3. Створення структури таблиці

Створення структури таблиці - багатокроковий процес. Якщо робити все в потрібному порядку, то можна побудувати таблицю легко і швидко. Створення структури таблиці складається з наступних етапів:

1. Створення нової таблиці.

2. Для кожного поля визначити ім'я, тип даних і опис.

3. Ввести властивості тільки що певних полів.

4. Призначити первинний ключ.

5. У разі потреби створити індекси для полів.

6. Зберегти одержану структуру.

Для створення структури нової таблиці можна скористатися одним з чотирьох методів.

1. Клацнути на кнопці Створити вікна бази даних.

2. Вибрати в головному меню команду Вставка - Таблиця

3. Клацнути на направленій вниз стрілці праворуч від кнопки Новий об'єкт на панелі інструментів, вибрати в меню, що з'явилося, пункт Таблиця

4. Двічі клацнути на ярлику Створення таблиці в режимі конструктора, якщо опція нові ярлики об'єктів включена.

Діалогове вікно Нова таблиця

У діалоговому вікні «Нова таблиця» можна вибрати один з п'яти способів створення нової таблиці:

Режим таблиці. Дозволяє вводити дані безпосередньо в таблицю (зручно використовувати для редагування наявної таблиці).

Майстер таблиць. Дозволяє створити нову таблицю, використовуючи наявні шаблони таблиць. При цьому в створювану таблицю можна додавати поля з різних шаблонів.

Конструктор. Надає можливість перед введенням даних визначити структуру нової таблиці, тобто які саме поля будуть в ній використовуватися.

Імпорт таблиць. Застосовується для створення нової таблиць БД на підставі якого-небудь файлу даних, що є на диску, причому, можливо, навіть в іншому форматі (не Access).

Зв'язок з таблицями. Дозволяє створити в БД таблицю, яка буде пов'язана з таблицею з іншого файлу даних, іншими словами, зовнішню таблицю. Дуже зручно використовувати цей режим для підключення до сервера БД, наприклад, Microsoft SQL Server.

У Access 2002 передбачено декілька способів створення таблиці. Можна спочатку побудувати структуру таблиці (визначивши імена полів, їх розміри і відповідні типи даних), а потім заповнити її даними. Можна використовувати майстер таблиць, вибираючи готову структуру з числа тих, що входять в арсенал системи. У Access 2002 є ще три способи створення нової таблиці. По-перше, можна вводити дані безпосередньо в табличному режимі, по рядках і стовпцях; Access в результаті цього створить таблицю автоматично. По-друге, можна імпортувати дані із зовнішнього джерела і скопіювати їх в нову таблицю. Цим процесом "керує" майстер імпортування таблиць. По-третє, використовувати майстер зв'язку з таблицями. Він подібний попередньому, тільки в цьому випадку початкові зовнішні дані не копіюються, а з ними встановлюється зв'язок.

4. Створення структури таблиці за допомогою Конструктора

Даний режим застосовується для створення структури нової таблиці. При виборі режиму Конструктора буде відображене вікно, в якому необхідно визначити структуру нової таблиці, тобто набір полів і їх форма. Щоб описати чергове поле в структурі таблиці, необхідно на початку вказати назву поля (Ім'я поля) і після цього визначити списку, що розкривається, тип даних, які будуть в танемо зберігатися (Тип даних). Окрім цього, можна також описати призначення інформації, яка вводитиметься в це поле (Опис). Слід зазначити, що вміст параметра Опис відображатиметься в рядку стану вікна Access в мстивши редагування даного поля таблиці.

У загальному вигляді формування структури таблиці в режимі Конструктора здійснюють по наступному алгоритму:

1. У вікні бази даних клацніть спочатку на вкладці Таблиця, а потім на кнопці Створити.

2. У діалоговому вікні, що з'явилося, Нова таблиця активізуйте варіант Конструктор.

3. У стовпці Ім'я поля введіть ім'я нового поля і задайте тип поля в стовпці Тип даних.

4. У стовпці Опис введіть пояснюючий текст, який відображатиметься в рядку стану всякий раз, коли курсор вставки розташується в цьому полі таблиці.

5. При необхідності переустановите пропоновані за умовчанням значення параметрів у вкладці Загальні.

6. Повторюйте дії 3-5 до тих пір, поки не сформуєте всі поля майбутньої таблиці.

7. Створіть ключове поле, для чого виділите поле, яке необхідно призначити ключовим, клацнувши лівою кнопкою миші на області виділення рядка, відповідного даному полю. Після цього слід виконати команду Правка - Ключове поле або натиснути кнопку Ключове поле на панелі інструментів, що приведе до появи відповідного зображення у області виділення рядка. Щоб відмінити призначення первинного ключа для поля, необхідно ще раз виконати описані вище дії.

8. Завершивши формування структури таблиці, виконайте команду Зберегти меню Файл, введіть ім'я в текстове поле Ім'я таблиці діалогового вікна Збереження і підтвердите операцію збереження.

Після того, як визначена структура таблиці, можна перейти безпосередньому введенню даних. Для перемикання між режимами конструктора і таблиці можна скористатися командами меню Вигляд: Конструктор і Режим таблиці.