Раздел 2 Бухгалтерские информационные системы (буис)

Лекция 5. Особенности бухгалтерских информационных систем и тенденции их развития

В целях получения информации, необходимой для управ­ления производственной и хозяйственной деятельностью пред­приятий, создаются бухгалтерские информационные системы (БУИС). Современные информационные технологии, функцио­нирующие в них, позволяют унифицировать и существенно об­легчить трудоемкий процесс формирования учетной информа­ции, обеспечить оперативность получения финансовой отчет­ности предприятия для принятия решений.

Следует иметь в виду, что БУИС рассматривается как основ­ной компонент управления деятельностью предприятия в усло­виях рынка и служит связующим звеном между хозяйственной деятельностью и людьми, принимающими решения (рис. 2.1).

Рис. 2.1. Схема управления предприятием в условиях использования БУИС

В БУИС осуществляются сбор, регистрация данных о хозяйствен­ной деятельности на предприятии в первичных документах, их об­работка, накопление, формирование финансово-экономических показателей, отчетов, передача информации пользователям для анализа и принятия решений. Таким образом, данные о хозяй­ственной деятельности являются входом в БУИС, а полезная ин­формация для лиц, принимающих решения, — выходом из нее.

Главная цель функционирования БУИС на предприятии — обеспечить руководство предприятия финансовой информацией для принятия обоснованных решений при выборе альтернатив­ных вариантов использования ограниченных ресурсов. Прежде всего она предоставляет количественные данные для таких функ­ций управления производственной и коммерческой деятель­ностью предприятия, как планирование, контроль и анализ. Поскольку предприятия также используют и нефинансовую ин­формацию, то целесообразно иметь автоматизированную систему управления предприятием, состоящую из ряда взаимосвязанных подсистем, которые выдают информацию, необходимую для уп­равления предприятием. Однако особое место принадлежит бух­галтерской подсистеме, так как она выполняет ведущую роль в уп­равлении потоком информации, направлении ее во все подразде­ления предприятия, а также заинтересованным лицам вне его.

На этапе планирования бухгалтер должен представить данные о предполагаемой прибыли и потребности в денежных ресурсах. На этапе контроля от бухгалтера требуется информация сравнения фактических доходов и затрат с плановыми. На этапе анализа на основе бухгалтерской информации выясняется, была достигнута поставленная цель или нет; если нет, то по каким причинам это произошло. На основе результатов анализа принимаются решения по совершенствованию системы управления предприятием.

Главными пользователями бухгалтерской информации явля­ются руководство и менеджеры служб предприятия. На основе этой информации оцениваются чистая прибыль предприятия за последний отчетный период, соответствие нормы прибыли ожи­даемой величине, наличие денежных ресурсов, соотношение чистых активов и уставного капитала, наиболее прибыльные на­правления деятельности, определяются себестоимость произво­димой продукции и другие показатели.

Бухгалтерская информация помогает руководителям не толь­ко проанализировать итоги, но и прогнозировать результаты дея­тельности предприятия при принятии различных решений.

Таким образом, современная БУИС, являясь системой под­держки принятия решений для руководителя, должна обеспечить функции планирования, учета, контроля и анализа в системе уп­равления предприятием.

Существуют внешние пользователи бухгалтерской информа­ции. Это акционеры, инвесторы, кредиторы, покупатели, клиен­ты, аудиторы и инспекторы налоговых служб. Акционерам и ин­весторам важно знать, насколько эффективно и прибыльно ис­пользуется собственный капитал владельцев предприятия, нуж­ны ли ему новые инвестиции или их объем следует уменьшить, может ли фирма в будущем оставаться прибыльной и при каких условиях. Кредиторов интересуют вопросы, касающиеся ссуды, способности предприятия своевременно выплачивать проценты за кредит и в срок расплатиться с долгами.

В этой связи бухгалтерская информация все в большей степе­ни становится связанной с технико-экономическим обосновани­ем и с бизнес-планированием при привлечении инвестиций. Для покупателей продукции представляет ценность следующая ин­формация: соответствие рекламы предприятия фактическому состоянию дел, обоснованность цены на товары, возможность обеспечения гарантийного обслуживания. Сфера интересов госу­дарственных служб — полнота и правильность определения при­были и исчисления налогов, соблюдение антимонопольного и валютного законодательства.

При принятии решений возникает проблема толкования и правильного использования информации, которая ложится и на Руководителя, принимающего решение, и на бухгалтера. Бухгал­тер предоставляет полезную информацию, а пользователь должен ее истолковать и применить при выработке решений.

Чтобы бухгалтерская информация была полезной, она долж­на быть достоверной и значимой. Достоверность означает, что информация должна полностью отражать хозяйственные процессы на предприятии, быть легко проверяемой и не отражать Интересы какого-либо конкретного лица. Значимость бухгалтер­ской информации заключается в том, что она должна использоваться при составлении планов, основываться на обратной связи и поступать к пользователю в нужное время. Обратная связь предполагает знание того, насколько верными оказались преды­дущие ожидания. Необходимо учитывать, что выгоды, получен­ные от использования учетной информации, должны быть боль­ше произведенных на нее затрат.

Чтобы бухгалтерская информация однозначно воспринима­лась и понималась теми, кто участвовал в ее подготовке на пред­приятии, и теми, кто использует ее вне предприятия, она должна удовлетворять требованиям существенности, полноты, консерва­тивности, сравнимости и постоянства.

При проектировании БУИС необходимо учитывать, что они имеют как общие черты, свойственные всем ЭИС (см. главу 1), так и специфические. Так, в БУИС осуществляется интеграция различных видов учета (оперативного, бухгалтерского и статис­тического) на основе единой первичной информации. При этом слияния этих видов учета не происходит, поскольку каждый из них выполняет свои функции и решает свои задачи.

Принцип обратной связи является одним из основных для лю­бой системы управления. Однако только решив задачи бухгалтер­ского учета, можно осуществить обратную связь. БУИС — един­ственный источник достоверной информации для обратной свя­зи. Именно эту информацию руководители предприятия исполь­зуют для принятия решений.

Кроме того, для БУИС характерным является возможность автоматизации обработки учетной информации на всех участках учета, начиная с процесса сбора, регистрации информации (авто­матизация первичного учета). При этом БУИС могут использо­вать, помимо традиционных форм учета, автоматизированную форму учета, которая полностью отвечает основным требовани­ям использования вычислительной техники и принципам бухгал­терского учета и отчетности.

В зависимости от функциональности современные БУИС можно классифицировать на мини-системы, универсальные сис­темы и системы для крупных предприятий. Они позволяют пол­ностью автоматизировать весь комплекс задач бухгалтерского учета на небольших, средних и крупных предприятиях соответ­ственно.

Однако проблема автоматизации бухгалтерского учета на предприятии остается одной из актуальных и сложных в силу необходимости сбора и переработки все возрастающих объемов информации, вызванных стремительной эволюцией бизнеса, и своевременной выдачи результатов, их анализа для принятия управленческих решений.

В условиях совершенствования информационного и програм­много обеспечения, применения новых информационных техно­логий, а также изменений в российском бухгалтерском и налого­вом законодательстве наметились определенные тенденции в области развития современных БУИС. Одной из них является возможность аналитической обработки учетной информации, накапливаемой в БУИС и используемой менеджерами и руково­дителями для принятия управленческих решений.

Результаты анализа представляют большую ценность для ру­ководителей организации и аналитиков в их повседневной дея­тельности. Поэтому в последнее время перед разработчиками встала задача использования технологии интеллектуального ана­лиза данных (data mining) в системах поддержки принятия реше­ний и в том числе в БУИС. Для решения типовых задач анализа данных (в частности, учетных данных) необходимы специализи­рованные инструментальные средства. Они могут использовать­ся как в составе многофункциональных систем поддержки принятия решений, так и в виде бизнес-приложений к ним. Подобные системы должны обеспечить решение всех задач по обработке учетной информации — от сбора и корректировки информации, поступающей в БД, до традиционного и/или ин­теллектуального анализа данных (степень влияния различных факторов на состояние фирмы, прогнозирование) и оптимизаци­онного анализа. От пользователя при этом не требуется спе­циальных знаний в области БД, факторного анализа или методов оптимизации.

Использование известных экономико-математических мето­дов, методов математической статистики, соответствующих инструментальных средств программирования в условиях жест­кой конкуренции на российском рынке привело к появлению финансово-аналитических программ, позволяющих вести анализ Финансового состояния и результатов деятельности предприятия.

К ним относятся «Экспресс Анализ» (фирма «Телеком-Сервис»); «ФинЭксперт» (фирма «РосЭкспертиза»); «Альт-Финанс» (фирма «Альт»), «Audit Expert» (фирма «Pro-INVEST Consalting») и др.

Данные программы целесообразно использовать для оценки, управления и расширения бизнеса на предприятии. Они могут функционировать самостоятельно, а также применяться для рас­ширения функциональных возможностей отдельных БУИС.

Источником информации для проведения анализа являются формы финансовой отчетности предприятия. Для более деталь­ного анализа можно использовать также дополнительную инфор­мацию (описание структуры активов, собственного капитала, долгов компании и др.).

Например, для расширения функциональных возможностей программы «Парус» (для средних и крупных предприятий) целе­сообразно использовать программу «Audit Expert». Это позволяет кроме ведения бухгалтерского учета и формирования отчетов вы­полнить:

• переоценку баланса по данным детального описания струк­туры активов и пассивов предприятия, что значительно повыша­ет достоверность результатов анализа финансовых отчетов;

• анализ прошлой деятельности и текущего финансового сос­тояния предприятия. При этом рассчитываются показатели лик­видности, устойчивости, рентабельности и деловой активности предприятия, а также ряд параметров, позволяющих проанализи­ровать динамику изменения структуры баланса с различным ша­гом как в абсолютных величинах, так и в процентах;

• приведение финансовой отчетности к международным стандартам, что делает результаты анализа понятными как для российских, так и для иностранных экспертов.

Другим важным направлением развития современных БУИС является их интегрированность в многофункциональные систе­мы управления предприятием — корпоративные информацион­ные системы (КИС). Такие системы предназначены для комп­лексной автоматизации управления финансами и бизнесом предприятия. При проектировании КИС предприятие рассмат­ривается не в виде структуры подразделений, выполняющих отдельные функции, а как совокупность бизнес-процессов. Одним из главных бизнес-процессов является бухгалтерский учет.

На российском рынке наиболее известными КИС являются следующие системы:

«Галактика» (корпорация «Галактика»), «Цефей» (Комплекс «Эталон»); «ЭЙС» (Комплекс «Гепард»), «АлефКонсалтинг&Софт», (система «Алеф-бухгалтерия»), «ГроссМейстер» (система «Учет и анализ финансово-хозяйственной деятельности крупной корпора­ции»); «АйТи» (комплексная ИС «Босс-Корпорация») и др.

На российском рынке западные системы управления пред­приятием занимают особое место. Наиболее популярными явля­ются системы для крупного бизнеса: «R/3», «Scala», «SunSystem» (британская фирма «Systems Union»), «Platinum ERA» (фирма «Epicor Software») и др.

Программные комплексы «R/3» и «Scala» используются для управления финансами и бизнесом в транснациональных корпо­рациях; «SunSystems» — для ведения консолидированного учета зарубежных филиалов; «Platinum ERA» — для выполнения разнос­ки нескольких тысяч операций в минуту с одновременной рабо­той до 200 пользователей и поддержки электронной коммерции.

Основной причиной распространения западных программ на российском рынке является возможность ведения бухгалтерско­го учета в международных стандартах. Российские пакеты изна­чально создавались для российского рынка и не были предназна­чены для расширения своих функций до ведения западного вари­анта учета. Поставщики западных пакетов с момента выхода их на российский рынок в начале 1990-х гг. сумели успешно перест­роиться для удовлетворения требований российского учета. В своем большинстве зарубежные программные продукты способ­ны поддерживать два варианта учета: западный и российский. Основные их недостатки — громоздкость, вызывающая труднос­ти их внедрения и освоения, а также высокая цена.

Лекция 6. Бухгалтерские информационные системы для крупных предприятий

Проблема создания БУИС для крупных предприятий остается одной из актуальных и сложных в современных условиях. Это связано прежде всего с необходимостью обеспечения доступа к

информационной системе на таких предприятиях большого ко­личества пользователей, переработки значительных объемов ин­формации, оперативной выдачи результатов, их анализа для при­нятия управленческих решений.

В настоящее время самыми перспективными и преуспеваю­щими в деловом мире являются фирмы, которые в состоянии оперативно собрать всю необходимую информацию, обработать, проанализировать ее и на этой основе принять решение. В этой связи очевидно, что БУИС для крупного предприятия должна обеспечить:

• автоматизированное решение комплекса задач бухгалтер­ского учета в соответствии с российскими и международными стандартами, анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия, планирования, а также внутреннего аудита;

• получение оперативной, постоянно меняющейся информа­ции о текущем состоянии дел на предприятии. Такой режим ва­жен, например, для крупных промышленных предприятий, име­ющих отдаленные подразделения, филиалы, поскольку позволя­ет более эффективно использовать их ресурсы; а также для предприятий сферы оптовой торговли, которые контактируют с большим количеством клиентов, требующих оперативную ин­формацию об ассортименте, текущих ценах, наличии товара на складах и условиях его поставки. Основной акцент при этом дол­жен быть сделан на получении оперативных аналитических от­четов и сводок по использованию вложенных финансовых ре­сурсов;

• возможность консолидированного управления и получения консолидированных финансовых отчетов. Крупное предприятие может иметь филиалы или удаленные склады. Кроме того, фи­нансы такого предприятия могут принадлежать группе собствен­ников. Поэтому актуальным является наличие в такой системе удаленных рабочих мест с возможностью осуществлять обмен данными для оперативного управления из центра.

БУИС крупного предприятия, отвечающую данным требова­ниям, можно создать, например, на основе комплекса функцио­нально взаимосвязанных АРМ специалистов. Каждый АРМ спе­циалиста ориентирован на конкретный участок бухгалтерского учета. В настоящее время наибольшее развитие получили программы для автоматизации складского учета и учета расчетов по заработной плате. Они могут использоваться на крупных и сред­них предприятиях с большим оборотом хозяйственных средств и значительной численностью персонала.

В силу своей специфики такие системы обеспечивают авто­матизацию первичного учета и связаны с автоматизацией управ­ленческого учета.

Из известных на российском рынке подобных программ мож­но выделить следующие: «Учет товаров и материалов» (фирма «Паритет-Софт»), «Склад» (фирма «Фолио»), «Торговый склад» (фирма «Компьютер-Сервис»), «Склад» (фирма «Инфин»), «Па­рус — Реализация и Склад» (корпорация «Парус»); «1С — зарпла­та» (фирма «1С»); «Заработная плата» (фирма «Паритет-Софт»); «Мини-зарплата», «Макси-зарплата», «Супер-зарплата» (фирма «Инфин»), «Зарплата» (корпорация «Парус») и др.

Для комплексной автоматизации бухгалтерского учета на крупном предприятии с помощью АРМ специалистов необходи­мо наличие нескольких программ по всем участкам учета, а так­же сводной программы, осуществляющей разноску по счетам, формирование оборотно-сальдового баланса и подведение ито­гов. При этом информация, поступающая с участков учета в сводную программу, должна быть сопоставимой.

Сопоставимость информации обеспечивается наличием еди­ного фонда нормативно-справочной информации (НСИ) и фай­лами проводок. Совокупность АРМ специалистов - это открытая модульная система, которая характеризуется возможностью уда­ления или добавления новых модулей (АРМ) без существенной переработки ПО.

Так, например, для создания комплексной БУИС для средне­го предприятия необходимо наличие нескольких АРМ по участ­кам учета (АРМ по учету материальных ценностей, АРМ по учету основных средств, АРМ по учету готовой продукции и ее реали­зации, АРМ учета труда и заработной платы, АРМ табельного Учета), а также АРМ сводного учета и формирования отчетности. Для крупных предприятий создаются комплексные БУИС, которые не предназначены для массового тиражирования. Разра­ботка программного обеспечения осуществляется в соответствии с требованиями конкретного заказчика. Такие системы отличаются значительной трудоемкостью внедрения и необходимостью последующего их сопровождения, а следовательно, имеют высо­кую стоимость.

Изучение и обобщение зарубежной и отечественной теории и практики показало, что на крупных предприятиях бухгалтерский учет организуется по двухуровневой системе управления: управ­ленческий (производственный) и финансовый учет.

Управленческий учет оперирует показателями себестоимости, затратами подразделений, выявляет результаты проведенных операций по ответственным лицам, секторам деятельности, по другим подразделениям. Сметы, нормативы, калькуляции, опти­мальные соотношения затрат и результатов — объекты управлен­ческого учета. Его аналитические данные используются для уп­равления операциями, отделами, бригадами, подразделениями.

Информация управленческого учета имеет четко выражен­ную внутреннюю направленность. Она используется производ­ственным, управленческим персоналом, дирекцией для внутри­хозяйственного управления и, как правило, настолько конфи­денциальна, что считается коммерческой тайной.

Финансовый учет направлен на обобщение, синтез информа­ции. Он позволяет оперативно определять прибыль предприятия за период, обобщать активы и пассивны предприятия в форме отчетного баланса, характеризовать имущественное и финансо­вое состояние предприятия.

Информация финансового учета широко используется внеш­ними потребителями: инвесторами, кредиторами, другими орга­низациями и предприятиями. Она необходима также и управлен­ческому персоналу, финансистам, акционерам предприятия, чле­нам правления для принятия финансовых решений, планирова­ния и прогнозирования экономики предприятия, экономическо­го анализа информации.

Финансовый учет регламентируется общими для всех прави­лами, что гарантирует единообразие и понятность информации для всех. Достоверность финансовой отчетности подтверждается независимым специалистом — аудитором.

Финансовый и управленческий учет - это самостоятельные, но взаимосвязанные подсистемы бухгалтерского учета, основан­ные на одном и том же массиве первичных данных и первичной

документации. Нецелесообразно собирать первичные данные для каждой подсистемы отдельно, поскольку они тесно связаны между собой и не могут обойтись без взаимного обмена инфор­мацией.

Первичный учет представляет собой систему сбора, измере­ния, регистрации, накопления, хранения информации, а также передачи ее для дальнейшей обработки. Информация первично­го учета обеспечивает обратную связь для подсистемы «Бухгал­терский учет», а также для всех других подсистем, использующих первичную информацию при подготовке и принятии управлен­ческих решений.

В этой связи при создании БУИС на крупном предприятии первичный учет следует также выделить в отдельную подсистему.

На крупном предприятии обработка учетной информации с помощью БУИС ведется на трех уровнях, соответствующих пер­вичному, управленческому и финансовому учету (рис. 2.2). На каждом уровне в соответствии с методологией сбора, регистра­ции и обработки учетной информации создаются АРМ эконо­мистов, бухгалтеров, финансистов и аналитиков, взаимодейству­ющих между собой.

Использование АРМ для обработки данных непосредственно на рабочих местах специалистов различных уровней учета обес­печивает минимальное использование бумажных носителей, дос­товерность и полноту используемой информации.

АРМ организованы по функциональным участкам, каждый из которых связан или с первичным учетом (материалов, готовой продукции, табельным учетом), или с определенным объектом бухгалтерского учета, где осуществляются непрерывная регист­рация и обработка хозяйственных операций, или со сводным уче­том и составлением отчетности, планированием и анализом, а также внутренним аудитом.

Необходимо учитывать, что каждый выделенный участок Должен отвечать следующим требованиям:

• располагать своим набором хозяйственных операций и про­водок;

• иметь свое, возможно, пересекающееся с другими участка­ми подмножество плана счетов;

• иметь свои, присущие только ему первичные документы и отчетные формы.

Рис. 2.2. Схема взаимосвязи и распределения АРМ по уровням учета в БУИС на крупном предприятии

Также необходимо учитывать конкретные условия, сложив­шиеся на предприятии, и особенности учетной политики.

Для каждого АРМ или группы АРМ разрабатывается самосто­ятельный программный модуль. Организованная таким образом БУИС представляет собой открытую модульную систему с воз­можностью добавления и удаления ее компонентов (АРМ). Это важно, потому что при разработке БУИС добавляемые со време­нем модули не должны вызывать перестройку всей системы. Со­поставимость информации различных АРМ обеспечивается за счет создания единого фонда НСИ.

В зависимости от используемых средств организационной или вычислительной техники обмен информацией между отдель­ными АРМ в БУИС может осуществляться тремя способами: с помощью магнитных носителей, по каналам связи при наличии сети, по каналам связи с помощью приложений, построенных в многоуровневой архитектуре «клиент-сервер».

Первый способ. Учет ведется отдельно по участкам учета каждого уровня. Баланс формируется за отчетный период путем слияния файлов проводок данных на центральной ЭВМ, получа­емых на различных участках.

Второй способ. Наряду с ведением бухгалтерского учета по всем участкам появляется возможность получения оперативной информации о текущем состоянии дел на предприятии. При таком способе обработки учетных данных удаленные АРМ, нахо­дящиеся на первом уровне (первичного учета), связаны с АРМ второго уровня через локальную сеть. АРМ второго и третьего уровней также взаимодействуют в сети через каналы связи. Еди­ницей обмена данными между АРМ служит файл, состоящий из множества проводок. В процессе такого обмена результирующие файлы обновляются непрерывно по мере совершения хозяй­ственных операций. Таким образом, каждый уровень обеспечи­вает переработку исходной информации, получение результиру­ющих данных и передачу их в автоматизированном режиме на более высокий уровень.

При таком варианте обработки информации на первом уров­не (первичный учет) с помощью АРМ работников, ведущих пер­вичный учет, выполняются сбор, регистрация, накопление и час­тичная обработка первичной информации, возникающей в про­изводственно-хозяйственных подразделениях предприятия (цехах, складах, подразделениях). На этом уровне функциониру­ют АРМ по учету МЦ, ведению табельного учета и учету готовой продукции на складе.

Полученные на каждом участке результирующие данные по каналам связи поступают на второй уровень — управленческий Учет. Этот уровень характеризуется трудоемкими ручными опера­циями, а также большими объемами учетных номенклатур. На Уровне управленческого учета данные первичных документов и информация, полученная с нижнего уровня, регистрируются

и группируются в системе синтетических и аналитических сче­тов. Для этого сведения об остатках хозяйственных средств и их источниках, а также данные текущих хозяйственных операций отражаются в различных учетных регистрах.

На втором уровне функционирует группа АРМ бухгалтера (по учету материальных ценностей, основных средств (ОС) и немате­риальных активов (НА), труда и заработной платы, финансово-расчетных операций, готовой продукции и ее реализации, затрат на производство). Они формируют результирующие данные, отражающие все хозяйственные операции предприятия в стои­мостной оценке, в виде файлов бухгалтерских проводок. Эта ин­формация передается на третий уровень обработки данных — фи­нансовый учет, где организуются АРМ сводного учета, финансо­вого анализа и планирования, а также внутреннего аудита.

С помощью АРМ сводного учета на основе данных аналити­ческого и синтетического учета, поступающих по каналам связи с нижних уровней, формируются Главная книга, бухгалтерский баланс, отчет о финансовых результатах и другие учетные регист­ры синтетического и аналитического учета.

АРМ финансового анализа и планирования обеспечивает фи­нансовый анализ и планирование, позволяющие формировать аналитическую информацию для принятия решений, а также предоставлять руководству оперативную информацию. К такой информации относятся показатели себестоимости, прибыли, состояние расчетного и других счетов, дебиторской и кредитор­ской задолженности, различные экономические показатели, ди­намика их движения в виде таблиц и графических диаграмм, результаты анализа, прогнозы, сведения о сотрудниках. Вся эта информация может быть получена по запросу в любой момент времени.

Данный АРМ ориентирован прежде всего на финансового ди­ректора, главного бухгалтера, финансового менеджера-аналити­ка, сотрудников отдела планирования. Возможна передача ин­формации к внешним пользователям — налоговым службам, по­тенциальным партнерам, инвесторам.

К основным возможностям АРМ финансового анализа и пла­нирования можно отнести следующее

• формирование динамики типовых форм отчетности за соот­ветствующий период времени (баланс предприятия, отчет о фи­нансовых результатах и прочее);

• анализ типовых форм отчетности относительно выбранного момента времени по структуре и в динамике;

• анализ динамики и структуры показателей финансово-хо­зяйственной деятельности предприятия (оценка имущественно­го положения, ликвидности, финансовой устойчивости, деловой активности, рентабельности, положения предприятия на рынке ценных бумаг и другие);

• анализ динамики превышения и снижения показателей фи­нансово-хозяйственной деятельности относительно рекомендуе­мых значений, позволяющий сделать вывод о возможности ухуд­шения и показывающий опасное или нерациональное соотноше­ние финансово-хозяйственных средств предприятия;

• планирование и создание бюджетов по различным уровням и периодам времени.

АРМ внутреннего аудитора позволяет отслеживать все совер­шенные операции (дата ввода, информация о лице, осуществив­шем ввод, ссылки на документы, обосновывающие проводку, и др.). В целях осуществления аудиторского анализа АРМ преду­сматривает возможность подготовки детальной распечатки про­водок по счетам, а также ежемесячных расшифровок реализации и затрат по продукции. Кроме того, данный АРМ помогает отсле­живать изменения в системе бухгалтерских стандартов, анализи­ровать хозяйственную ситуацию и законодательство, вырабаты­вать предложения по учетной политике, по регулированию из­держек и рациональному построению инвестиционной полити­ки, осуществлять налоговое планирование.

В целом данные финансового учета используются в планиро­вании и прогнозировании экономики предприятия, в финансо­вом менеджменте, в экономическом анализе всей информации предприятия.

В результате функционирования такой БУИС формируются объективные данные, которые необходимы руководству для при­нятия решений. Эти решения влияют на сохранение финансово­го равновесия, на выбор наиболее эффективных направлений производственной и коммерческой деятельности для получения стабильной прибыли и рентабельности в условиях рынка.

Третий способ. Для крупных промышленных предприятий, имеющих значительно удаленные подразделения или филиалы, организация сети требует значительных денежных затрат на по­купку специальных скоростных каналов, а иногда подобную сеть просто невозможно построить, если в данном регионе от­сутствует необходимая для этого инфраструктура. При всех достоинствах электронной почты нельзя не отметить главного недостатка такого способа связи - интересующую информацию невозможно получать в режиме реального времени.

Использование многоуровневой архитектуры «клиент-сер­вер» для организации комплексного бухгалтерского учета и фи­нансового анализа на таком предприятии имеет ряд преиму­ществ. Так, низкие требования к производительности рабочих станций являются естественным следствием того, что архитекту­ра «клиент-сервер» позволяет уменьшить загруженность основ­ных структурных компонентов системы.

По мере расширения предприятия или роста объемов обраба­тываемой информации многоуровневая архитектура позволяет увеличить количество серверов в системе. Для отдельных бизнес-процессов, связанных с обработкой данных сверхбольших объе­мов и имеющих критические требования по скорости, можно выделить специальный сервер приложений. Подобное распреде­ление функций и выполнение бизнес-процедур на одном или нескольких серверах приложений повышают гибкость системы и упрощают задачу разграничения прав доступа, администрирова­ния и защиты данных.

При расширении парка рабочих станций необходимо обеспе­чить надлежащую пропускную способность сети. В системе, построенной в архитектуре «клиент-сервер», основная тяжесть обработки данных лежит на серверах, и информационный обмен между ними весьма интенсивен. В то же время, поскольку загру­женность рабочих станций относительно небольшая, объем ин­формации, передающейся между этими компонентами системы и серверами, невелик.

В связи с этим нет необходимости идти на новые финансовые затраты для повышения пропускной способности сети.

Еще одно преимущество организации обмена данными в приложениях с многоуровневой архитектурой - возможность эффективной реализации удаленного доступа к системе. ---

Использование многоуровневой архитектуры «клиент-сер­вер» позволяет в центральном офисе предприятия установить сервер базы данных и сервер приложений, а в удаленных подраз­делениях — рабочие станции, связав их телефонными линиями, причем вследствие того, что объем передаваемой информации невелик, нет и особых требований к пропускной способности те­лефонных каналов. Такая архитектура позволяет всем филиалам предприятия осуществлять коммуникации в реальном времени по телефонным каналам либо через любую коммерческую сеть, включая Интернет.

Перечисленные достоинства использования многоуровневой архитектуры «клиент-сервер» в бухгалтерских приложениях ха­рактеризуют перспективное направление развития БУИС на крупных предприятиях.

Лекция 7. БУИС на предприятиях малого и среднего бизнеса

При создании БУИС на малых и средних предприятиях ис­пользование ПЭВМ позволяет автоматизировать все процедуры по обработке информации на рабочем месте бухгалтера. На ма­лых предприятиях в отличие от крупных основное внимание уде­ляется ведению финансового учета. По трудоемкости и значи­мости данный вид бухгалтерского учета на таких предприятиях занимает главное место. Он направлен на обобщение, синтез учетной информации.

Существует несколько подходов к автоматизации бухгалтерс­кого учета при создании БУИС.

При первом подходе создается система, автоматизирующая только финансовый учет. Такую БУИС относят к классу «мини-бухгалтерий». На небольших предприятиях с простой и слабораз­витой структурой, как правило, не требуется ведение управлен­ческого учета как отдельной подсистемы. Бухгалтерский учет в этой системе ведут от одного до трех человек.

При втором подходе кроме финансового учета частично ав­томатизируется управленческий учет. В этом случае бухгалтерс­кий учет могут вести от двух и более человек.

Автоматизация финансового и управленческого учета дости­гается при третьем подходе. В такой системе для обработки значительных объемов информации используется многопользовательский режим. Несколько компьютеров объединяются в ло­кальную сеть, а каждый из них рассматривается как отдельное ра­бочее место бухгалтера.

Выбор подхода зависит от типа предприятия, его размеров и финансовых возможностей.

Особенность «мини-бухгалтерий» состоит в том, что они ори­ентированы на автоматизацию бухгалтерского учета и формиро­вания финансовой отчетности и практически не позволяют вести аналитический учет.

На рынке бухгалтерского программного обеспечения мини-бухгалтерии представлены следующими разработками: «1С-Бух-галтерия Проф» (фирма «1С»); «Интегратор-Соло» (фирма «Ифософт»); «ДиаСофт BALANS» (фирма «ДиаСофт»); «АУБИ -мини-бухгалтерия» (фирма «О'Стрим»); «Инфо-Бухгалтер» для малых предприятий (фирма «Информатик») и др.

Программный комплекс для автоматизации бухгалтерского учета на малом предприятии (рис. 2.3) относится к классу «мини-бухгалтерий». Он позволяет автоматизировать учет материальных ценностей, основных средств, товаров, взаиморасчетов с постав­щиками и покупателями, учет расчетов по заработной плате. Бухгалтерский учет в такой системе ведется в едином журнале хозяйственных операций.

Информация поступает из первичных документов, предвари­тельно сформированных в журнале первичных документов, или вводится вручную в виде проводок.

Для упрощения учета и настройки системы используются различные справочники (план счетов, типовые операции, рекви­зиты предприятия, бланки первичных и отчетных документов и др.). Они позволяют учесть особенности ведения бухгалтерского учета на предприятии.

Основными учетными регистрами в такой системе являются регистры сводного учета (Главная книга, оборотные ведомости, журналы-ордера и ведомости к ним, баланс с приложениями). Все они формируются на основе данных журнала хозяйственных операций.

Главное меню программного комплекса для автоматизации бухгалтерского учета на малом предприятии (рис. 2.4) включает пять основных пунктов: операции, документы, отчеты, установ­ка, сервис.

Рис. 2.3. Структура программного комплекса для автоматизации бухгалтерского учета на малом предприятии

Пункт Главного меню «Операции» включает в себя четыре опции:

• «Журнал» — служит для ввода информации первичных до­кументов в журнал хозяйственных операций, это ядро програм­много комплекса, куда поступает вся необходимая информация бухгалтерского учета;

• «Фильтр» - создает возможность выбора и фильтрации хозяйственных операций по различным признакам в различных сочетаниях;

• «Исходные остатки» - позволяет ввести начальные остатки средств на счетах перед началом эксплуатации системы;

• «Новый журнал» - обеспечивает переход от ведения журна­ла в прошлом году к ведению его в текущем.

Рис 2.4. Дерево диалога программного комплекса для автоматизации бухгалтерского учета на малом предприятии

Пункт меню «Документы» включает две опции:

• «Заполнение» — служит для занесения информации в блан­ки первичных документов, печати пустых и заполненных блан­ков. Пользователю необходимо только выбрать наименование документов из высвечиваемого списка, а затем заполнить соотве­тствующие поля. После окончательного внесения информации в документ пользователь видит на экране уже сформированные проводки по данной хозяйственной операции, которая автомати­чески заносится в журнал.

• «Архив» — дает возможность работы с документом, который был введен ранее, что позволяет скорректировать информацию и сэкономить время при введении аналогичной информации.

Пункт меню «Отчеты», включающий шесть опций, предназ­начен для генерации оборотных ведомостей, Главной книги, жур­налов-ордеров и различных ведомостей по любому счету за лю­бой период, баланса и приложений к нему.

Пункт меню «Установка» поддерживает в актуальном состоя­нии следующие справочники:

• план счетов — обеспечивает формирование плана счетов в соответствии с потребностями бухгалтерского учета конкретного предприятия;

• типовые операции - дает возможность определять часто вы­полняемые хозяйственные операции и формировать по ним рас­четы и проводки;

• бланки — позволяет создавать бланки любых документов;

• определения — обеспечивает введение значений ставок про­центов и сокращений как переменных, используемых для расче­тов полей документов, проводок, описываемых в опции «типо­вые» операции;

• реквизиты — позволяет осуществлять введение реквизитов конкретного предприятия для автоматического их фиксирования в документах и отчетах;

• журналы-ордера - обеспечивает выбор стандартных журна­лов-ордеров;

• ведомости — дает возможность выбора стандартных ведо­мостей;

• отчеты — служит для настройки отчетных форм.

Пункт меню «Сервис» реализует дополнительные возможнос­ти по работе с информацией, такие, как сохранение и восстанов­ление данных, а также их редактирование.

Современный уровень развития бизнеса, деловых процессов, происходящих внутри предприятий, требует от БУИС расширен­ных возможностей и перехода от упрощенного учета к универ­сальному. Для пользователей БУИС — квалифицированных бух­галтеров необходимо, чтобы система обеспечивала не только ав­томатизацию всех учетных задач, но и получение своевременной и оперативной финансовой информации для повышения эффек­тивности управления средним предприятием, сохранения фи­нансового равновесия, получения стабильной прибыли.

Данный класс бухгалтерских систем относится к универсаль­ным системам, которые легко настраиваются на специфику веде­ния бухгалтерского учета на предприятии и могут работать как в сети, так и на отдельных рабочих местах учетных работников. Подобные системы в настоящее время занимают самый большой сектор на рынке финансово-экономического программного обеспечения.

Такие БУИС представляют широчайшие возможности для ве­дения бухгалтерского учета на предприятии:

• возможность настройки на особенности любой бухгалтерии как для малых предприятий, так и для корпоративных структур благодаря использованию справочников ведения плана счетов, изменения и добавления налоговых ставок, проводок, видов на­числений и удержаний, размера минимальной заработной платы;

• расширение аналитического учета путем добавления к от­дельным балансовым счетам аналитических признаков. Глубину аналитического учета можно определить по структуре плана сче­тов. Некоторые программы позволяют добавлять к счету объекты аналитического учета до пятого порядка в глубину;

• регистрация хозяйственных операций несколькими спосо­бами. Наиболее часто используются два способа: «от проводки», когда, как правило, ведется один или несколько журналов хозяй­ственных операций, в которых регистрируются проводки, и «от первичного документа», когда ввод данных по любой хозяйствен­ной операции осуществляется на основе заполнения первичных документов (приходных и расходных кассовых ордеров, платежных поручений, авансовых отчетов и др.). Далее система автома­тически формирует соответствующие проводки;

• несколько вариантов ввода информации, что облегчает и ус­коряет процесс регистрации учетной информации:

• на основе типовых операций посредством использования справочника типовых операций;

• вручную с клавиатуры на основе первичного документа;

• путем копирования хозяйственной операции из журнала и ее дальнейшей корректировки;

• путем заполнения бланков первичных документов, выбран­ных из справочника. Одновременно при вводе информации соз­дается первичный документ и формируются проводки в журнале хозяйственных операций;

• формирование любых отчетных документов первичных и оперативных сводок, а также форм финансовой отчетности в лю­бой момент времени и за любой период (от одного дня до года). Как правило, в любой системе предлагается набор стандартных форм (оборотно-сальдовая ведомость, журналы-ордера, Главная книга и др.), а также ряд отчетных форм, которые бухгалтер мо­жет настраивать в соответствии с постоянно меняющимся зако­нодательством (баланс предприятия, отчет о финансовых резуль­татах, расчет НДС и др.). Использование встроенного текстового редактора или генератора отчетов позволяет создавать и коррек­тировать любые бланки бухгалтерской отчетности, в том числе специфические для данного предприятия;

• формирование графических иллюстраций результатов фи­нансово-хозяйственной деятельности посредством использова­ния графического редактора;

• сбор информации обо всех этапах работы в целях контроля деятельности работников бухгалтерии. Для этого автоматически ведется журнал, в который заносятся данные о действиях пользо­вателей системы;

• масштабируемость и способность работать на различных вычислительных платформах и под управлением различных ОС;

• формирование оперативной информации о состоянии дел на предприятии, возможность консолидированного управления и получение консолидированных финансовых отчетов на основе использования сетевых технологий;

• надежность и сохранность информации путем определения для каждого пользователя уровня доступа (администратор, бух­галтер, главный бухгалтер, работник склада и др.), закрытия от изменений всех данных за определенный период, периодическо­го резервного сохранения данных с последующим их восстанов­лением, проверки целостности данных и их корректировки после возможных сбоев в системе;

• ведение многовалютного бухгалтерского учета;

• ведение учета на предприятиях розничной торговли, обес­печение связи системы с электронными кассовыми аппаратами.

К БУИС, используемым для комплексной автоматизации БУ, относятся такие системы, как «ABACUS», рассчитанный на бух­галтерию в 50—60 человек (фирма «Омега»); «Интегратор» (фир­ма «ИнфоСофт»); «БЭСТ» — для комплексной автоматизации предприятий (фирма «Интеллект Сервис»); «Парус-предприя­тие» - вариант для крупных и средних предприятий (корпорация «Парус»); «Суперменеджер» (фирма «Ланке»); «Турбо Бухгалтер» (фирма «Диц») и др.

Программный комплекс для автоматизации бухгалтер­ского учета на средних предприятиях (рис. 2.5) включает два взаимосвязанных модуля — «Управленческий учет» и «Финансо­вый учет».

Управленческий учет по отдельным участкам (например, та­ким, как учет расчетов по заработной плате, готовой продукции и ее реализации, основных средств и нематериальных активов, материальных ценностей, сводный учет и др.) осуществляется посредством использования единого программного комплекса. Такой комплекс ориентирован на пользователя-бухгалтера и ох­ватывает все рутинные и трудоемкие учетные работы. Основная роль бухгалтера в этих условиях сводится к правильному оформ­лению хозяйственных операций, принятию решений, анализу и контролю правильного оформления отчетной документации. Работа бухгалтера становится более рациональной, ПЭВМ пре­вращается в главный инструмент его деятельности.

Модуль «Финансовый учет» позволяет вести учет по всем сче­там бухгалтерского учета. Основными его учетными регистрами являются аналитические регистры (журнал первичных документов, журнал учета хозяйственных операций) и регистры сводного учета (Главная книга, оборотные ведомости, кассовая книга, кни­га учета хозяйственных операций, ведомости сводного аналити­ческого учета, накопительные аналитические данные к счетам, баланс и приложения к нему).

Связь между модулями осуществляется через файл-журнал хозяйственных операций.

Рис. 2.5. Структура программного комплекса автоматизации бухгалтерского учета на средних предприятиях

Работа с программным комплексом начинается с его наст­ройки на конкретные условия ведения учета на предприятии в соответствии с действующим планом счетов. Обычно настройка системы осуществляется в три этапа.

Этап 1. Настройка параметров работы системы, влияющих на выполнение функций бухгалтерского учета (например, реквизи­тов предприятия, которые будут напечатаны в отчетных формах, пароля на' вход системы, параметров рабочего места бухгалтера при работе с системой и других дополнительных возможностей).

Этап 2. Настройка словарей системы. На этом этапе необхо­димо внести соответствующие изменения и дополнения в план счетов системы, составить список организаций, материально от­ветственных лиц и внести их в соответствующий словарь, запол­нить словарь «Номенклатура материальных ценностей», выпол­нить настройку правил формирования баланса. Словари системы можно настраивать и непосредственно при вводе информации с первичных документов. Применение словарей в системе значи­тельно ускоряет процесс занесения новой информации — ввод данных с клавиатуры заменяется выбором из словаря позиции, которая содержит необходимую информацию. Это устраняет по­явление ошибки во время заполнения полей экранных форм.

По структуре построения справочники делятся на простые и сложные. Простые справочники имеют стандартную структуру: код, наименование, дополнительные признаки (справочники на­именований документов, единиц измерения, услуг по счету, опе­раций движения).

Сложные справочники имеют два (и более) уровня вложен­ности. Это делается для того, чтобы облегчить работу с объемны­ми справочниками, большое количество записей которых невоз­можно разместить на экране. Так, двухуровневый справочник «План счетов бухгалтерского учета» состоит из разделов (их де­вять согласно плану счетов). Каждый раздел содержит соответ­ствующие разделу счета. Количество записей в разделах состав­ляет порядка 20. Их целиком можно вывести на экран. Трехуров­невый справочник также включает разделы, каждый из которых состоит из подразделов. Примером трехуровневого справочника является справочник организаций и ответственных лиц, который содержит следующие уровни:

• разделы (группы организаций-контрагентов, материально ответственные и подотчетные лица);

• подразделы (названия организаций, фамилии материально ответственных и подотчетных лиц);

• банковские реквизиты организации, должности, паспорт­ные данные лицевого счета работников.

Этап 3. Перенос входящих остатков. Для правильного фор­мирования отчетных документов предварительно необходимо внести в систему входящие остатки на начало месяца, с которого предполагается начать ведение бухгалтерского учета. Входящие остатки переносятся из Главной книги, из оборотных ведомостей движения материальных ценностей и расчетов с дебиторами и кредиторами. При первоначальной настройке системы все дан­ные вводятся с клавиатуры. В дальнейшем, при закрытии учетно­го периода, остатки на начало следующего месяца формируются автоматически.

Настройка системы выполняется, как правило, ответствен­ными сотрудниками: бухгалтером при самом активном участии специалиста фирмы-разработчика.

Ведение бухгалтерского учета в системе состоит в том, чтобы своевременно и с минимальными ошибками регистрировать хо­зяйственные операции, отражающие финансово-хозяйственную деятельность предприятия.

Обычно в системе предусматриваются два способа оформле­ния хозяйственных операций в журнале хозяйственных опера­ций.

Первый способ. Создание первичного документа. После подт­верждения его использования осуществляется регистрация хо­зяйственной операции с использованием данных этого докумен­та. В этом случае типовой цикл подготовки документа любого ви­да включает следующие этапы:

Регистрация -> Печать -> Учет

Цель регистрации — ввести в систему необходимую информа­цию о документе. Регистрацию любого документа можно выпол­нить следующими способами:

• вручную, когда все данные вводятся с клавиатуры;

• с использованием данных ранее зарегистрированного до­кумента;

• с применением образца документа, заранее подготовленно­го и хранящегося в соответствующем словаре. Все данные из такого образца система автоматически переносит в новый до­кумент и предлагает уточнить их.

Благодаря этому ускоряется ввод информации в базу данных, сокращается число ошибок при вводе.

После регистрации первичный документ может быть распе­чатан. Перед печатью при необходимости вносятся коррективы в текст документа. Кроме самого документа осуществляется печать реестра первичных документов, кассового отчета и др.

После подтверждения исполнения документа он отрабатыва­ется в учете, результатом чего является зарегистрированная опе­рация в журнале хозяйственных операций.

Второй способ. Регистрация хозяйственной операции непо­средственно в журнале хозяйственных операций на основе пер­вичного документа. В этом случае нельзя получить первичных документов, журнал регистрации, кассовый отчет, а также распе­чатать сам первичный документ.

В аспекте ведения любой бухгалтерии первый способ являет­ся более правильным, любая бухгалтерская система должна обес­печивать создание первичных и отчетных документов в элект­ронном и бумажном виде. Основой всех учетных процедур дол­жен являться первичный документ, а не проводка.

Учет всех хозяйственных операций ведется в журнале хозяй­ственных операций в хронологическом порядке с отражением средств на синтетических и аналитических счетах. Для ведения учета основных средств и нематериальных активов создается электронная инверторная картотека. В ней регистрируются но­вые инвентарные объекты, отражаются операции перемещения, переоценки основных средств в бухгалтерском и инвентарном учете, рассчитывается амортизация (в том числе и для автотранс­порта в зависимости от пробега) и автоматически результаты рас­чета переносятся в журнал хозяйственных операций. Электрон­ная инвентарная картотека служит для хранения индивидуаль­ных характеристик основных средств (заводские номера, содер­жание драгоценных металлов и др.), норм расчета амортизации.

Операции движения основных средств отражаются по матери­ально ответственным лицам и наименованиям ценностей в жур­нале хозяйственных операций.

Движение материальных ценностей отражается в учете хозяй­ственных операций в суммовом и количественном выражении по наименованиям и материально ответственным лицам. Регистра­ция хозяйственных операций с материальными ценностями (поступление, перемещение, списание материалов) может быть выполнена либо через первоначально оформленные первичные документы, либо непосредственно в журнале хозяйственных опе­раций. При формировании цены списания в системе могут ис­пользоваться несколько методов оценки (учетные цены, средние цены, ЛИФО, ФИФО). Они задаются в плане счетов для счета (субсчета), на котором ведется учет материалов.

Для контроля движения средств по счетам и материальных ценностей в системе формируются оборотные ведомости дви­жения:

• средств по счетам;

• материальных ценностей;

• средств по счетам в разрезе проводок, в которых обороты де­тализируются по задаваемым счетам проводок;

• средств по аналитическим счетам.

В оборотных ведомостях для каждого объекта учета приводят­ся обороты по дебету и кредиту за определенный период, а также остаток на начало и конец этого периода. Одна запись этой ведо­мости соответствует одному балансовому счету. Оборотные ведо­мости являются удобным средством оперативного контроля за движением средств в разрезе счетов и материально ответствен­ных лиц. Оборотные ведомости служат не только для обобщения и анализа учетных данных. Обнаружив в ведомости ошибки, можно найти в журналах регистрации все связанные с ними пер­вичные записи, а затем исправить ошибку.

По фактам финансово-хозяйственной деятельности в течение Учетного периода в системе формируются следующие внутренние и внешние отчетные документы:

• баланс предприятия;

• Главная книга;

• книга учета хозяйственных операций;

• кассовая книга;

• ведомости аналитического учета;

• ведомости накопительных аналитических данных к счетам; Я • оборотный баланс (обороты за период с выведением остат­ков на конец месяца);

• приложения к балансу;

• дополнительные отчеты.

Форма выдачи на печать каждого из перечисленных докумен­тов, кроме баланса и аналитических отчетов, задается системой.

Баланс предприятия и аналитические отчеты пользователь может изменять как по форме, так и по содержанию. При необхо­димости можно сформировать нетиповые отчетные документы с помощью генератора табличных приложений. Содержание и фор­ма таких отчетных документов целиком задаются пользователем.