в соответствии с приоритетными направлениями развития науки, образования, культуры и библиотечного дела Уральского региона.

Эта цель была достигнута в ходе двухдневной конференции, участниками которой стали специалисты крупных научных библиотек Уральского региона, а также студенты Уральского федерального университета.

В рамках конференции были организованы Экскурсия по Центральной научной библиотеке Уральского отделения РАН и Экскурсия «Родной город Б.Н. Ельцина» (Уральский центр Б.Н. Ельцина), презентация библиографического указателя о Б.Н. Ельцине «Душой и сердцем я с вами…».

Для организации и конференции был создан организационный комитет, члены которого выполняют возложенные на них обязанности и несут полную ответственность за его успешную реализацию. Оргкомитет:

1. Коробейников Дмитрий Павлович, директор Свердловской областной универсальной научной библиотеки им. В. Г. Белинского,

2. Трескова Полина Прокопьевна, директор Центральной научной библиотеки УрО РАН,

3. Кудряшова Галина Юрьевна, директор Зональной научной библиотеки УГТУ-УПИ,

4. Гильфанова Ирина Анатольевна, заведующая Отделом краеведческой библиографии Свердловской областной универсальной научной библиотеки им. В. Г. Белинского,

5. Оганова Ольга Афанасьевна, ученый секретарь Центральной научной библиотеки УрО РАН

Процесс проведения конференции предполагает составления плана управления следующими функциональными областями:

1. План управления временем. Работу по организации научно-практической конференции планируется начать 17.04.2009, проведение запланировано на 24.09.2009 и 25.09.2009.

2. План управление командой. Для реализации проекта имеется сформированная команда, состоящая из 5 человек. Между членами команды распределены задачи, так, чтобы максимально эффективно реализовать данный проект.

3. План управление стоимостью. Проект требует определенных средств для проведения. Средства получены из фонда Центральной научной библиотеки УрО РАН и Свердловской областной универсальной научной библиотеки им. В. Г. Белинского. Материально-техническая база проекта обеспечивается организаторами конференции – Центральной научной библиотеки УрО РАН и Свердловской областной универсальной научной библиотеки им. В. Г. Белинского.

4. План управление рисками. При реализации проекта возможны следующие виды рисков: срыв договоренности с внешней средой, временной риск и технический риск.

Для достижения задачи организации конференции были определены конкретные действия, которые необходимо для этого выполнить. Организация конференции предполагает работу по следующим основным направлениям:

1. Информирование о проведении конференции

2. Работа с участниками

3. Разработка программы конференции

4. Определение места проведения

5. Подготовка документов, материалов

6. Проведение конференции

Таблица 1