Информационная логистика Основные понятия информационной логистики
Информация - это новые сведения, которые могут быть использованы человеком для совершенствования деятельности и пополнения знаний.
Обладание своевременной и качественной информацией позволяет сократить потребность в ресурсах (материальных, кадровых, финансовых и т.д.), использовать их эффективнее. Информация увеличивает гибкость и устойчивость логистических систем. Успех фирмы зависит от умения ее руководителей и работников всех уровней принимать верные решения. Принять правильное решение можно, только располагая достаточным количеством информации.
Объектом исследования логистики являются потоки, а информационной логистики - информационные потоки.
Информационный поток - это совокупность возникающей и циркулирующей внутри логистической системы или между логистической системой и внешней средой информации, необходимой для выполнения логистических операций и для контроля за их ходом, т.е. для управляющих воздействий.
Информационный поток возникает либо в результате движения того или иного материального потока, или, наоборот, он может быть причиной возникновения соответствующего материального потока (например, информация о заключении договора на поставку).
Рациональная организация потоков информации, их компьютеризация позволяют значительно повысить эффективность движения материальных и других видов ресурсов и их использования в бизнес-деятельности. Без новых методов информационного обеспечения процессов управления товародвижением добиться повышения эффективности процесса обращения товаров невозможно. На первый план в современном бизнесе выступает оптимизация информационных потоков. Любая логистическая система должна располагать достаточным информационным обеспечением, а каждый ее работник иметь опыт его быстрого и рационального использования.
Информационная логистика изучает информационные потоки и методы их использования для логистического управления. Применение разработанных информационной логистикой способов и методов оптимизации информационных потоков в практической деятельности должно обеспечить создание и функционирование информационных логистических систем, управляющих производством информации, ее движением и доставкой потребителям с минимальными издержками при максимальном удовлетворении их потребностей в информации.
Информационная логистика в книжном деле - это раздел логистики, в котором изучается оптимизация информационных потоков, направляемых и получаемых предприятиями книжного дела от потребителей книжной продукции и партнеров по логистической цепи, а также внутрифирменных информационных потоков.
Оптимизация информационных потоков базируется на основных логистических принципах: общих затрат, компромиссов, системности, интеграции, всеобщего управления качеством.
Информационная логистика призвана обеспечить необходимыми и достаточными информационными потоками всех участников логистической цепи движения книжной продукции на всех уровнях управления логистическими процессами. При этом необходимо обеспечить упрощение и унификацию операций движения информации, что позволяет ускорить их выполнение при снижении издержек.
Информационные потоки можно рассматривать как потоки, состоящие из сообщений в документальной (электронной, бумажной) или другой (например, речевой) форме. Как правило, информационные потоки генерируются исходным материальным потоком (например, поток книжных товаров генерирует сопроводительные документы: накладные, прайс-листы и т.д.). Однако некоторые информационные потоки могут иметь и независимое самостоятельное значение (например, обращение к информационным базам данных при принятии управленческих решений).
Информационные потоки обеспечивают объединение в одно целое всех элементов (звеньев) логистической системы: подразделений предприятия или фирм, участвующих в логистической цепи товародвижения. В рамках каждого логистического звена осуществляются свои функции по преобразованию логистических потоков, каждое звено имеет свою цель деятельности. Однако все звенья должны работать для достижения общей цели логистической системы. Информационные потоки обеспечивают координацию деятельности звеньев и их общую направленность на реализацию миссии фирмы.
Основными характеристиками информационных потоков являются:
объем (например, количество передаваемых или обрабатываемых документов, документострок и т.д.);
направление движения (рисунок 1): внешние и внутренние по отношению к логистической системе; входные и выходные; горизонтальные (между системами одного уровня) и вертикальные (между системами разных уровней).
Рисунок 1 - Виды логистических информационных потоков по направлению движения
Горизонтальные потоки существуют между структурными подразделениями фирмы или между предприятиями, являющимися равноправными партнерами по бизнесу. Они не связаны с передачей информации управляющим органам или от них к исполнителям. Для горизонтальных потоков характерно совместное использование информации. При этом сокрытие части информации от конкурентов или ее специальное распространение в нужный момент - естественное явление в рыночной среде.
Вертикальные потоки обычно связаны с управляющими воздействиями и отчетностью об их исполнении. Содержащаяся в этих потоках информация изменяется при ее движении вверх или вниз по иерархическим структурам. При прохождении информации вверх она обобщается, суммируется. При движении вниз передается лишь та часть информации, которая считается необходимой для исполнителей конкретных операций или функций.
Внешние информационные потоки существуют во внешней по отношению к логистической системе среде. Они определяют взаимодействие предприятия с экономическими и политическими субъектами: клиентами, конкурентами, органами власти и др. Фирма должна постоянно следить за состоянием внешней среды: конъюнктурой рынка, экономическими, правовыми, социальными и другими факторами.
Внутренние потоки формируются функциональной структурой предприятия, т.е. функциями и операциями, которые выполняют подразделения. Внутренние и внешние потоки информации составляют информационные ресурсы фирмы.
Кроме объема и направления движения информационные потоки имеют и другие характеристики:
структура (однородные, неоднородные);
периодичность (регулярные, оперативные, случайные);
вид носителя (бумажные, электронные, смешанные);
способ индексации (цифровые, алфавитные, символические, предметно-визуальные);
плотность (малоинтенсивные, среднеинтенсивные, высокоинтенсивные);
метод образования (первичные, вторичные);
степень использования (однократно используемые, многократно используемые, неиспользуемые).
Ведущие предприятия книжного дела имеют информационные системы, позволяющие следить за бесперебойностью логистических процессов в режиме реального времени, что дает им возможность оперативно обнаруживать не только уже проявившиеся, но и потенциальные сбои в движении потоков и исправлять их, прежде чем они скажутся на качестве обслуживания покупателей. В тех случаях, когда своевременные исправления невозможны, фирма должна, по крайней мере, заранее предупредить клиента о вероятных сбоях и предложить ему альтернативные варианты, частично или полностью ликвидирующие появление сбоев в логистическом процессе клиента.
Минимизация неопределенности в деятельности фирмы представляет собой основную цель информационной логистической системы предприятия.
Большой ущерб может нанести неверная или несвоевременная информация. Например, задержка с поступлением или обработкой информации о доставленных в книготорговое предприятие товарах может нарушить нормальную работу отдела приема, вызвать простой транспортных средств и в конечном итоге замедлить движение книжной продукции в логистической цепи. Материальный поток не должен опережать соответствующий ему информационный поток. Предпочтительной является ситуация, когда информация опережает материальный поток, что дает возможность эффективнее организовать работу с книжной продукцией.
Таким образом, информационные потоки в определяющей мере влияют на динамичность процессов в логистической системе. Качество информационной системы позволяет эффективно решать многие проблемы закупки, производства, транспортировки, распределения книжной продукции. Следовательно, информационная логистика пронизывает все функциональные области логистики в книжном деле, а также ее разделы (сервисную, кадровую, финансовую).
Через каждое звено логистической цепи движения книжных товаров проходят интенсивные потоки информации, что связано с большим количеством названий книжных товаров, имеющихся на рынке, сложностью их описания, быстрым изменением спроса и предложения и т.д. Для того чтобы эффективно управлять движением книжной продукции и максимально удовлетворять запросы ее потребителей, необходимо в любой момент иметь данные о будущем, текущем и прошлом ассортименте входных, внутренних и выходных потоков книжных товаров. Следовательно, необходимо постоянно производить и потреблять адекватную материальным потокам информацию.
Для того чтобы эффективно управлять материальными потоками, нужно собрать оперативную информацию о движении ресурсов и товаров, составляющих эти потоки.
На этапе сбора данных необходимо обеспечить достоверность, полноту и своевременность поступления первичной информации.
Мониторинг состояния информационного потока основан на использовании систем идентификации товаров. Информация о пребывании той или иной единицы товара в данное время в данном месте может поступать в современные компьютерные информационные системы следующим образом:
посредством ввода данных через клавиатуру компьютера;
напрямую из информационных систем партнеров по бизнесу;
путем сканирования (считывания) имеющихся на товаре ярлыков, содержащих штриховые коды.
Многообразие товарных единиц и большое количество параметров, характеризующих материальные потоки, вызывают необходимость автоматической идентификации товаров, упаковки, грузовых единиц. В настоящее время автоматическая идентификация осуществляется с помощью сканирования штриховых кодов. Сканеры и другие средства считывания помогают получать информацию о совершении логистической операции (прием товара, продажа, складирование и т.д.) в момент и в месте ее совершения, существенно снижая при этом затраты и ускоряя обработку информации.
На этапе производства информации происходит:
подготовка информационных массивов;
обработка, накопление и хранение данных;
анализ, обобщение данных и получение новой информации в соответствии с запросами получателей.
Передача полученной информации к потребителям должна обеспечить им возможность принятия своевременных и качественных решений. Для руководителей это будут управленческие решения, для исполнителей - решения, способствующие лучшему выполнению их оперативных действий, для покупателей - решения о приобретении книжных товаров.
Компьютерные технологии используются на всех стадиях движения информации (сбор, обработка, распределение). Это дает возможность создать эффективные логистические информационные системы как в масштабах предприятия (микрологистика), так и на уровне отрасли книжного дела (макрологистика).