3.4 Регламент бюджетирования

Построение бюджетного процесса в ОАО «Уралгидросталь» должно строго соответствовать утвержденному бюджетному регламенту.

Главной задачей бюджетного регламента в ОАО «Уралгидросталь» является обеспечение возможности контролировать ход исполнения бюджетов различных видов и уровней управления при соблюдении баланса между финансовыми отношениями с заказчиками и поставщиками.

Основной принцип бюджетного регламента - скользящий график разработки, предполагающий постоянную корректировку (в ранее установленных границах) бюджетных наметок по мере окончания каждого месяца или квартала бюджетного периода. Содержание регламента бюджетирования ОАО «Уралгидросталь»:

1.Временной период и шаги бюджетирования;

2.Участники бюджетирования и распределение их функций и полномочий

3.Бюджетный комитет;

4.Документооборот и порядок составления, предоставления, согласования и консолидации бюджетов;

5.Сроки и порядок корректировки бюджетов;

6.Отчет об исполнении бюджета.

1. На предприятии ОАО «Уралгидросталь» бюджетный период вводится продолжительностью 12 месяцев с помесячной разбивкой, начиная с первого января. Все бюджеты уточняются на следующие три месяца. Оперативным контрольным бюджетом, по которому финансовый отдел контролирует текущее исполнение бюджета - является текущий месячный бюджет предприятия.

2. Участниками бюджетного процесса являются:

• Генеральный директор;

• Финансист контролирующей организации;

• Первый заместитель генерального директора - финансовый директор;

• Начальник ФКО

-Главный бухгалтер;

-Заместитель главного бухгалтера; Координаторы основного производства;

-Начальник ЦГиМ

-Начальник ОМТС

-Начальник ЭМО

-Начальник ТСЦ

-Начальник техотдела

-Ответственные по ЦФО;

-Начальник отдела кадров;

-Начальник службы качества;

-Начальник административно-хозяйственного отдела;

-Специалист по обслуживанию зданий и сооружений;

-Начальник службы безопасности;

-Начальник отдела разработки и внедрения новых программных продуктов.

Функции участников бюджетирования в ОАО «Уралгидросталь»:

Планирование - составление, на основании статистических данных, условий заключенных договоров и прогнозов развития бюджетов разного уровня. Определение прогнозных КПЭ, потребности в оборотном капитале, резервов роста.

Исполнение - выполнение бюджетов различного уровня в текущем периоде в рамках делегированных полномочий.

Контроль - наблюдение, сравнение и корректировка бюджетов различных уровней. Анализ - оценка выполнения бюджетов, проведение план-факт анализа. Генеральный директор контролирует и утверждает бюджеты первого уровня. Бухгалтерия и планово-экономический отдел:

-составляют бюджеты общих и административных расходов, налоговый бюджет, соблюдая процедуру их составления и учитывая планируемые КПЭ и корректируют их, исходя из изменившихся условий;

-контролируют исполнение данных видов бюджетов;

-проводят план-факт анализ исполнения всех видов бюджетов;

-выносят на рассмотрение Бюджетного комитета вопросы корректировки своих бюджетов и бюджетов закупок и продаж. Ответственные по ЦФО:

• составляют бюджеты закупок и продаж по ЦФО, соблюдая баланс между поступлениями и продажами по договорам;

• корректируют и контролируют данные для составления бюджетов предоставленные подчиненными, исходя из выделенных денежных лимитов и планируемых КПЭ;

• самостоятельно принимают решения о перераспределении средств в рамках своих бюджетов, если это не влечет за собой изменения показателей бюджетов;

• выносят на рассмотрение координатора вопросы о перераспределении средств, если это влечет за собой изменение показателей бюджетов;

• выносят на рассмотрение Бюджетного комитета вопросы корректировки бюджетов, если это требует внеплановых расходов;

• отвечают за выполнение вмененных им КПЭ.

Координаторы основного производства

• составляют сводные бюджеты закупок и продаж в целом по предприятию, соблюдая баланс между поступлениями и продажами по договорам и процессам;

• корректируют и контролируют исполнение индивидуальных бюджетов своих подчиненных, исходя из выделенных денежных лимитов и планируемых КПЭ;

• самостоятельно принимают решения о перераспределении средств между БП, если это не влечет за собой изменения сводных бюджетов закупок и продаж;

• выносят на рассмотрение Бюджетного комитета вопросы корректировки бюджетов, если это влечет за собой их невыполнение (перевыполнение) или требует внеплановых расходов; отвечают за выполнение вмененных им КПЭ.

Текущее управление процессом бюджетирования осуществляется заместителем генерального директора по экономике и финансам, в его функции входит:

• взаимодействие с участниками бюджетирования по вопросам бюджетного процесса;

• проведение регламентирующих мероприятий:

• оперативный контроль за ходом бюджетного процесса;

• рассмотрение замечаний и предложений участников бюджетирования в рабочем порядке.

Обработка и анализ плановой и отчетной информации в установленные сроки.

Техническую поддержку процесса бюджетирования осуществляет отдел информационных технологий.

Ниже представлена матрица ответственности участников бюджетирования (таблица 18)

О-ответственный исполнитель бюджете

П-предоставляет информацию для предоставления бюджета

С- согласование бюджета

К-контроль и анализ исполнения бюджета

У- утверждение бюджета

Ф- формирование бюджета

И –использование информации

Инвестиционный бюджет

БЛ

БДДС

БДР

Бюджет налогов

Бюджет оплаты труда

Бюджет валовой прибыли основного производства

Бюджет расходов на обслуживание производства

Бюджет закупок для хозяйственных нужд производства

Бюджет закупок оргтехники, комплектующих и ПО

Бюджет производственных расходов

Бюджет расходов на обеспечение производства

Бюджет расходов на оплату труда производственного персонала

Бюджет общехозяйственных и управленческих расходов

Бюджет дирекции по маркетингу

Бюджет административных расходов

Бюджет коммерческих расходов (закупок товара)

Бюджет производства

Бюджет продаж

Бюджет

ку

уо

уо

уо

ку

ку

ку

ку

к

к

ку

ку

к

ку

ку

ку

ку

ку

ку

Генеральный директор

ик

ик

ик

ик

ик

и

и

и

и

и

и

и

и

и

и

и

и

ис

кп

Финансист контролирующей организации

п

п

п

п

-

п

ок

пс

п

п

п

пс

с

п

п

п

п

фо

с

Первый заместитель ГД крческий директор

ск

ск

ск

фк

ф

ск

ск

кс

ук

ук

ск

ск

ск

фо

ск

о

ск

кс

ф

Зам директора по экономике и финансам

кс

фк

фк

кс

ос

кс

с

ск

пс

по

пс

к

с

ск

с

ск

п

и

и

Главный бухгалтер

п

п

п

п

пк

п

п

к

п

п

п

п

пс

п

и

п

и

и

и

Заместитель главного бухгалтера

пк

пк

пк

пк

пк

ф

пк

ф

ск

ск

оф

к

фк

к

к

оф

к

к

пк

Начальник планово- экономического отдела

и

п

п

п

п

и

и

п

и

п

и

п

пс

о

Начдепаргаментата розничных продаж

п

п

п

п

п

п

п

п

и

п

и

и

пс

о

Нач.департ. корпоративных продаж

п

п

п

п

п

п

п

о

п

и

п

и

и

пс

о

Начальник департамента обеспечения производства

п

п

п

п

п

п

п

п

и

и

и

и

пс

и

Начальник департамента по технологиям

и

п

и

и

п

п

и

и

и

о

и

п

и

п

Начальник департамента развития

фо

и

п

и

и

и

и

и

и

и

и

и

и

и

Начальник департамента инвестиций

п

и

п

п

п

п

п

п

и

и

и

и

пс

о

Начальник управления дистанционного обслуживания

п

и

п

п

п

п

п

п

и

и

и

и

пс

о

Начальник отдела по работе с предприятиями

п

п

п

п

п

п

п

п

и

и

и

и

пс

о

Начальник отдела розничных продаж

п

и

п

п

п

п

п

п

и

пс

и

и

пс

о

начальник отдела по работе с VIP клиентами

и

п

и

и

п

п

и

и

п

п

п

фо

пс

о

Начальник коммерческого отдела

п

и

и

п

п

и

и

п

оф

п

с

и

и

Начальник отдела маркетинга

и

п

п

п

п

п

п

п

п

и

пс

и

и

пс

о

Начальник отдела по работе с субагентами

и

о

и

п

п

и

и

п

о

п

и

п

и

и

Начальник отдела кадров

и

п

и

п

п

п

пс

пс

и

и

п

и

и

п

и

Начальник службы качества

и

п

и

п

фо

п

и

и

и

и

и

и

и

и

Начальник административно- хозяйственного отдела

п

и

п

п

фо

и

и

и

и

и

и

и

и

Начальник отдела информационных технологий

п

и

и

п

п

п

п

п

и

и

и

и

и

Специалист по обслуживанию зданий и сооружений

п

и

п

п

п

п

п

п

и

и

Начальник службы безопасности

п

п

п

п

п

п

п

и

и

пс

о

Начальник отдела инсталляции услуг

Таблица 18

3. Бюджетный комитет - коллегиальный распорядительный орган, имеющий полномочия перераспределять средства между статьями бюджета, разрабатывать меры по ликвидации дефицита бюджета, принимать решения проблем, возникающих в ходе составления и консолидации бюджетов.

В состав бюджетного комитета ОАО «Уралгидросталь» входят следующие участники бюджетирования.

1. Генеральный директор - председатель комитета;

2. Главный бухгалтер;

3. Заместитель генерального директора по экономике и финансам;

4. Начальник ФКО

5. Технический директор.

Для утверждения бюджетов следующего периода за один день до заседания Комитета (заседание проходит не позднее, чем за 15 дней до планового периода) каждому члену для ознакомления предоставляются основные финансовые бюджеты с КПЭ, а также с описанием возможных рисков невыполнения бюджетов. Любой член Бюджетного Комитета имеет право запросить у Финансово-экономической службы дополнительную информацию по бюджетам. Протокол заседания Бюджетного Комитета по утверждению бюджетов следующего периода имеет силу приказа. Утвержденные бюджеты обязательны к исполнению всеми участниками бюджетирования и другими сотрудниками.

Для подведения итогов по выполнению бюджетов прошедшего периода, за один день до заседания Бюджетного комитета (заседание проходит через 20 дней, после планового периода) каждому члену для ознакомления предоставляются основные финансовые бюджеты с комментариями финансово-экономической службы в виде результатов оценки выполнения, план- факт анализа и описании причин и предпринятых дополнительных мер по выполнению бюджетов. На данном заседании также заслушиваются отчеты по КПЭ. В Протоколе данного заседания дается общая оценка выполнения бюджетов и КПЭ по предприятию в целом и по отдельным бюджетам и формулируются рекомендации по дальнейшей деятельности в области бюджетирования с указанием ответственных лиц.

Для корректировки бюджетов текущего периода Бюджетный Комитет собирается 2 раза в месяц, в случае необходимости, чаще или реже. Члены Бюджетного Комитета должны быть заранее осведомлены о повестке заседания, где указываются вопросы, требующие решения Комитета. В результате данного совещания принимается (или не принимается) откорректированные основные финансовые бюджеты. Данное решение оформляется соответствующим Протоколом, имеющим силу приказа.

Подготовка материалов к совещаниям Бюджетного Комитета осуществляется финансово- экономической службой. Ответственность за своевременность предоставления информации возлагается на Председателя Комитета.

В случае необходимости, на заседания Бюджетного Комитета кроме его членом могут быть приглашены другие сотрудники ООО «Контакт», а также сторонние эксперты в лице консультантов или представителей вышестоящей контролирующей организации.