1.4. Возможность использования формул
Главная особенность электронных таблиц, как отдельного класса документов, состоит в возможности использования в них разнообразных формул. Особенно важным является также тот факт, что в этих формулах можно употреблять не просто значения исходных данных, а адреса других ячеек в которых эти данные содержатся.
Отличительным признаком формулы, по сравнению, например, с текстом, служит знак равенства, указанный первым. При этом в формулах допускаются ссылки на адреса ячеек, в свою очередь, также содержащих формулы.
Так, в примере, показанном на рис. 2 необходимо подсчитать стоимость каждой группы приобретаемых товаров, для чего необходимо умножить число единиц каждой группы товара на цену одной единицы. На рисунке 5 показан пример записи формулы подсчета стоимости тетрадей (ячейка G5).
Для записи арифметических действий в формулах используются стандартные обозначения: +, –, *, /.
Например для ячейки G5 = Е5 * F5, или (А4 + В4) / 2; СЗ - D3 и т.д.
Рис.5
При
составлении формул можно использовать
различные типы встроенных стандартных
функций. Для этого можно воспользоваться
либо пунктом «Функция» меню «Вставка»,
либо кнопкой «Вставка функции» (
),
расположенной на панели инструментов
«Форматирование». При этом запускается
специальная программа «Мастер функций»,
предназначенная для того, чтобы помочь
неопытному пользователю в создании
формул. Перечень основных категорий
встроенных функций, входящих в состав
программы Microsoft Excel можно видеть на рис.
6.
Рис. 6
Так, например, при подсчете общей суммы, затраченной на покупку выбранных канцтоваров (Рис. 1) в ячейке G11 вместо громоздкой записи типа: = G5 + G6 + G7 + G8 + G9 можно использовать математическую функцию суммирования (Рис. 6), дающую тот же результат, но более рациональным способом: = CУMM(G5:G9).
Из примера видно, что после имени функции в круглых скобках следует перечисление ее аргументов (параметров). В данном случае, аргументом функции суммирования является диапазон ячеек той области таблицы, для которой выполняется суммирование, что достигается заданием адресов начальной и конечной ячеек диапазона через двоеточие, в круглых скобках.
В случае, если действие должно быть выполнено с ячейками некоторой прямоугольной области таблицы диапазон ячеек задается с помощью адресов верхнего левого и правого нижнего углов области. Например, (A4:D8).
Если нужная область таблицы раздроблена и включает в себя несколько отдельных участков, то число аргументов функции будет равно числу таких участков, разделенных точкой с запятой, например, (A3:B6;C5:D8;E7:F10).
При вводе аргументов функции адреса ячеек необязательно вводить вручную, для этого достаточно в нужный момент щелкнуть левой кнопкой мыши по нужной клетке и ее адрес будет автоматически добавляться в конструируемую в строке формул команду. Набор формулы, как обычно, завершается нажатием клавиши «Enter».
Для
быстрого сложения нескольких рядом
расположенных величин можно воспользоваться
функцией автосуммирования (кнопка со
значком
на стандартной панели инструментов).
Для этого, находясь в ячейке, куда
требуется ввести формулу нажимаем
кнопку «
».
После этого в строке формул появится
нужная функция и будет указан ее
предполагаемый аргумент (адреса
суммируемых ячеек). В случае необходимости
эти адреса можно изменить, проведя мышью
с нажатой левой кнопкой по нужной
области. Для подтверждения правильности
ввода используется клавиша «Enter».
Часто в формулах порядок выполнения различных вычислений зависит от выполнения или не выполнения некоторых условий. Для этого в мастере функций предусмотрена специальная категория — логические функции (рис. 7).
Рис.7
Всего в составе Excel имеется 6 встроенных логических функций. Работу с встроенными логическими функциями рассмотрим на примере функции «ЕСЛИ». Она имеет три аргумента для каждого из которых предусмотрено соответствующее поле ввода (рис. 8). Первый из аргументов — это само логическое выражение, остальные два — это варианты выполнения заданных действий после проверки выполнения указанного логического выражения: второй аргумент используется в случае, если исходное выражение истинно, а третий - если ложно. Адреса ячеек в соответствующие поля можно вводить просто щелкая мышью по нужным ячейкам таблицы. Переход от одного поля к другому выполняется с помощью мыши либо клавишей «Tab». Если при наборе была допущена ошибка, то ее можно исправить с помощью клавиш «Backspace» или «Del». Для отмены действия нужно нажать клавишу «Esc».
Программой предусмотрена возможность копирования введенной формулы из одной ячейки в другую или даже в целый диапазон ячеек. Для этого необходимо, во - первых, выделить ячейку с формулой, которую мы собираемся копировать. Затем содержимое ячейки можно скопировать в буфер обмена и затем, из буфера обмена вставлять в нужные ячейки. Для копирования содержимого ячейки в некоторый диапазон ячеек можно также использовать мышь. В этом случае после выделения ячейки с исходной формулой указатель мыши необходимо подвести к правому нижнему краю исходной ячейки (черное утолщение рамки ячейки на рисунке 9), и с нажатой левой кнопкой мыши указать желаемый диапазон ячеек для копирования.
Рис. 8
Причем при выполнении операции копирования программа автоматически корректирует адреса ячеек в формулах с учетом образовавшегося сдвига. Т.е., если в формуле исходной ячейки 14 (Рис. 9) упоминались адреса ячеек G4 и F4, то, например, в формуле для ячейки 15 программа автоматически заменит эти на адреса на G5 и F5, и т.д.
=ECЛИ(G4>F4;(G4-F4)*C4:0)
Рис. 9