МЕТОДИЧЕСКОЕ ПОСОБИЕ

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И

ДОКУМЕНТООБОРОТ

ОРГАНИЗАЦИИ

(СОВРЕМЕННЫЕ РЕШЕНИЯ)

Первый Дом Консалтинга «Что делать Консалт»

Россия, г. Москва, ул. Мишина, д. 56

Тел: [phone]; доб. 15-73

e-mail:[e-mail]

Булычева Ольга Юрьевна

Москва, 2010

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ				3
1.			СОСТАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТА	4
1.	1.		Требования к содержанию текста документа.	4
1.	2.		Необходимые реквизиты	5
1.	3.		Согласование проекта документа	7
2.			ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА	8
2.	1.		Регистрация и направление адресату	8
2.	2.		Порядок работы с документом и контроль его исполнения	10
2.	3.		Работа с особенной документацией	11
2.	3.	1.	Конфиденциальные документы	11
2.	3.	2.	Кадровая документация	12
2.	3.	3.	Документооборот в бухгалтерии	15
3.			ХРАНЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТА	16
ЗАКЛЮЧЕНИЕ				19
Список документов, доступных в КонсультантПлюс				20
ПРИЛОЖЕНИЯ				21

Введение

Умелое применение сведений – основа успеха любого начинания. И по сей день главным информационным источником, внушающим наибольшее доверие, является документ. И все так же живучи стереотипы восприятия документирования как досадной необходимости, отягощающей действительно важные дела и неимоверно затягивающей процессы. Доля правды здесь есть – без должной организации работы с документами бизнес действительно рискует временем, и не только: документальный фонд отражает совокупность управленческих решений, регламентирующих внутренний трудовой распорядок, фиксирует внешние действия компании, являясь предметом внимания органов государственного надзора и конкурирующих участников рынка. В настоящем пособии указаны узловые моменты грамотного делопроизводства и документооборота, позволяющего повысить эффективность управления и обезопасить интересы компании.

1 Составление документа

Понятие документ определяется законом как "... - материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения;..." (Федеральный закон N 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов")

Определения терминов доступны в системе КонсультантПлюс:

электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме (Федеральный закон N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи").

Важнейшие функции документа:

а) коммуникативно-информационная (осведомление);

б) подтвердительная (юридически значимое удостоверение).

Первая функция реализуется в тексте документа, вторая – обеспечивается реквизитами.

1. Требования к содержанию текста документа

Деловые тексты отличает строгая тематическая направленность, адресность, лаконичность, точность, аргументированность, конкретика ссылок.

Как сформулировать запрос в госорган // Главная книга", 2009, Специальный выпуск

Особого внимания заслуживает фактологическая сторона текста, поскольку существенные сведения, указанные в документе, могут лечь в основу искового заявления в случае невозможности урегулировать спор в досудебном порядке. Объемную информацию целесообразно оформлять в качестве приложения, при этом в тексте основного документа обязательна отметка о наличии приложений.

Однозначность смыслового восприятия текста обеспечивается включением терминов, принято использовать клише и формализованные тексты. Формализация достигается за счет

применения устойчивых сочетаний речевых оборотов для описания типичных ситуаций, либо разработки табличных форм. В итоге текстовое наполнение и его композиция определяются назначением документа.

ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ
организационные	распорядительные	справочно-информационные
устав, положение об организации/структурном подразделении, структура и штатная численность, штат-ное расписание, должностная инструкция	приказ, распоряжение, постановление	протокол, акт, заключение, справка, записка (докладная, служебная, объяснительная), отзыв, перечень	письмо: информирующее запрашивающее ответное претензионное выражающее личное участие
СХЕМА ТЕКСТА
сложная тематическая структура с нумерацией разделов	преамбула (обоснование действия) распорядительная часть	основание/повод к составлению документа констатирующая часть	нет общей схемы
ОСОБЕННОСТИ ТЕКСТОВОГО НАПОЛНЕНИЯ
регламентировано законодательством	излагается от первого лица	описательный характер, приоритет фактов	требует особенного соблюдения делового этикета

Подробный указатель видов документов размещен в "Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" (Приказ Минкультуры РФ N 558 от 25.08.2010). Классификация унифицированных документов дана в ОКУД, но основное её назначение – кодирование типовых документов

Обычаями делового оборота сформирован особый стиль изложения в документах:

• рекомендовано избегать выражений с экспрессивной эмоциональной окраской;

• соблюдать официальность обращений с учетом сложившихся традиций: например, обращение «господин» не принято употреблять в отношении работника или работодателя;

• наименования некоторых профессий принято употреблять в именительном падеже мужского рода (например, «бухгалтеру Трофимовой Е.А.»)

(Сравнительные примеры речевых оборотов приведены в Приложении 1)