Формы представления пояснений к оформлению реквизитов

Макет конкретного документа включает название реквизитов и основные правила их оформления (или их элементов) непосредственно в местах их расположения (признаки - наличие записей типа: «Фамилия И.О.», «00.00.0000», заголовок отвечает на вопрос «о чем?», «в констатирующей части излагается…»).

Бланк документа - определены области для ввода реквизитов или присутствуют постоянные реквизиты (например, заголовочной части определенного вида документа).

Трафарет документа - структура изложения текста формализована, включает заранее подготовленные стандартные фразы, повторяющийся текст и пропуски для заполнения переменной информации. Под пропусками (с подчеркиванием) могут помещаться подстрочные примечания, (если необходимо пояснить характер или форму записи вписываемой от руки или впечатываемой информации). Подстрочные примечания, как правило, печатаются шрифтом меньшего размера, чем основной текст документа. На компьютере можно не изменять размер шрифта на ленте, а ввести весь подстрочник как надстрочный символ (аналогично «2» в записи «x2»; кнопка на панели обозначается так же, как пример записи). При этом размер подстрочника автоматически изменится примерно на 4 пт.

Шаблон документа может сочетать элементы макета и трафарета. Для каждого вида или образца документа разрабатывается индивидуально в каждой организации. Иногда за шаблон принимается пример какого либо документа в документообороте данной организации

При составлении документов с использованием макета трафарета или шаблона пользователь выделяет название реквизита или пояснение к нему и начинает вводить реальный текст. При этом выделенная часть автоматически удаляется. При выделении фрагмента текста, чтобы избежать нежелательного изменения параметров форматирования соседних элементов документа, НЕ следует выделять знак абзаца в конце фрагмента

Пример документа - конкретный документ, содержащий реальные данные и информацию (название организации, дату и номер документа, фамилии должностных и физических лиц, реальные события и ссылки на конкретные документы, факсимильную (печатную), электронную подпись. поставленную лично).

Образец документа - идеально оформленный пример документа, используемый в демонстрационных целях.

В трафаретных документах (анкета, справка и др.) текст формализован – в нем используются стандартные фразы или отдельные части постоянно повторяющегося текста и пропуски для заполнения переменной информации. Такие документы, как правило, печатаются на бланке. На ПК такие документы можно сохранять как шаблоны. Типовые документы (инструкции, письма, договоры) содержат текст-образец, на основе которого создаются тексты аналогичного содержания.

Исправления в документе (лекция)

Основные (базовые) параметры форматирования текста расположены в блоке «Шрифт» и «Абзац» на ленте «Главная».

Исправления в документе подразумевают как редактирование, так и форматирование документа. Данный режим позволяет просматривать промежуточные результаты работы, видеть наполнение предыдущей (первоначальной) версии документа (исходный документ) и окончательной (измененный документ).

Включение режима исправлений выполняется щелчком по кнопке «Исправления» или в строке состояния. Для отображения индикатора режима исправлений в строке состояния нужно:

1. Отметить данный режим в контекстном меню строки состояния

2. Щелкнуть мышью по индикатору в строке состояния «Исправления: Выкл». После чего индикатор примет вид «Исправления: Вкл», а изменения, вносимые в текст будут отображаться в соответствии с параметрами исправлений, установленными в одноименном диалоговом окне (см. ниже)

Для различных видов операций по изменению состава и оформления текста можно установить различные способы обозначения, которые устанавливаются в диалоговом окне «Параметры исправлений». Запуск этого окна выполняется с ленты «Рецензирование», из блока «Отслеживание», из свитка «Исправления».

Место и способ отображения информации об исправлениях и/или сами исправления устанавливаются в блоке «Отслеживание», свиток «Выноски», в нем отображаются расписанные ниже режимы.

Применяемые понятия:

ФОРМАТИРОВАНИЕ в режиме исправлений - это применение параметров из блока «Шрифт» ленты «Главная», кроме изменения регистра символов: стиль, размер, цвет, начертание (курсив, полужирный, подчеркивание, зачеркивание) шрифта, выделение фоном. Остальные параметры являются редактированием (вставка, удаление/замена).

РЕДАКТИРОВАНИЕ – вставка/замена, удаление символов, фрагментов текста.

Отображение – применение и/или пометка о применении

При ПРИМЕНЕНИИ КОМАНД ФОРМАТИРОВАНИЯ/РЕДАКТИРОВАНИЯ пользователь видит сами изменения, при ПОМЕТКЕ – только информацию о применении. Исключение – цвет шрифта – примененный пользователем цвет шрифта можно увидеть только после принятия данного изменения. Если в параметрах исправлений указан способ выделения (метки) изменений, то пользователь видит в тексте ПРИМЕНЕНИЕ ПАРАМЕТРОВ ИСПРАВЛЕНИЙ, а не команд форматирования/редактирования!).

Комментарии к четырем режимам отображения документа

Исходный документ (фрагмент)

Это фрагменты, которые были созданы пользователем в разных сеансах, в том числе текущем, при ВЫключенном режиме исправлений. Также фрагменты, в которых было выполнено форматирование и/или редактирование, после ПРИМЕНЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ становятся исходными фрагментами.

Внесенные изменения ни в тексте, ни в выносках, во всех режимах, не отображаются никаким образом.

Измененный документ (фрагмент)

Это фрагменты, отформатированные и отредактированные при Включенном режиме исправлений

Исправления в исходном документе

Редактирование ПОМЕЧАЕТСЯ (если фрагмент продолжает существовать!) только в исходных фрагментах.

Исправления в измененном документе

РЕДАКТИРОВАНИЕ в тексте только применяется (пользователь видит РЕЗУЛЬТАТ ПРИМЕНЕНИЯ команд), но в выносках не помечается. ФОРМАТИРОВАНИЕ применяется и помечается в выносках.

Прочие комментарии:

Не помечается редактирование в отредактированном фрагменте. Например, в режиме исправлений был вставлен абзац, из которого было удалено лишнее слово. После этого информация об удаленном слове не будет отображаться нигде ни в одном режиме – оно будет только отсутствовать в тексте (РЕЗУЛЬТАТ ПРИМЕНЕНИЯ параметра).

ПРИМЕЧАНИЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ отображаются в выносках текстом, а в тексте документа меткой (если задано показывать все исправления в тексте).

В режиме просмотра исходного документа.

Применение отдельных или всех изменений не зависит от того, включен или выключен режим исправлений.

Задание 1. Установить параметры исправлений в диалоговом окне в соответствии с параметрами, указанными в таблице ниже:

Команда	Способ выделения	Цвет
Вставка	Только цвет	Зеленый
Удаление	Зачеркивание	Красный
Измененные строки	Слева	Лиловый
Перемещение из	Подчеркивание	Зеленый
Перемещение в	Двойная линия	Зеленый
Добавление ячейки таблицы		Светло-желтый
Удаление ячейки таблицы		Светло-фиолетовый
Объединение ячеек таблицы		Светло-синий
Разделение ячейки таблицы		Светло-зеленый
Отображение параметров форматирования, установленных пользователем	Только цветом	Желтый
Показывать линии выносок
Выделение поля справа	Ширина – 5 см

Задание 2. Включить режим исправлений в текущем документе. В тексте темы «Формы представления пояснений к оформлению реквизитов» применить следующие параметры базового форматирования текста:

1. Включить автоматическую нумерацию всех абзацев. Оставить нумерацию только тех абзацев, где начинается описание очередной формы пояснений.

2. Преобразовать данные в скобках в предпоследнем абзаце в список и выполнить его автоматическую маркировку.

3. Выделить весь текст темы и установить отступ красной строки 1,25 см и границы текста, совпадающие с левым и правым полем документа.

4. Формы пояснений выделить полужирным шрифтом

5. Фрагмент, посвященный подстрочным примечаниям выделить курсивом

6. Фрагмент о составлении документов с использованием макета трафарета или шаблона подчеркнуть

7. Удалить последний абзац текста

8. Запись «x2» преобразовать в «х²»

9. Измените регистр всех символов словосочетания «идеально оформленный пример документа» на верхний

10. Словосочетание «Образец документа» выделите желтым фоном

11. Цвет шрифта словосочетания «Пример документа» измените на синий

12. Выровняйте второй абзац по ширине страницы, четвертый – по правому краю

13. Вставьте предложение «В качестве подстрочных примечаний в трафарете могут использоваться те же формулировки, что в правилах оформления элементов текста документа в макете» в конец третьего абзаца

14. Введите примечание «Для обозначения областей реквизитов используются символы┌, ┐, └, ┘ (шрифт «обычный текст», набор «символы рамок»)» к словосочетанию «области для ввода реквизитов» во втором абзаце. Для этого нужно:

• выделить словосочетание,

• щелкнуть мышью по соответствующей кнопке в блоке «Примечания» на ленте «Рецензирование». При этом правое поле увеличится и появится поле для ввода примечаний. Эти примечания отображаются только в режиме отображения исправлений (исправления в исходном или измененном документе), не удаляются после применения всех исправлений (блок «Изменения»)

Скопировать в соответствующий раздел: