Основные признаки документации

Тип и стиль создаваемого документа обусловлен конкретными задачами делового общения. Каждому жанру документа соответствует определенная форма с набором реквизитов, располагающихся в строгой последовательности. Реквизиты – это обязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельных видов документов. Именно реквизиты обеспечивают фактологическую достоверность и узнаваемость официальных бумаг. Наиболее частотные реквизиты – адресат, адресант, название жанра документа, заглавие к тексту документа, список приложений, подпись, дата. В служебной документации используется типовой состав реквизитов, которые наносят на бланк документа в соответствии с приложениями к ГОСТу.

Языковая культура официально-деловой речи включает в себя владение текстовыми и языковыми нормами. Текстовые нормы – нормы, регулирующие схему документа, закономерности его построения. Языковые нормы – нормы, регулирующие закономерности отбора языкового материала, который обеспечивает языковое наполнение определенной схемы документа.

Важным признаком современной документации является унификация, то есть приведение документов к единообразию форм, структуры и языковых конструкций. Особенность унификации языка деловых бумаг заключается в формировании системы стандартных языковых моделей, отражающих типовые ситуации делового общения.

Стандартизация письменной деловой речи – одна из главных черт официально-делового стиля. Процесс стандартизации заключается, с одной стороны, в использовании готовых словесных формул, стандартных синтаксических моделей (на основании принятого решения, по линии сотрудничества и взаимной помощи и др.), с другой – в повторяемости одних и тех же слов, оборотов, конструкций, в отказе от использования выразительных средств языка.

Языковые особенности делового письма

Точность и стандартизация официально-делового стиля предопределяют употребление специальных языковых средств, образующих относительно замкнутую систему деловой речи.

Языковые средства деловой письменной речи представлены единицами лексического, морфологического и синтаксического уровней.

Текст любого документа должен быть стилистически нейтрален, лексика однозначна. Кроме общеупотребительных и нейтральных слов, используются термины, сочетания терминологического характера, клише и канцеляризмы. Деловое письмо отличается употреблением слов и выражений, не принятых в других стилях речи (вышеуказанный, нижеследующий, надлежащий, акт неповиновения, подписка о невыезде и др.). Устойчивые сочетания официально-делового стиля характеризуется отсутствием образности и лишены эмоциональной окраски (иметь значение, сфера применения, занимать должность, причинить ущерб и др.).

В деловой письменной речи часто употребляются стандартные обороты, содержащие отыменные предлоги, указывающие на мотивировку действия (в соответствии с достигнутой договоренностью, в порядке оказания материальной//технической помощи, в связи с указанием//распоряжением и др.).

Широкое использование отыменных предлогов (в ходе, в целях и др.), а также сложных союзов (ввиду того что, в силу того что и др.) обуславливается стандартизованностью речи и является характерной чертой официально-делового стиля.

В деловой письменной речи широко употребляются отглагольные существительные, образованные с помощью суффиксов -ани-, -ени- (разрешение, разделение, получение, согласование, основание и др.). Часто используются такие существительные с префиксом не (непризнание, невыполнение, недополучение и др.).

В деловых текстах одно и то же существительное может повторяться в рядом стоящих предложениях и не заменяться местоимением, так как такие повторы функционально обусловлены и исключают инотолкование.

Для деловой письменной речи характерно активное, по сравнению с другими глагольными формами, употребление инфинитива (установить, направить, запросить, затребовать и др.). Формы настоящего времени глаголов выполняют функцию предписания (предприятия несут ответственность; наниматель отвечает за имущество и др.).

Числительные в документах пишутся цифрами, за исключением расписок, доверенностей, счетов, в которых прописывают числа словами в скобках.

Императивный характер деловой письменной речи, предполагающий последующие действия адресата, как правило, обусловлен усложненным синтаксисом, являющимся гарантом полноты и точности выражения мысли. Усложненность создается за счёт конкретизации информации и обилия перечислений. Широко распространены простые предложения с однородными членами, количество которых может быть более десяти. Наряду с простыми предложениями, часто употребляются сложные с придаточными условными и причинными.

Синтаксическими особенностями делового письма является также преимущественное использование косвенной речи и пассивных конструкций.

Особое внимание при составлении деловых бумаг обращается на информационную роль порядка слов в предложении. Согласно принципу "линейной" подачи материала, сначала в предложение вводится вспомогательная информация, а затем основная. Например: По решению арбитражного суда задолженность необходимо погасить до 1 июля 2008 г.

В деловой письменной речи информационная роль словосочетания возрастает к концу предложения.