• Вопрос 15. Способы копирования, перемещения в ms Excel.

В Excel перемещение и копирование содержимого ячеек можно осуществить двумя способами: командами меню Правка; перетаскиванием с помощью мыши.

Как только пользователь выделит ячейку и выберет команду Вырезать или Копировать (Cut или Сору) в меню Правка (Edit), Excel произведет копирование содержимого ячейки в буфер обмена.

При перемещении данные исходных ячеек будут вставлены на новое место.

Копирование данных используется для дублирования информации. Как только содержимое одной ячейки скопировано, оно может быть вставлено в отдельную ячейку или в область ячеек неоднократно. Кроме того, выбранная область окружается подвижной пунктирной границей, которая будет оставаться до тех пор, пока операция не будет завершена или отменена.

Граница выглядит как пульсирующая точечная рамка, окружающая выделенный объект. Вставка содержимого ячеек возможна только тогда, когда существует эта граница.

Использование команды Вставить (Paste) в меню Правка (Edit) после выбора команды Вырезать (Cut) будет отключать границу.

Использование команды Вставить (Paste) после команды Копировать (Сору) не будет отключать границу, т.е. пользователь может продолжать указывать другие места назначения для вставки данных и применять команду Вставить снова.

Нажатие клавиши Enter будет вставлять выделенную область на новое место, указанное мышью, и отключать границу.

Нажатие клавиши Esc будет отменять операцию копирования в буфер и отключать границу.

Когда вставляются данные из более чем одной ячейки, требуется указать только левый верхний угол области ячеек на рабочем листе, в которую осуществляется вставка.

Перемещение и копирование с помощью меню

1. Выделите область ячеек для копирования.

2. Для перемещения щелкните кнопку Вырезать - или выберите команду Вырезать из меню Правка (Edit, Cut). Excel показывает границу, окружающую область вырезания.

3. Для копирования щелкните по кнопке Копировать - или выберите Правка, Копировать (Edit, Copy). Excel показывает границу, окружающую область копирования.

4. Выберите место (верхнюю ячейку области) вставки.

5. Щелкните по кнопке Вставить - нажмите Enter или выберите Правка, Вставить (Edit, Paste).

Возможность Перетаскивания (Drag and Drop) позволяет перемещать или копировать содержимое выделенных ячеек с помощью мыши. Эта возможность особенно полезна при .перемещении и копировании на небольшие расстояния (в пределах видимой области рабочего листа).

Перемещение и копирование перетаскиванием

1. Выберите область ячеек для перемещения.

2. Переместите указатель мыши на обрамление выделения.

3. Перетащите выделение с помощью указателя на новое место. Область ячеек будет перемещена на новое место.

4. Если при перетаскивании удерживать нажатой клавишу Ctrl, область ячеек будет скопирована на новое место.

• Вопрос 16. Форматирование данных в ms Excel.

Табличный процессор Excel имеет определенные достоинства по сравнению с текстовым процессором Word с точки зрения ввода данных в ячейки таблицы. В Excel реализован ряд способов автоматизации ввода данных, что делает его достаточно "интеллектуальным" программным средством.

Одним из таких способов является возможность автоматической нумерации строк и столбцов таблицы. Для этого надо пронумеровать только первые две ячейки столбца или строки и скопировать их содержимое протяжкой мышью за маркер на остальные ячейки столбца или строки.

Другим средством автоматизации ввода данных является автозаполнение ячеек столбца при работе со списками.

Общие принципы форматирования

Главный принцип форматирования в Microsoft Excel такой же, как и у других приложений Windows: сначала выделить форматируемую область, затем – применить инструменты форматирования.

Операции выделения

Выделение отдельной прямоугольной области таблицы выполняется либо протяжкой указателя мыши, либо клавишами со стрелками при удержании клавиши Shift. При этом среди выделенных одна ячейка является активной – цвет ее заливки остается белым. Если выполнить щелчок мышью по отдельной ячейке, она будет одновременно выделенной и активной.

Для выделения нескольких несмежных прямоугольных областей следует удерживать нажатой клавишу Ctrl. При этом активной будет только одна ячейка.

Операции копирования и перемещения

Операции копирования и перемещения можно выполнить протяжкой мыши за границу выделенной области. При удержании клавиши Ctrl будет выполняться копирование, без нее – перемещение.

Для копирования формул в правом нижнем углу выделенной области имеется специальный маркер.

Форматирование текстовой информации

Текстовый процессор Word специализирован для работы с текстами. Поэтому он имеет более широкий набор инструментов для форматирования текста, чем табличный процессор Excel. Тем не менее, Excel имеет достаточно средств для подготовки и печати профессионально оформленных документов.

Ввод коротких текстов (записей, заголовков и т.д.), чаще всего, требует двух видов форматирования: выравнивания по горизонтали и выравнивания по вертикали. Эти операции выполняются через меню Формат/Ячейки... .

В окне "Формат ячейки" нужный способ выравнивания устанавливается на вкладке "Выравнивание" в соответствующих полях со списком. На этой же вкладке имеются другие важные настройки:

• флажок "переносить по словам" – для переноса на новую строку слов, разделенных пробелом (широко используется в заголовках);

• группа полей "Ориентация" – для расположения текста вертикально или с наклоном;

• поле "отступ" – для задания отступов слева (единица измерения - символ).

Если некоторые тексты имеют длину, превышающую ширину одной ячейки, следует предварительно объединить эти ячейки.

Форматирование числовой информации

Основными операциями форматирования чисел являются: задание количества знаков в десятичной части; выравнивание по правому краю и отступ справа. Числа выравниваются по правому краю по умолчанию, однако в некоторых случаях для этой цели можно использовать соответствующую кнопку на стандартной панели инструментов. Количество знаков в десятичной части числа задается на вкладке "Число" окна "Формат ячейки".

Для выравнивания чисел по правому краю с заданием отступа справа необходимо выбрать числовой формат "Денежный" или "Финансовый", в которых предусмотрен отступ справа. Если же требуется задать отступ справа для числового формата "Числовой" или других, следует добавить достаточно узкий пустой столбец справа от столбца с числами, убрав между ними обрамление.