7

Лекція

Тема: Розробка бази даних і створення структури таблиці

План

1. Створення бази даних. Загальні положення

2. Створення бази даних за допомогою Майстра

3. Створення структури таблиці. Загальні положення

4. Створення структури таблиці за допомогою Конструктора

1. Створення бази даних

Після того, як додаток Access запущено, на екрані з’являється нове вікно початку роботи з даною СУБД. З його допомогою можна створити нову БД (Нова база даних) або відкрити ту, що вже є, яка недавно використовувалася (Відкрити базу даних). Якщо необхідної БД немає в списку, то слід викликати діалогове вікно Відкриття файлу бази даних за допомогою команди Інші файли... При цьому обходжений враховувати, що файли БД мають розширення *.mdb.

СУБД Microsoft Access пропонує два способи створення БД.

1. полягає в тому, що користувач може створити «порожню» БД, а потім в міру необхідності додавати в неї потрібні таблиці і інші об'єкти. Гідністю такого способу є його мобільність, недолік полягає в тому, що користувачу доведеться самостійно описувати кожен елемент БД.

2. полягає в тому, щоб скористатися майстром Створення баз даних. Microsoft Access пропонує великий вибір вже розроблених баз даних. Користувачу залишається тільки вибрати відповідну. Гідність цього способу в тому, що, вибравши його, користувач позбавляє себе від необхідності самому описувати елементи БД. Проте цей спосіб стає неприйнятним, якщо пропонований Microsoft Access варіант сильно відрізняється від задуманого користувачем.

2. Створення бази даних за допомогою майстра.

Для створення нової БД за допомогою майстра необхідно дотримуватися наступної послідовності дій:

1. При першому запуску Access у вікні запрошення активізувати перемикач «Майстри, сторінки і проекти баз даних». Якщо Access вже відкритий, виберіть команду Створити базу даних меню Файл. І в тому і в іншому випадку з'явиться діалогове вікно Створення.

2. У вкладці Бази даних виберіть піктограму найбільш відповідного Вам зразка БД (шаблону). Відкриється діалогове вікно Файл нової бази даних.

3. Виберіть із списку, що розкривається, Тека теку для зберігання файлу і введіть ім'я в текстове поле Ім'я файлу, після чого запустите на виконання майстер Створення баз даних, клацнувши для цього кнопку Створити. Відкриється діалогове вікно майстра Створення баз даних.

4. У ньому майстер повідомляє яку інформацію міститиме створювана їм БД. Клацніть по кнопці Далі, щоб перейти до наступного вікна майстра.

5. Вікно, що відкривається при цьому, містить два списки. Перший з них – список таблиць майбутньої БД, а другий – список полів вибраної таблиці. У цьому списку відмічені поля, які будуть включені в таблицю. Встановіть на свій розсуд прапорці поряд з полями, які слід додати і скиньте прапорці полів, які потрібно прибрати.

6. На наступних чотирьох кроках роботи майстра визначите вид оформлення форм і звітів; задайте заголовок БД і малюнок (наприклад, торговий знак фірми), які з'являтимуться у всіх звітах. На завершення вкажіть на необхідність запустити БД, клацнувши для цього по кнопці Готово.

Робота майстра буде розглянута на прикладі створення БД Склад. Після вибору у вікні Створення шаблону Склад і натиснення кнопки ОК буде відображений діалог створення повий БД, в якому можна залишити пропоноване ім'я для створюваного файлу Склад1, або вказати власне. При натисненні кнопки Створити з'явиться діалогове вікно, в якому буде відображена загальна інформація про створювану БД. При натисненні кнопки Далее буде здійснений перехід до наступного етапу роботи майстра, де слід визначити структуру таблиць, які необхідно буде створити в БД Склад. При цьому в лівій частині діалогового вікна буде відображений список створюваних таблиць, а в правій частині - перелік полів, які складають структуру вибраної таблиці. У разі потреби можна змінити набір полів для вибраної таблиці, прибравши позначки поряд з відповідними елементами.

Після того, як визначена структура створюваної БД, слід натиснути кнопку Далі, Черговим етапом роботи майстра є визначення виду оформлення екрану, який використовуватиметься у формах створюваної БД. Вид оформлення визначає розташування елементів на формі, параметри використовуваного шрифту, а також фон для форми. Після того, як вибрано необхідне оформлення, наприклад, тип Стандартний, необхідно натиснути кнопку Далі.

Наступним етапом в створенні БД є визначення виду оформлення звітів. Іншими словами, на даному етапі визначається стиль, яким оформлятимуться всі звіти даної БД.

Після вибору стилю звіту, наприклад, Діловий, слід натиснути кнопку Далі.

На черговому етапі створення БД за допомогою майстра можна задати заголовок для вікна Access, який виводитиметься при запуску створеної БД, а також тут є можливість включити у всі звіти який-небудь малюнок, наприклад, логотип фірми. Для цього в представленому діалозі необхідно встановити прапорець Так, після чого за допомогою кнопки Малюнок викликати діалогове вікно, в якому необхідно вибрати необхідний малюнок.

Після натиснення кнопки Далее> на останньому етапі створення БД за допомогою майстра можна запустити одержану БД, а також відобразити довідку по роботі з БД. На закінчення слід натиснути кнопку Готово, після чого буде виконаний процес створення БД заданої структури, і потім на екрані відобразиться головна кнопкова форма розробленого додатку, за допомогою якої можна виконувати введення і обробку інформації в БД Склад.

Необхідно відзначити, що на будь-якому етапі роботи майстра можна завершити створення БД за допомогою кнопки Готово.

Перш ніж створювати таблиці, форми і інші об'єкти необхідно задати структуру бази даних. Хороша структура бази даних є основою для створення ефективної бази даних.