Розділ 2. Види документної інформації та їх класифікація

2.1. Інформаційна складова документа та поняття документної інформації

Причина появи будь-якого документа – необхідність фіксувати інформацію про факти, події, явища, практичну й розумову діяльність.

Видова класифікація інформації:

• ретроспективна (що відноситься до минулого);

• оперативна (поточна);

• перспективна (що відноситься до майбутнього) [ 16, с.127 ].

Значна частина управлінських функцій не тільки здійснюється за допомогою документів. До кожного з них ставляться певні вимоги: відповідність до свого призначення, достовірність і юридична сила, чітка структура та зручність в обробці.

Документ створюється для передачі і зберігання соціальної інформації в просторі і часі. Лише документ організовує, систематизує інформацію, подає її в зафіксованому порядку.

У теорії інформації все різноманіття її форм прийнято поділяти на елементарну інформацію, що циркулює в неживій природі; біологічну, що циркулює в живій природі; соціальну, осмислену людським суспільством [12, с.139-140 ]. Соціальна інформація створюється й використовується соціумом. Соціальна інформація – це засіб (форма) передачі знань, емоцій і вольових впливів.

Вперше питання про соціальну інформацію розглядалося вченими ще на початку ХХ століття.

Соціальна інформація – це спосіб передавання знань, емоцій і волевиявів у суспільстві. В загальному соціальну інформацію можна визначити як відомості призначені для передачі в суспільстві. Саме інформація, що вміщена в документі, є об'єктом вивчення в документознавстві та суміжних науках.

Соціальну інформацію легко розпізнати по ряду наступних ознак:

− по способу розповсюдження соціальна інформація поділяється на два види: опубліковану (що розповсюджується за допомогою тиражного розмноження) і неопубліковану (не розрахована на широке розповсюдження);

− по ступеню переробки соціальна інформація поділяється на первинну, що вміщує безпосередні результати наукової роботи, і вторинну (результати переробки первинної інформації);

− по сферах отримання і використання інформації в різних областях соціальної діяльності виділяється декілька видів соціальної інформації. [ 10, с.28 ].

Соціальна інформація – явище складне, що розподіляється на види за різними принципами розподілу.

Першим принципом розподілу соціальної інформації є її соціальне призначення. З цього погляду інформація поділяється на масову і спеціальну. Масова інформація – соціальна, адресована всім членам суспільства. Інформація цього роду доступна будь-якій людині, тому вона називається масовою. Спеціальна інформація призначена окремим соціальним групам, зокрема, спеціалістам.

Другий принцип розподілу заснований на засобі відбиття інформації людською свідомістю. Коли людина сприймає інформацію різного роду аналізаторами, вона розкодовує (відбиває) її головним мозком. Відповідно до цього інформація поділяється на логічну та естетичну.

Логічна інформація – результат пізнання й логічного осмислення законів природи, суспільства й мислення.

Естетична інформація – результат образно-асоціативного, переважно художньо-естетичного відбиття дійсності.

Третій принцип поділу базується на фізіологічних особливостях сприйняття інформації. Згідно з цим розрізняють такі види інформації: візуальна, аудіальна, запахова, тактильна, смакова.

Кожний із названих видів інформації може бути об’єктом відображення в документі. Ці сфери можна розширювати за рахунок галузевого поділу інформації (медична, сільськогосподарська, біологічна, історична і т.д.).

Інформація – це вміст деякого повідомлення. Ту саму інформацію можливо передавати за допомогою різних повідомлень, наприклад, на різних мовах.

Передавання інформації однією людиною іншій можна розглядати як процес передавання повідомлень, закодованих у вигляді знаків. Суть і значення цих знаків потребують відповідного сприйняття і розуміння.

Сукупність знаків для споживача може залишатися тільки повідомленням і не перетворюватися в інформацію, якщо він не може декодувати сукупність цих знаків (наприклад, текст на іноземній мові, витвір авангардного мистецтва). Здатність сприймати інформацію цілком залежить від того, хто її отримує, його можливостей і здібностей.

Іншими словами, інформація має об’єктивну форму у вигляді повідомлень і суб’єктивну – як процес її сприйняття і розуміння. З суб’єктивної точки зору інформація це результат її сприйняття (виділення сигналу із навколишнього середовища), її розпізнавання, варифікації (роз’яснення значення і суті), перекодування і систематизації (віднесення до тої чи іншої групи понять).

В професійній діяльності, об’єктом якої є документ, потрібно розрізняти поняття «документна інформація», «документована інформація», «інформація про документ», «інформація на документі», «документальна інформація» [ 15, с.42 ]. Інформація може бути недокументною – не зафіксованою на матеріальному носієві, і матеріальною – закріпленою на ньому .

Документована інформація – зафіксована на матеріальному носії інформація з певними ознаками (реквізитами), що дозволяють її ідентифікувати.

Інформація про документ – дані про носія та способи закріплення повідомлення. Виступає джерелом речової (матеріальної) інформації для книгознавців, поліграфістів, спеціалістів ЕОМ тощо.

Інформація на документі – автографи, різні помітки авторів або видатних особистостей на документі, резолюції, підписи, відбитки печаток, штемпелів бібліотек, архівів, музеїв, інформаційних центрів. Такою інформацією можуть бути додаткові дані, що засвідчують особливі обставини існування документа в просторі і часі.

Документальна інформація – це інформація, що базується на документі і підтверджена документом.

Основу будь-якого документа складає документна інформація, тобто інформація, що вміщена в документі. Для її зберігання та передачі і був створений документ.

Документна інформація:

• уся інформація документа (зміст, відбитки печаток, штампів, реєстраційні номери, резолюції. підписи, інші реквізити та службові позначки, а також маргіналії, філіграні, елементи бланка та захисту;

• інформація, яка міститься в документі;

• це текст документа;

• соціальна інформація, зафіксована на певному носії, для її зберігання, передавання й використання [ 14, с.213 ].

Вся документна інформація рухається формальними каналами комунікації.