3. Согласование проекта документа

Процедура проводится до подписания документа.

Согласование обеспечивает комплексный анализ проекта, способствуя минимизации рисков, выработке оптимальных управленческих решений и их правильному оформлению. Круг лиц (как правило – руководители подразделений), принимающих участие в согласовании, определен пересечением их интересов (служебных функций) с содержанием документа.

Главные правила организации согласования:

• на согласование направляется полностью оформленный и проработанный проект в комплекте с сопроводительными материалами;

• за процесс согласования несет ответственность инициатор/разработчик документа;

• участники согласования вносят замечания в рамках своих компетенций, определенных должностной инструкцией, положением о подразделении.

Правила согласования проектов документов закрепляются инструкцией по делопроизводству: важно установить перечень согласовывающих подразделений/должностных лиц, последовательность и сроки согласования различных видов документов.

Этапы согласования:

1. Простановка выпускающей визы руководителем подразделения, готовящего документ.

2. Направление участникам согласования

Направление может быть осуществлено параллельным способом (копии проекта одновременно направляются всем заинтересованным лицам) или последовательно (визирование производится поочередно). Внешнее согласование оформляется грифом согласования (на титульном, или последнем, или на отдельном листе), внутреннее – визой согласования (можно проставить на оборотной стороне первого экземпляра – организационные и распорядительные документы, на втором экземпляре – письма). Отказать в визировании нельзя – при выявлении недочетов проекта необходимо внести пометку о наличии замечаний, перечисленных в прилагаемой справке. В этом случае проставляется виза «Согласовано с замечаниями. Замечания прилагаются» или «Не согласовано. Замечания прилагаются». После внесения исправлений проект передается на повторное согласование в подразделение, проставившее визу «Не согласовано» и в подразделения, чьи интересы были затронуты внесенными изменениями. Внешнее согласование сопровождается перепиской.

3. Направление на подпись руководителю.

Существует негласное правило: проекты, подготовленные по поручению руководства, на подпись представляет ответственный исполнитель лично. Документация по кадрам, обращения граждан представляются через секретаря руководителя

После подписания документ направляется на регистрацию.

2 Организация документооборота

2.1 Регистрация и направление документа адресату/исполнителю

Регистрация документов - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправления. (ГОСТ Р 51141-98).

Процедура регистрации обеспечивает:

• придание документу юридической силы

• учет документов в целях: а) сохранности; б) удобства поиска

Единый перечень регистрируемых документов, а также обязательность регистрации, ее порядок нормативно не закреплены.

Регистрационный номер служит необходимым идентификатором при последующих ссылках на зарегистрированный документ. Например, записи в трудовую книжку вносят на основании распорядительного документа со ссылкой на номер и дату этого документа; в деловой корреспонденции обозначается исходящий номер письма, на которое направляется ответ и т. п.

В ситуациях, когда важно соблюдение установленных сроков, регистрационные формы могут быть использованы в качестве доказательства при возникновении спора по факту и дате направления/получения документов. Но чтобы быть принятыми в качестве доказательства регистрационные журналы, например, должны быть прошиты и полистно пронумерованы, а по содержанию - соответствовать сложившимся правилам делового оборота.

В нормативных актах нет указаний о том, на каком носителе и в какой форме должен вестись журнал регистрации управленческой документации, поэтому организации разрабатывают форму такого журнала самостоятельно и могут вести его в электронном виде. Журнальная форма регистрации на бумажных носителях (существует еще регистрация на карточках) лучше других обеспечивает возможность контролировать последовательность поступления документов. Отдельные формы журналов и книг учета утверждены нормативными актами и обязательны к применению, с требованием ведения их на бумажном носителе с особыми правилами оформления: прошнурован, пронумерован, заверен печатью. Подобные требования можно установить и к разработанным в организации журналам.

Важно установить правила и порядок внесения исправлений в регистрационные документы. В должностную инструкцию работника ввести пункт об ответственности за достоверность внесенных в документы сведений.

В локальных нормативных актах государственных органов отмечено три способа внесения исправлений:

1. Неправильная запись зачеркивается так, чтобы можно было прочесть написанное. В той же графе пишется правильная запись, проставляется отметка «Исправленному верить», заверенная подписью лица, ответственного за ведение регистра, и печатью подразделения.

2. Неправильная запись зачеркивается, на свободном поле страницы делается правильная запись и отметка «Исправленному верить», заверенная подписью лица, ответственного за ведение регистра, и печатью подразделения.

3. Неправильная запись не зачеркивается. Строкой ниже делается запись. «Запись за номером … недействительна» и далее вносят правильную запись.

Продуманная система регистрации повышает оперативность использования документального фонда. Современные организации используют централизованную и децентрализованную системы регистрации документов. Вторая подразумевает за основными подразделениями право самим регистрировать «свои» документы и применяется на крупных предприятиях.

Пути поступления документов в организацию и исхода документов, порядок фиксации движения документов для каждого из вариантов оговариваются в Инструкции по делопроизводству. Передача документов может осуществляться по почте (при локальной регламентации учитываются «Почтовые правила»), с нарочным (курьерская служба), а также с использование средств электронной связи: факс, электронные почта, интернет-ресурсы (порядок фиксации таких поступлений нормативно не отрегулирован, необходим локальный нормативный акт).

Документы различных документопотоков (входящий, исходящий, внутренние) обрабатывают и регистрируют отдельно. Набор и последовательность действий при обработке разных видов корреспонденции также неодинаковы и их удобно закрепить в Инструкции по делопроизводству. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания.

Правило	Следствие	Примечание
регистрируем только то, что требует учета, исполнения, использования в справочных целях	необходим перечень нерегистрируемых документов (утверждается руководителем)	перечень может быть оформлен как самостоятельный документ, или приведен в составе инструкции по делопроизводству
однократность: один документ в пределах одной организации регистрируется один раз	при перемещении между подразделениями в регистрации не нуждается	удобно все документы проводить через централизованную службу ДОУ
документы регистрируют в пределах календарного года	сквозная нумерация начинается с нового года
регистрацию проводим в пределах отдельных групп документов	группы (соответственно - журналы, индексы регистрации) выделяют в зависимости от: вида документа; количества документов одного вида; автора; содержания	новые регистрационные группы целесообразно выделять с начала календарного года система индексации фиксируется локальным актом организации

В процессе регистрации проверяется: правильность оформления реквизитов; соответствие подписей, достаточность копий и соответствие их подлиннику.

Для направления исполнителям могут быть подготовлены выписки (копии части документа), где воспроизводится полный текст решения по определенному вопросу. Копии документов заверяются службой ДОУ при регистрации путем проставления на ней необходимых реквизитов.

Порядок заверения копий предусмотрен действующим до сих пор Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 N 9779-X "О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан". Такой порядок не может быть применен, если законодательством по конкретным видам документов прямо предусмотрено представление копий, засвидетельствованных в нотариальном порядке. В остальных случаях заверение документов нотариусом возможно, но не обязательно.

В большинстве случаев организации заверяют те документы, которые создаются в этих организациях. Копии могут быть заверены руководителем, либо лицом, которому это право делегировано локальным нормативным актом. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляется заверительная надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия); дата заверения.

Способ доведения внутренних документов до исполнителей организация определяет самостоятельно и закрепляет в инструкции по делопроизводству.

способы передачи внутренних документов исполнителям	особенности применения	выгоды использования
традиционный (с курьером)	используется при работе с важными документами осуществляется в соответствии с устанавливаемым графиком	расписка исполнителя в получении позволяет подтвердить факт получения
ячейковый	документы раскладываются по ячейкам подразделений, секретари подразделений / исполнители забирают документы самостоятельно	экономит временные затраты сотрудников секретариата
по корпоративной электронной почте	рассылка осуществляется автоматически	высокая оперативность оповещений удобно при наличии удаленных подразделений позволяет контролировать сроки исполнения

При использовании телекоммуникационных возможностей (электронная почта, скайп) в обмене информацией между руководителем и исполнителем могут возникнуть сложности при необходимости последующего доказывания факта и содержания переписки.

Пустозерова В. Собираем доказательства. Электронные... // Кадровик. Кадровое делопроизводство. 2010. N 6.