- •Тема 1. Теоретические основы психологии менеджмента
- •1.1. Предмет психологии менеджмента
- •1.2. Объект психологии менеджмента
- •Тема 2. Теория организации
- •Тема 3. Психология субъекта управленческой деятельности
- •3.1. Мотивация деятельности руководителя
- •3.2. Регулятивные процессы в управленческой деятельности
- •Тема 4. Психологические особенности реализации функции планирования
- •Тема 5. Психологические особенности реализации функции организации (администрирования)
- •Тема 6. Психологические особенности реализации функции контроля (контрольно-коррекционной функции)
- •Тема 7. Психологические особенности реализации функции регулирования
- •Тема 8. Психологическая характеристика коммуникативного процесса
- •Тема 9. Психология управленческих решений
- •9.1. Общая характеристика управленческих решений
- •9.2. Этапы выработки управленческих решений
- •Тема 10. Управленческое взаимодействие
Тема 4. Психологические особенности реализации функции планирования
Понятие планирования имеет две трактовки, дополняющие друг друга:
1. функция планирования в широкой трактовке включает в себя выработку целей, прогнозирование, организацию исполнения и другие функции; такая трактовка положена в основу стратегического планирования – наиболее перспективного современного подхода к организации управленческой деятельности;
2. функция планирования в узком значении – это фаза управленческого цикла между этапами прогнозирования и организации исполнения.
Сущность планирования заключается в том, что оно помогает согласовать индивидуальные усилия членов организации и ее подразделений для достижения поставленных целей.
Выделяют два аспекта планирования:
по содержанию – что делать, кто исполнитель, последовательность действий;
по времени – когда, в какие сроки.
Планирование является ключевой из основных управленческих функций. При реализации функции планирования достигаются следующие цели:
1. устраняется отрицательный эффект неопределенности;
2. все ресурсы сосредотачиваются на решении наиболее важных, приоритетных задач;
3. достигается более экономичное функционирование организации;
4. облегчается реализация функции контроля.
Любой план должен удовлетворять принципам: 1) он должен быть экономически обоснован и рационален (достичь конечной цели с наймешь шими затратами времени, финансов и ресурсов); 2) должен опираться на реальные возможности организации (группы или отдельного индивида); 3) должен быть достаточно гибким (вносить изменения в план в процессе его реализации) без ущерба для достижения поставленной цели.
Конкретизация планов осуществляется в тактических, оперативных, текущих планах, рассчитанных на текущие месяцы, квартал, год. Обобщенный бизнес-план фирмы включает финансовый план, план маркетинга, производственный план, инновационный план и так далее.
Планирование является функцией всех руководителей, полноценная ее реализация – один из главных факторов, обеспечивающих эффективность руководителей любого уровня управления.
В отечественной литературе по управлению основное внимание уделяется методам планирования в контексте конкретных плановых расчетов – технико-экономическому обоснованию, балансовому методу, экономико-математическим методам и программно-целевым методам планирования. Психологические проблемы при этом – это проблемы 1) изменения стереотипа подхода к планированию и 2) смены установки на государственные планы стратегиями сценарного планирования.
В современных условиях, при переходе к рыночной экономике, на смену директивному планированию приходят вероятностные модели в планировании. Примерные сценарии будущего (т.н. диапазон возможностей) обеспечивают гибкость, позволяют быть готовыми и не упустить возможности достижения поставленных целей, когда они появляются (сценарное планирование). Это требует от руководителей:
освоения новых процедур и инструментария (операциональной составляющей);
принципиального изменения подходов к реализации планирования.
Феномены, связанные с реализацией функции планирования в текущей деятельности руководителей являются достаточно устойчивыми, не так жестко связанными с конкретно-историческим моментом в развитии общества в целом. Выявлены различия экспертных оценок реализации функции планирования «сильными» и «слабыми» руководителями в пользу первых по таким параметрам как:
попытки оградить себя от вмешательства вышестоящего руководителя;
стремление выработать собственную позицию по существующим проблемам;
желание иметь ясные цели работы и развития.
Внешние по отношению к субъекту деятельности факторы, влияющие на осуществление планирования (в структуре формальной организации, в рамках институционального управления).
1. В зависимости от уровня управления в деятельности руководителя меняются характер и масштабы планирования, а такжеиспользуемые в этих целях средства.
2. Любой руководитель, рассматриваемый в контексте более широкой подсистемы, чем его подразделение или служба, ограничен в составлении и реализации планов всевозможными нормативно закрепленными правилами, процедурами, режимами, графиками, стратегиями, принятыми курсами действий и так далее.
Правила устанавливаются для обеспечения целенаправленности в работе, они закрепляют определенный тип поведения, отвечающий интересам дела (правила производства работ, правила техники безопасности). Аналогичную роль играет регламент. Стандартизируя деятельность людей, правила минимизируют усилия организатора конкретных работ в области планирования.
Процедура – это последовательность правил, ориентиры для действий, которые указывают как надо выполнять определенную деятельность (например, процедура аттестации специалистов).
Режим – правила выполнения чего-либо в определенных условиях, последовательность действий, определяющих стабильность и эффективность протекания каких-либо процессов, способ реализации некоторой установки (например, режим экономии), а также порядок использования календарного времени.
Решения вышестоящего уровня управления трех категорий, обуславливающие различный объем и характер планирования, – 1)контурные (обозначающие лишь общие контуры предстоящих действий), 2) структурирующие (определяющие относительно строгие рамки деятельности исполнителей) и 3) решения-алгоритмы.
Совокупность решений образует программы – намеченный к планомерному осуществлению, направленный на достижение единой цели и приуроченный к определенным срокам комплекс мероприятий, обеспеченный необходимыми ресурсами (совокупность правил, процедур, целей, установок). Программы могут быть различными по масштабам, наиболее широкой является генеральная программа действий, распределяющая приоритеты и ресурсы для достижения целей – стратегия.
Стратегия чаще всего реализует курс действий, под которым понимаются общие положения и понятия, которыми руководствуются, когда принимают решения, или которые ограничивают альтернативы при их принятии. Курс действий имеет столько же уровней, сколько их имеет сама организация, предполагает известную свободу и может выступать как средство развития самостоятельности и инициативы.
Цели и задачи организации – это те рубежи, к достижению которых направлена деятельность организации. Цель – это предвосхищение результата управленческой деятельности, конечный этап многочисленных управленческих операций.
Сформулированные цели и задачи, провозглашенный курс действий и реализующие его стратегии, разработанные на этой основе программы деятельности, которые опираются на стандартизованные процедуры и правила, с одной стороны, ограничивают свободу руководителя в реализации функции планирования, с другой стороны, они выступают основой для организации деятельности подразделения или службы.
Планирование и фактор неопределенности. Возможны различные ситуации с особенно высоким уровнем неопределенности. Так, руководителю приходится решать, например, производственные задачи в условиях недопоставки сырья, материалов,неукомплектованности оборудования, при отсутствии необходимой документации, на фоне необходимости включения в выполнение внеплановых работ, на фоне неожиданно развернувшихся вертикальных или горизонтальных конфликтов, при нарушении подчиненными трудовой дисциплины, в аварийных ситуациях или при выходе из строя оборудования, неукомплектованности штата и т.д. В этих условиях программа собственной деятельности должна рационально сочетать глобальные и локальные, долговременные и оперативные планы. Особое место в структуре планов должна занимать установка на осуществление опережающего контроля, что позволяет минимизировать неопределенность.
Психологические механизмы снижения эффективности планирования. Чаще всего наблюдаются следующие ситуации:
1. Снижение мотивации планирования в связи с постоянным давлением «сверху».
2. Снижение мотивации планирования в связи с деструкцией планов на фоне текущих событий.
3. Преобладание краткосрочных оперативных планов. Долгосрочное планирование отождествляется с установками вышестоящих уровней или с производственным планом.
4. Формальное существование долгосрочных планов. Оперативные планы ориентированы в соответствии с текущими обстоятельствами и локальными целями.
Психологические проблемы реализации функции планирования не сводимы к проблемам принятия решения (т.е. проблемам мышления). Это в первую очередь проблемы мотивации и волевой регуляции деятельности.
Установка на жесткое планирование, укоренившаяся в отечественной управленческой культуре, приходит в противоречие с действительностью, что становится основой переживаний, на фоне которых теряется личностный смысл планирования. Сложившийся стереотип отношения к отступлению от плана состоит в том, что отступление от него переживается и оценивается негативно.
Итак, при реализации функции планирования необходимо учитывать психологические особенности, пренебрежительное отношение к которым заметно снижает эффективность деятельности:
I. Реализация функции планирования является деятельностью, то есть формой активного отношения к действительности, которая часто противоречива и непредсказуема. Поэтому планирование должно осуществляться с учетом внешних факторов и не всегда стабильных условий деятельности. Таким образом, можно говорить о прогнозировании в ситуации неопределенности. В данном контексте основная роль принадлежит мышлению – виду познавательной деятельности, направленной на установление тенденции развития определенного объекта на основе его оценки в прошлом и настоящем.
II. Функция планирования также связана с проблемой мотивации деятельности, так как установка на четкое выполнение плана часто становится основой переживаний, на фоне которых теряется личностный смысл и, как следствие, снижается мотивация. Необходимо учитывать, что:
план как намерение (то есть сохраняющееся на протяжении определенного времени ситуативное мотивационное побуждение) обеспечивает рост мотивации;
формальный подход к составлению планов приводит к снижению мотивации.
Отсюда важно, что делегирование функции планирования исполнителю повышает удовлетворенность трудом и создает благоприятные условия для формирования мотивации.
III. Реализации функции планирования затрагивает такую психологическую категорию как целеполагание, так как предполагает выбор главного направления деятельности, а, следовательно, его определение, обдумывание образа желаемого будущего, построение цели, которая может быть разбита на подцели. Для каждой модели подцели устанавливаются критерии ее достижения, а способы достижения сотрудники могут выбирать сами. В данном случае важно руководствоваться принципом Эйзенхауэра («От задач менее срочных и несущественных следует воздерживаться») и правильно делегировать полномочия