V.Информационное обеспечение менеджмента

Для разработки и принятия управленческих решений, а также для организации их исполнения необходима ин­формация.

Информация — это совокупность различных сообще­ний об изменениях в системе управления и окружающей ее среды.

Управление как информационный процесс состоит в обмене информацией между субъектом управления, уп­равляемым объектом и внешней средой.

Информационное обеспечение менеджмента пред­ставляет собой совокупность сведений о состоянии и ди­намике объекта управления, необходимых для принятия и реализации управленческих решений.

Информация, используемая в процессе управления торговлей, может быть классифицирована по различным признакам.

По содержанию различают торгово-оперативную, бюджетно-статистическую, нормативную, организацион­ную, социальную и научно-техническую.

Торгово-оперативная информация характеризует вы­полнение основных хозяйственных функций торговой ор­ганизацией (закупку товаров, состояние товарных запа­сов, объем продажи товаров и т. п.).

Бюджетно-статистическая информация отражает све­дения о потреблении определенных товаров отдельными группами населения и др. Такая информация представля­ет интерес для прогнозирования и оценки деятельности отрасли на макроуровне.

Нормативная информация включает научно обосно­ванные нормы и нормативы, отражающие различные про­цессы, происходящие в торговле.

Организационная информация необходима для ор­ганизации управления товародвижением и товароснабжения, для организации торгово-технологического про­цесса, а также хозяйственного обслуживания и работы аппарата управления торговой организации. К этой ин­формации можно отнести графики завоза товаров и представления заявок, схемы размещения товаров и движения покупательских потоков, графики ремон­та торговых помещений, планы проведения совещаний и т. п.

Социальная информация образуется в процессе со­циологических исследований, а также в оперативной кад­ровой работе. Она включает данные, содержащие соци­альную характеристику трудового коллектива торговой ор­ганизации.

Научно-техническая информация представляет собой совокупность данных, необходимых для осуществления технического руководства. Это схемы, чертежи и технические характеристики торгового оборудова­ния, планировки торговых залов и складских площадей и т. п.

По месту образования и направлению информационных потоков принято различать входящую, исходящую и внутреннюю информацию.

Входящая информация охватывает сведения, поступающие в торговую организацию. Например, документы, сопровождающие грузы, поступающие в торговую организацию, инструкции и приказы вышестоящих звеньев управления, законодательные акты.

Исходящая информация —это информация, поступающая от торговой организации. Например, реклама, заявки на поставку товаров.

Внутренняя информация образуется в данной торговой организации и используется в основном внутри данной системы управления. Это журналы регистрации, карточки учета товаров и др.

По степени преобразования различают первичную и производную информацию.

Первичная информация используется в том виде, в котором была получена.

Производная информация — это информация, полу­ченная путем переработки первичной информации.

По времени хранения информацию подразделя­ют на хранящуюся определенный срок и хранящуюся по­стоянно.

По степени использования выделяют ин­формацию однократного и многократного использо­вания.

Основным носителем информации является доку­мент, т. е. материальный объект, содержащий информа­цию в зафиксированном виде, оформленный в установ­ленном порядке и имеющий в соответствии с действую­щим законодательством правовое значение.

Поток документов, последовательно проходящих в организации с момента их создания или получения до исполнения или отправки, называется документообо­ротом.

Документы, участвующие в документообороте, могут быть классифицированы по различным признакам.

В зависимости от авторства различают слу­жебные и личные документы.

Служебные документы составляются от имени раз­личных предприятий, организаций и органов управления. Примером служебных документов могут быть заявки и письма торговых организаций предприятиям промышлен­ности. Авторами личных документов являются отдельные граждане. Например, к такого рода документам можно от­нести заявление о приеме на работу, расписку, доверен­ность и т. п.

По сложности различают простые и сложные доку­менты.

Простые документы затрагивают, как правило, один вопрос, а сложные содержат вопросы, касающиеся раз­личных служб, должностных лиц и подразделений.

По степени типизации документы могут быть ^типовыми и индивидуальными.

Типовые документы обычно составляют по опреде­ленной схеме (например, договоры, уставы, протоколы и т. п.).

Индивидуальные документы составляют по произ­вольной форме, они отражают исключительные ситуации (или явления).

В зависимости от подлинности выделяют подлинные документы и копии (дубликаты, выписки и т. п.).

Все виды работ по оформлению, написанию и обра­ботке документов охватывает делопроизводство — спе­циальный раздел управления.

Документооборот в торговой организации осуществля­ется обычно по определенной схеме.

Поступающую документацию регистрируют в специ­альных журналах или на карточках. Часть почты не реги­стрируют, а направляют в соответствующие подразделе­ния организации.

Наиболее важные документы представляют для озна­комления руководителю организации или его заместите­лям, которым делегированы полномочия, необходимые для решения соответствующих вопросов.

Результаты рассмотрения руководством документов отражаются в резолюциях, которые должны содержать четкие указания о порядке исполнения документов. При этом ответственным за исполнение документа считается лицо, указанное в резолюции первым.

Документ с резолюцией руководителя направляют для исполнения в соответствующее подразделение организации для подготовки ответа или внутреннего доку­мента.

Для особо важных документов по указанию руководи­теля вводится особый учет и контроль. Такой контроль осуществляется обычно секретарем (референтом) или канцелярией в специальных картотеках (на особых кар­точках).

Оборот исходящей информации осуществляется! обычно по следующей схеме. Составляют проект документа, который последовательно согласовывают, визируют, подписывают, регистрируют и отправляют. При этом важно проверить отправляемый документ с точки зрения внешнего оформления (адрес, номер, дата и т, п.), наличия указанных в документе приложений, виз, подписи руководителя, печати. А на остающихся в организации копиях отправляемых документов долж­ны быть подписи лиц, удостоверяющих подлинность под­писи.

Подписанные и оформленные соответствующим обра­зом исходящие документы передают в секретариат (или экспедицию) для отправки по почте (или с курьером), а копии документов хранят в специальных делах в секрета­риате (или в подразделениях фирмы, которые готовили этот документ). Дела для хранения документов формиру­ются по определенной системе, которая зависит от со­держания документов, сроков их хранения и объема доку­ментооборота.