5. Системы управления документами

Деятельность любого предприятия или организации так или иначе связана с производством большого количества документов – договора, служебные записки, заявления, спецификации, маркетинговые материалы, письма, чертежи и многое другое. Сложность работы с документами, вызванная потерями, дублированием, долгим перемещением от одного исполнителя к другому, поиском – болезненная тема для большинства крупных и средних предприятий. Так, по оценкам аналитиков, до 30% рабочего времени сотрудников уходит на создание, поиск и согласование документов. В среднем каждый внутренний документ копируется до 20 раз, и до 15% документов теряются. Значимость данной проблемы прямо пропорциональна количеству циркулирующих в организационной структуре документов. Поэтому для любого предприятия вопрос повышения эффективности работы с документами имеет ключевое значение.

В последние годы в связи с массовым использованием компьютеров документы все больше и больше существуют в электронном виде. Под термином "документ" будем подразумевать обычный текстовый файл, документ Microsoft Word, электронную таблицу Excel, графический файл GIF, чертеж AutoCAD, файлы мультимедиа. Наконец, это может быть группа взаимосвязанных файлов разного формата (такую группу называют составным документом).

Поиск и обработка документа требует значительных усилий. А ведь часто документы существуют не сами по себе, а взаимосвязаны друг с другом. Кроме того, пользователю важно знать не только само содержание файлов, но и кто, когда, на каком основании их разрабатывал или изменял.

Контролировать в этом случае вручную перемещение и изменение сотен и тысяч файлов практически невозможно. Для решения всех этих проблем предназначено программное обеспечение, называемое системой управления документооборотом (СУД).

Основными функциями СУД являются:

• прием, регистрация и учет документов;

• упорядочение и классификация документов;

• обработка документов;

• дописывание комментариев к документам;

• поиск документов по названиям разделов, ключевым словам, синонимам, словам с похожим написанием;

• создание личных библиотек документов;

• изменение конфигурации документов;

• контроль версий документов при их модификации;

• предоставление возможности удаленного доступа к документам независимо от места их хранения;

• управление информацией в базе данных;

• обеспечение безопасности данных, разрешение доступа к документам только определенным пользователям;

• пересылка и рассылка документов;

• администрирование учета и архивирование данных.

Существует ряд СУД, предназначенных для организаций и предприятий различного размера и с различной организационной структурой. К ним можно отнести ЕВФРАТ-Документооборот, система электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM, Электронный Документооборот PayDox, DocsVision – универсальная система управления документами и бизнес процессами на платформе Microsoft, KnowledgeTree, Lotus, Documentum и др.