Роль учетных регистров

Информация, необходимая для отражения на счетах бухгалтерского учета, содержащаяся в принятых к учету первичных документах, обязательно накапливаются и систематизируются. Учетная информация регистрируется вручную, или с использование средств автоматизации. С этой целью принимаются учетные регистры – таблицы специальной формы, предназначенные для регистрации хозяйственной операции, одно из важнейших средств ведения бухгалтерского учета. Содержание важнейших средств в них группируются по однородным признаком в разрезе установленных показателей учета. Запись хозяйственных операций в учетных регистрах используют для повседневного руководства финансово-хозяйственной деятельностью организации и для составления бухгалтерской отчетности.

Хозяйственные операции отражаются в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности. Они группируются по соответствующим счетам бухгалтерского учета. Лица, составившие и подписавшие регистры бухгалтерского учета, несут ответственность за правильность отраженных данных. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности являются коммерческой тайной.

Регистры бухгалтерского учета могут вестись в специальных разграфленных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а так же на машинных носителях информации (дискеты, магнитные ленты и т.д.). При ведении регистров бухгалтерского учета на магнитных носителях информации должна быть предусмотрена возможность их вывода на бумажные носители информации.

Комбинированным учетным регистром, в котором в хронологическом порядке на счетах бухгалтерского учета отражаются все операции организа­ции, является книга учета хозяйственных операций.

Таблица.1.1 - Книга учета хозяйственных операций

№

Дата

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Оборотная ведомость по отдельному счету представляет собой обоб­щенный регистр, в котором для конкретного счета за отчетный месяц приво­дятся начальные и конечные остатки, а также дебетовые и кредитовые оборо­ты.

Таблица.1. 2 - Оборотная ведомость по отдельному счету

№ п/п	Содержание операции	В дебет счета с кредита счетов			Итого	По кредиту счета в де- бет счетов			Итого	Сальдо
		…	…	…		…	…	…		Д	К

Обобщение месячных итогов финансово-хозяйственной деятельности предприятия, отраженных в оборотных ведомостях, производится в шахмат­ной ведомости. Эта ведомость дает более наглядное представление об оборо­тах между корреспондирующими счетами и представляет собой таблицу, в которой строки соответствуют дебетуемым счетам, а столбцы — кредитуе­мым. На пересечении строк и столбцов (в клетках) содержатся соответст­вующие суммы оборотов за месяц или другой отчетный период.

Таблица.1. 3 - Шахматная ведомость

Номера Номера счетов Счетов Д К		01	02	03	04	05	…	Итого
01
02
03
04
05
…
Итого

В регистрах этого типа можно ограничиться записью одних лишь кредитовых (либо одних лишь дебетовых) оборотов с группировкой по корреспондирующим счетам, что позволяет путем двойной записи в один рабочий прием отразить операции одновременно по дебету и кредиту счетов. Такое построение учетных регистров широко применяется в настоящее время при журнально-ордерной форме учета. Примером может служить главная книга, где каждая сумма записывается на пересечении строки и колонки

На основании шахматной ведомости составляется оборотно-сальдовая ведомость.

Таблица.1.4 - Оборотно-сальдовая ведомость

№ счета	Сальдо начальное		Оборот за период		Сальдо конечное
	Д	К	Д	К	Д	К

Оборотно-сальдовая ведомость является основанием для составления бухгалтерского баланса предприятия.

Схема документооборота в пределах такой формы учета выглядит следующим образом

Организации имеют право самостоятельно приспосабливать применяе­мые регистры бухгалтерского учета к специфике своей деятельности при со­блюдении общих методологических принципов бухгалтерского учета.

Согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете» содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности яв­ляется коммерческой тайной, а лица, получившие доступ к информации, со­держащейся в учетных регистрах, обязаны хранить эту тайну. За ее разгла­шение они несут ответственность, установленную законодательством РФ.

При составлении первичных документов, учетных регистров или бухгал­терской отчетности могут быть допущены ошибки.

Согласно положениям Федерального закона «О бухгалтерском учете» в кассовых и банковских документах исправления не допускаются. Такие до­кументы подлежат полному переоформлению.

В остальные первичные учетные документы и учетные регистры исправ­ления могут вноситься при выполнении следующих условий: не допускаются подчистки и неоговоренные исправления; исправление ошибки оговаривается и подтверждается: в первичных до­кументах — подписями лиц, подписавших документ, в учетных регистрах - подписью лица, производящего исправление;

обязательно указывается дата внесения исправлений. Оговорку об исправлении делают на полях или в конце страницы, запи­сывая там «Исправленному верить» и правильный текст или сумму.

Исправление ошибок в учетных регистрах осуществляется корректур­ным способом, способом дополнительных проводок и методом «сторно».

Корректурный способ применяется в случае, если ошибка, допущенная в учетном регистре, не затрагивает корреспонденцию счетов и не отражается на итогах учетных записей.

Сущность корректурного способа состоит в том, что ошибочный текст или сумма зачеркивается и над ним записывается правильный текст или сум­ма.

Зачеркивание производится тонкой линией так, чтобы можно было про­честь зачеркнутое.

С помощью дополнительной проводки ошибочная (заниженная) сумма

увеличивается до правильной.

Числа, записанные методом «сторно», при подсчете учитываются со зна­ком «минус».

С помощью сторнировочной записи ошибочная (завышенная) сумма уменьшается до правильной или неправильная запись полностью ликвидиру­ется, а затем указывается правильная.

При исправлении ошибок вручную запись «сторно» (сторнировочная за­пись) осуществляется пастой красного цвета или обводится вокруг сплош­ной чертой. При автоматизированной обработке информации сторнировоч­ная запись обозначается соответствующим знаком.

Исправление первичных учетных документов и записей на счетах долж­но сопровождаться бухгалтерской справкой.

Учетные регистры выполняют функцию посредника между первичными документами бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетностью организа­ции, позволяя, как было сказано выше, отражать, обобщать и систематизиро­вать учетную информацию.

Информация о хозяйственных операциях, произведенных организацией за определенный период (месяц, квартал, полугодие, год), из регистров бухгалтерского учета переносится в сгруппированном виде в форму №1 бухгалтерской отчетности – баланс организации.