2. Требования, предъявляемые к управленческим решениям

Существует ряд общих требований, которым должны соответствовать решения, принимаемые в процессе уп­равления. К таким требованиям можно отнести следу­ющие:

минимальное число корректировок;

сбалансированность прав и обязанностей менеджера, принимающего решение (ответственность должна быть равна его полномочиям);

единство распорядительства, т. е. решение (или рас­поряжение) должно исходить от непосредственного руко­водителя, На практике это означает, что вышестоящий ру­ководитель не должен отдавать распоряжения «через голову» нижестоящего руководителя;

строгая ответственность, т.е. управленческие решения не должны противоречить друг другу;

обоснованность — это означает, что управленческое решение должна быть принято на основе достоверной ин­формации о состоянии объекта с учетом тенденций его развития;

конкретность;

полномочность — управленческое решение должно быть полномочным, т.е. должно быть принято органом или лицом, имеющим право принять его;

своевременность — управленческое решение должно быть своевременным, ибо задержка решения резко сни­жает эффективность управления.

Таковы основные требования, предъявляемые к ка­честву управленческих решений. Эти-требования следу­ет в полной мере учитывать в процессе подготовки, при­нятия и организации выполнения управленческих ре­шений.

3. Подготовка, принятие и организация выполнения управленческих решений

Процесс решения включает три основные фазы: под­готовку, принятие и организацию выполнения. Каждая из этих фаз подразделяется на определенные этапы.

Фаза подготовки управленческого решения под­разделяется на следующие этапы: уяснение проблемs, анализ исходной ситуации, постановка задачи, разработка вариантов решения.

На этапе уяснения проблемы нео6ходимо четко пред­ставить желаемую ситуацию и трудности, которые связа­ны с ее достижением. При этом важно ясно определить, что можно сделать для решения проблемы внутри систе­мы и что и в какой степени зависит от окружающей среды.

Следующий этап предполагает анализ исходной си­туации. На этом этапе анализируют потенциал органи­зации и состояние окружающей среды на момент при­нятия решения с точки зрения возможности достижения поставленной цели или получения желаемого резуль­тата.

Постановка задачи— это этап, в ходе которого конеч­ную цель подразделяют на этапы ее достижения, а на каждом этапе намечают конкретные задачи, увязанные с конечной целью. При этом особенно важно, чтобы задачи имели количественную определенность и определенную последовательность решения.

Разработка вариантов решения — заключительный этап фазы подготовки управленческого решения. Основ­ное содержание этого этапа заключается в предложении различных вариантов решения поставленных задач. К раз­работке вариантов решения привлекают специалистов. Количество предлагаемых вариантов может быть различ­ным, но каждый вариант должен содержать четкую фор­мулировку задачи, основные этапы ее решения по време­ни и данные о необходимых ресурсах {материальных, тру­довых, финансовых), а также возможные последствия осу­ществления данного варианта.

Фаза принятия решения включает анализ предлага­емых вариантов и выбор оптимального варианта.

Анализ предлагаемых вариантов решения осуществля­ется обычно руководителем совместно со специалистами и предполагает: во-первых, выбор критериев для сравнения вариантов и расчет эффекта от реализации каждого варианта и, во-вторых, сопоставление принятых критери­альных показателей с аналогичными показателями по каждому варианту.

Выбор оптимального варианта осуществляется обычно руководителем по результатам анализа предложенных ва­риантов. Оптимальный вариант —это наилучший вариант в данных условиях по заданному критерию. Однако на характике любой из вариантов может иметь не одну, а несколько целей, каждой из которых соответствуют свои критерии оптимальности.

Обязательным условием выбора варианта решения является комплексный учет его возможных положительных и отрицательных последствий.

Выбор оптимального варианта решения утверждает руководитель. Решение формулируется и документально оформляется, фиксируется (т. е. подписывается) руково­дителем, после чего задания доводятся до непосредственных исполнителей, т. е. осуществляется организация исполнения.

Заключительная фаза принятия управленческого ре­шения _ организация выполнения. Эта фаза включает доведение заданий до исполнителей, формирование и исполнение организационного плана и организацию контроля.

Доведение заданий до исполнителей предполагает, что смысл принятого решения должен быть разъяснен всем исполнителям и перед каждым из них должны быть поставлены конкретные задачи и определены их права, обязанности и функции в исполнении решения.

Этап формирования организационного плана предус­матривает четкое определение объема работ по каждой задаче и определение приоритетов, ресурсов и сроков выполнения заданий каждым исполнителем.

Организация контроля за исполнением решения — за­ключительный этап исполнения решения, который включает текущий и заключительный контроль. Текущий контроль осуществляется на протяжении всей работы по исполне­нию решения, а заключительный проводится по результа­там исполнения и позволяет, с одной стороны, соизме­рять цели и результаты, а с другой — осуществлять возна­граждения по результатам исполнения.

Процесс подготовки, принятия и организации выпол­нения управленческих решений подразделяется на ряд операций и процедур.

Операция — это законченное действие.

Процедура - набор операций, направленных на ре­шение каких-либо управленческих задач.

Процедура подготовки, принятия и организации вы­полнения управленческого решения может быть представ­лена так:

Последовательность и характер операции

Исполнитель

Постановка задачи Уяснение задач Сбор и обработка необходимой информации, изучение и оценка ситуации Выработка вариантов решения Анализ, обсуждение и оценка вариантов решения Выбор окончательного варианта решения Формулировка решения Документальное оформление решения фиксация решения (подпись документа) Доведение заданий до исполнителей формирование и реализация организационного плана Организация контроля

Вышестоящий руководитель (орган управления), трудовой коллек­тив Нижестоящий руководитель (руко­водитель) Руководитель (в необходимых слу­чаях с привлечением специа­листов) Специалисты Руководитель и специалисты Руководитель Руководитель (с участием специа­листов) Технические исполнители Руководитель или лицо, им упол­номоченное Руководитель или лицо, им упол­номоченное Все работники аппарата управле­ния организации Руководитель или уполномочен­ные им лица

В процессе подготовки, принятия и организации вы­полнения управленческих решений принимают участие все категории работников аппарата управления: руково­дители, специалисты и технические исполнители. Однако степень их участия в этом процессе различна. На долю руководителя выпадают наиболее сложные творческие операции и процедуры, выполнение которых требует спе­циальных знаний и опыта. Руководитель анализирует исходную ситуацию, рассматривает варианты решения, выбирает оптимальный вариант, т. е. принимает окончатель­ное решение, контролирует исполнение решения и несет ответственность за принятое решение и выполненные действия.

Специалисты выполняют в основном логические операции и процедуры. Они разрабатывают варианты решений, участвуют в анализе этих вариантов, а также в необходимых случаях принимают участие в форми­ровании и реализации организационного плана и контроля.

Технические исполнители выполняют в основном тех­нические операции и процедуры при оформлении реше­ний и организационного плана, а также участвуют в про­цессе организации контроля.