28. Контроль в менеджменте: понятие, задачи, виды, принципы осуществления

Контроль - это вид управленческой деятельности с целью удержания организации на выбранном пути развития посредством сравнения показателей деятельности с установленными стандартами (планами) и принятия необходимых мер при отклонениях.

Задачи:

1)определение достигнутого уровня;

2)анализ причин отклонения от намеченных ориентиров;

3)решение о внесении необходимых изменений в деятельность организации;

4)оценка роли контроля при принятии решений;

5)анализ позитивных и негативных воздействий контроля;

6)накопление опыта для последующей выработки целей.

Именно на стадии контроля проверяется, насколько проведение различных мероприятий позволило решить поставленные задачи. Так как планирование без контроля бессмысленно, а контроль без планирования невозможен, руководители начинают осуществлять функцию контроля с момента формирования целей и задач и создания организации. После выполнения мероприятий по реализации целей предприятия осуществляется сравнение между плановыми и фактическими показателями.

Выделяют следующие виды контроля:

1. предварительный контроль. Осуществляется до фактического начала работ. Средства осуществления — реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Используется по отношению к человеческим (анализ профессиональных знаний и навыков, необходимых для выполнения должностных обязанностей, отбор квалифицированных людей), финансовым (составление бюджета) и материальным ресурсам (выработка стандартов минимально допустимых уровней качества, проведение проверок);

2. текущий контроль. Осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы. Для осуществления контроля аппарату управления необходима обратная связь;

3. заключительный контроль. Одна из функций состоит в том, что контроль дает руководству информацию, необходимую для планирования, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Также способствует мотивации, так как измеряет достигнутую результативность.

Эффективный контроль осуществляется в соответствии с рядом принципов.

1. Контроль должен быть непрерывным (периодичным).

2. Контроль должен осуществляться в соответствии с четко сформулированными целями.

3. Контроль должен быть гибким. Это означает, что система контроля должна обладать способностью трансформироваться в соответствии с требованиями ситуации.

4. Контроль должен быть индивидуализированным.

5. Контроль должен быть экономичным. Это означает, что затраты на контроль не должны превышать выгод, которые он приносит.

6. Контроль должен быть согласован с планированием.

7. Контроль должен быть результативным.

8. Контроль должен быть ориентирован на конкретные результаты.

9. Результаты контроля должны быть понятными для всех, кто в них заинтересован.

10. Контроль должен быть всеохватным.

29. Особенности предварительного, текущего и заключительного контроля

Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ. В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях - по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

Предварительный контроль в области человеческих ресурсов осуществляется за счет тщательного анализа деловых и профессиональных знаний, навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Для отбора наиболее подходящих кадров устанавливается минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области. Во многих организациях предварительный контроль человеческих ресурсов продолжается и после их найма в ходе курса обучения или испытательного срока.

Предварительный контроль в области материальных ресурсов, осуществляется путем выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения проверок соответствия материалов этим требованиям. Один из способов предварительного контроля в этой области состоит в выборе поставщика, который уже доказал свои возможности поставлять материалы, соответствующие требуемым условиям.

Важнейшее средство предварительного контроля финансовых ресурсов - бюджет. Бюджет дает уверенность в том, что когда организации потребуются наличные средства, эти средства у нее будут. Бюджеты устанавливают также предельные значения затрат и не позволяют какому-либо отделу или организации в целом исчерпать свои наличные средства до конца.

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Он включает регулярную проверку работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы, что позволяет исключить отклонения от намеченных планов и инструкций.

Особенностью текущего контроля является то, что он осуществляется не одновременно с выполнением самой работы, но в ходе нее. Для осуществления текущего контроля в организации руководству необходима “обратная связь” - данные о полученных результатах.

Заключительный контроль. Проводится после выполнения работы. Заключительный контроль дает информацию, которая может понадобиться для планирования в случае, если аналогичные работы будут проводиться в будущем. Руководство, сравнивая фактически полученные результаты и намечавшиеся, имеет возможность лучше оценить, насколько реалистичны были составленные планы.