Постоянная связь

Коммуникационная система, пронизывающая все предприятие, должна опираться на постоянную связь. Помимо универсальной системы электронной почты, это требует: наличия интернета и сети, объединяющей отдельные части вычислительных систем.

интернет определяет не только недорогой стандартный способ соединения вычислительных систем, но и огромный объем ценной и легкодоступной информации. Поддержка интернета должна быть встроенной функциональной возможностью программного обеспечения КИС, это позволяет расширить существующую вычислительную систему без изменения существующей структуры.

5. Стандартные приложения

   • использование стандартных инструментов позволяет использовать информацию всем сотрудникам и обмениваться ею единым способом;

   • рабочие инструменты, применяемые на предприятии, играют центральную роль в унификации его вычислительных ресурсов;

   • в сочетании с нестандартными бизнес-приложениями стандартные приложения позволяют гибко расширять основную инфраструктуру.

6. Интегрированные приложения, характерные для конкретного вида бизнеса

Большинству предприятий требуются специализированные приложения, выполняющие специфические функции, в том числе горизонтального типа (например, бухгалтерский учет) и вертикального (например, управление производством).

Корпоративная память

Сегодня информационная инфраструктура большинства корпораций состоит из множества разнородных сред и систем хранения данных, которые, как правило, плохо совместимы между собой и чаще всего не способны предоставить сотрудникам целостную картину корпоративных данных, знаний и ресурсов. Для преодоления этого недостатка бизнес нуждается в насыщенной, контекстуально связной «корпоративной памяти», доступной в любое время из любого места в корпорации.

Офис без границ

ИТ могут объединять сотрудников на больших расстояниях, позволяя им своевременно обмениваться информацией и принимать решения посредством таких программных решений и продуктов, как:

• коллективное рецензирование, связи с базами данных и публикации в интернете в деловых офисных приложениях нового поколения,

• электронная почта и интрасети,

• программы коллективного планирования и организации контактной информации,

• видеоконференции, портативные компьютеры и беспроводные устройства связи.

Электронная информационная панель

Электронная информационная панель (Digital Dashboard) — это технология, которая обеспечивает доступ сотрудника к его личной информации и информации, необходимой ему в работе (в частности, к рабочим документам, электронной почте, планам и задачам, данным на внешних сетевых узлах и внутренней корпоративной информации). Она помогает получать информацию централизованно, через единый интерфейс, обеспечивая быстрый доступ к нужным областям внутрикорпоративной или внекорпоративной памяти.

Такие решения, как на уровне программных продуктов, так и на уровне операционной системы находят свое отражение в новых технологиях, на которые опирается программное обеспечение, применяемое в КИС.

Элементы

1. Система управления корпоративной базой данных

2. Система автоматизации деловых операций и документооборота

3. Система управления электронными документами

4. Специальные программные средства

5. Системы поддержки принятия решений.

Выбор СУБД

Выбор системы управления для корпоративной базы данных - один из ключевых моментов в разработке информационной системы. На Российском рынке присутствуют практически все СУБД, принадлежащие к элитному классу - Oracle, Informix, Sybase, Ingres. Вопрос, какую СУБД использовать, можно решить только по результатам предварительного обследования и получения информационных моделей деятельности компании.

На рынке также представлен достаточно большой набор средств разработки приложений, которые ориентированы как на конкретные СУБД (например, Developer/2000 для Oracle, NewEra для Informix и т.д.), так и могут быть использованы в различных средах. В качестве примера таких универсальных инструментальных средств можно назвать PowerBuilder Enterprise (PowerSoft Corp.), Gupta SQLWindows (Gupta Corp.), Delphi (Borland Int.), Enterprise Developer (Symantec).

Выбор системы автоматизации документооборота

Неразбериха с документами (их задержки, потери, дублирование, долгое перемещение от одного исполнителя к другому и т.д.) - болезненная проблема для любой компании. Поэтому система автоматизации документооборота, которая позволяет автоматизировать ручные, рутинные операции, автоматически передавать и отслеживать перемещение документов внутри корпорации, контролировать выполнение поручений, связанных с документами и т.д. - одна из важнейших составляющих информационной системы.

Можно выделить два класса подобных систем:

• системы workflow

• системы groupware

Основное назначение систем обоих классов - автоматизация и поддержка коллективной работы в офисе, однако, имеются некоторые различия в их идеологической направленности и, следовательно, в наборе реализуемых функций. В таблице 1сопоставляются основные характеристики систем обоих классов.

Таким образом, системы класса groupware ориентированы на автоматизацию работы небольшого коллектива и поддерживают корректное разделение (т.е. совместное использование) информации группой пользователей. Системы класса workflow ориентированы на автоматизацию работы корпорации и поддерживают разделение работ, т.е. выполнение одной "большой" работы группой исполнителей.

Системы workflow и groupware не конкурируют между собой, а скорее дополняют друг друга. Выбор одной из них, а также использование их в комбинации определяются задачами, решаемыми корпорацией. Если вы заботитесь о повышении эффективности работы каждого отдельного сотрудника в коллективе, предпочтение стоит отдать системам класса groupware. На Российском рынке эти системы представлены программным продуктом Lotus Notes (Lotus Development). Если же вы более серьезно обеспокоены повышением эффективности работы всей организации в целом, то вам следует остановить свой выбор на системах класса workflow. На Российском рынке представлены системы Staffware (Staffware plc) и Action Workflow (Action Technologies).

Основываясь на вышесказанном, мы будем рассматривать в качестве компонента, автоматизирующего документопотоки в корпорации, системы класса workflow.

Какие же функциональные возможности этих систем являются ключевыми и на что необходимо обратить особое внимание при выборе соответствующих программных решений:

• Обеспечение высокой производительности и возможность масштабирования в рамках корпорации.

• Открытость, т.е. возможность интеграции с другими компонентами информационной системы - СУБД, системами управления электронными документами, коммуникационными программами и т.д.

• Гибкость, т.е. способность системы к настройке и перенастройке в зависимости от структуры и технологий обработки документов, принятых в организации.

• Простота в использовании, изучении и обслуживании.

• Возможность работы с локализованной версией и на русском языке.

Системы класса GROUPWARE	Системы класса WORKFLOW
Множество работающих	Множество работающих
*) Это означает, что системы обоих классов призваны автоматизировать коллективную работу
Одна выполняемая задача, т.е. поддерживается коллективная работа с одной задачей в данный момент времени (например, с текстовым редактором).	Множество выполняемых задач, т.е. поддерживается многопользовательская работа с несколькими задачами одновременно, как в синхронном, так и в асинхронном режимах.
Отсутствие структуризации в организации работ, т.е. нет никаких правил и предписаний, кто и как должен работать в рамках системы	Строгая структуризация, т.е. выполнение работы четко расписано по ролям, документам, времени обработки документов и т.д.
Реализация на РС и ориентация на небольшие коллективы.	Реализация в среде клиент/сервер и ориентация на масштаб корпорации.

Таблица 1.

Выбор программных средств для управления документами

Появление на рынке систем управления электронными документами - EDMS (Electronic Document Management Systems) вызвано стремлением сократить поток бумажных документов и хотя бы частично уменьшить сложности, возникающие в связи с их хранением, поиском и обработкой, и перенести центр тяжести на работу с электронными документами. В отличие от документов на бумажных носителях электронные документы обеспечивают экстраординарные преимущества при создании, совместном использовании, поиске, распространении и хранении информации.

Системы EDMS реализуют ввод, хранение и поиск всех типов электронных документов, как текстовых, так и графических. С помощью систем этого класса вы можете организовать хранение в электронном виде административных и финансовых документов, факсов, технической библиотеки, изображений, т.е. всех документов, входящих в организацию и циркулирующих в ней.

На рынке предлагается более 500 систем EDMS. Технологически они различаются по способам индексирования и поиска информации. Основной способ ввода документов в систему - сканирование, хотя информация может поступать с магнитных носителей, через модемы и т.д. В системах EDMS первого поколения графические образы введенных документов идентифицируются с помощью ключевых слов, по которым и происходит поиск необходимой информации. В качестве примеров таких систем можно привести программные продукты SoftSolutions (SoftSolutions), DocuData (LaserData), WorkFLO Business System (FileNet).

В системах EDMS используется технология оптического распознавания символов (OCR - Optical Character Recognition). После сканирования и ввода документа в систему происходит перевод графического образа документа в текстовый файл, после чего следует достаточно трудоемкий процесс исправления ошибок в тексте, допущенных при распознавании. Необходимая информация ищется с помощью механизма четкого поиска по полному содержанию документа.

СУБД, системы workflow и системы EDMS - это средства управления информационными потоками. Как же они соотносятся друг с другом? В таблице 2 приведены их краткие характеристики.  

	Назначение	Примечание
СУБД	Ввод, хранение и поиск структурированной информации в электронной форме	Это только 15% всей информации, с которой приходится работать
Системы управления документами	Ввод, хранение и поиск неструктурированной информации в электронном виде	Это 85% всей информации, которая проходит через организацию, включая бумажные документы, переведенные в электронную форму
Системы workflow	Управление, маршрутизация и координация передвижением документов в рамках корпоративной системы; контроль за своевременной обработкой документов	Системы могут быть интегрированы как с СУБД, так и системами управления документами

Таблица 2

Комбинация технологий СУБД, workflow и управления электронными документами и, соответственно, интеграция программных продуктов, реализующих эти технологии, дает полное решение проблемы автоматизации работы с документами любого вида в корпорации любого рода деятельности.

Выбор специализированных прикладных программных средств.

При всей описанной общности каждая компания имеет свою специфику, которая определяется родом ее деятельности. Выбор специализированных программных средств в значительной степени зависит от этой специфики.

Например, для компаний, связанных с добычей нефти, в составе информационной системы важно иметь геоинформационные системы. Для промышленных предприятий - системы автоматизации технологических процессов, а также системы класса CAD/CAM. Для коммерческих служб любой фирмы желательно иметь системы финансового анализа, планирования и прогнозирования, для торговых фирм - системы учета клиентов и т.д. При этом могут быть использованы старые наработки (например, бухгалтерия, система регистрации товара на складе и т.д.), интеграция которых в информационную систему будет не слишком трудоемка. Не исключено, что потребуется разработка отдельных специализированных компонентов и интеграция их в единую систему.

Абсолютно для всех компаний необходимо иметь в составе информационной системы стандартный набор приложений, таких как текстовые редакторы, электронные таблицы, коммуникационные программы и т.д. Одним из критериев выбора подобных систем должна быть возможность их несложной интеграции в корпоративную информационную систему.

СППР

Необходимо отметить специальный класс приложений - систем поддержки принятия решений, позволяющие моделировать правила и стратегии бизнеса и иметь интеллектуальный доступ к неструктурированной информации. Системы подобного класса основаны на технологиях искусственного интеллекта.

Различают два направления в развитии технологий искусственного интеллекта:

• Технология вывода, основанного на правилах;

• Технология вывода, основанного на прецедентах.

Практически все ранние экспертные системы моделировали процесс принятия экспертом решения как чисто дедуктивный процесс с использованием вывода, основанного на правилах. Это означало, что в систему закладывалась совокупность правил "если...то...", согласно которым на основании входных данных генерировалось то или иное заключение по интересующей проблеме. Такая модель являлась основой для создания экспертных систем первых поколений, которые были достаточно удобны как для разработчиков, так и для пользователей-экспертов. Однако с течением времени было осознано, что дедуктивная модель эмулирует один из наиболее редких подходов, которому следует эксперт при решении проблемы.

На самом деле, вместо того чтобы решать каждую задачу, исходя из первичных принципов, эксперт часто анализирует ситуацию в целом и вспоминает, какие решения принимались ранее в подобных ситуациях. Затем он либо непосредственно использует эти решения, либо при необходимости, адаптирует их к обстоятельствам, изменившимся для конкретной проблемы.

Моделирование такого подхода к решению проблем, основанного на опыте прошлых ситуаций, привело к появлению технологии вывода, основанного на прецедентах (по-английски: Case-Based Reasoning, или CBR), и в дальнейшем - к созданию программных продуктов, реализующих эту технологию.

Прецедент - это описание проблемы или ситуации в совокупности с подробным указанием действий, предпринимаемых в данной ситуации или для решения данной проблемы. Хотя не все CBR-системы полностью включают этапы, приведенные ниже, подход, основанный на прецедентах, в целом состоит из следующих компонентов:

• получение подробной информации о текущей проблеме;

• сопоставление (сравнение) этой информации с деталями прецедентов, хранящихся в базе, для выявления аналогичных случаев;

• выбор прецедента, наиболее близкого к текущей проблеме, из базы прецедентов;

• адаптация выбранного решения к текущей проблеме, если это необходимо;

• проверка корректности каждого вновь полученного решения;

• занесение детальной информации о новом прецеденте в базу прецедентов.

Таким образом, вывод, основанный на прецедентах, представляет собой метод построения экспертных систем, которые делают заключения относительно данной проблемы или ситуации по результатам поиска аналогий, хранящихся в базе прецедентов.

В ряде ситуаций CBR-метод имеет серьезные преимущества по сравнению с выводом, основанным на правилах, и особенно эффективен, когда:

• основным источником знаний о задаче является опыт, а не теория,

• решения не уникальны для конкретной ситуации и могут быть использованы в других случаях;

• целью является не гарантированное верное решение, а лучшее из возможных.

Обратная связь, возникающая при сохранении решений для новых проблем, означает, что CBR-метод по своей сути является "самообучающейся" технологией, благодаря чему рабочие характеристики каждой базы прецедентов с течением времени и накоплением опыта непрерывно улучшаются. Разработка баз прецедентов по конкретной проблеме или области деятельности происходит на естественном русском языке, т.е. не требует никакого программирования и может быть выполнена наиболее опытными сотрудниками - экспертами, работающими в данной конкретной области.

Не стоит, однако, рассчитывать, что экспертная система будет действительно принимать решения. Принятие решения всегда остается за человеком, а система лишь предлагает несколько возможных вариантов и указывает на самый "разумный" с ее точки зрения.

Реально на рынке предлагается лишь несколько коммерческих продуктов, реализующих технологию вывода, основанного на прецедентах. Это объясняется, в первую очередь, сложностью алгоритмов и их эффективной программной реализации. Наиболее успешные и известные из присутствующих на рынке продуктов - CBR Express и Case Point (Inference Corp.), Apriori (Answer Systems), DP Umbrella (VYCOR Corp.). Некоторые из них представлены и на Российском рынке.

Стратегические цели применения информационной технологии

Было бы ошибкой считать, что хорошая технология гарантирует получение доходов; здесь все зависит от людей. Цель технологии -- обеспечить большую скорость, улучшить доступность и надежность бизнес-процессов, т. е. повысить конкурентоспособность бизнеса. Другая цель технологии -- снизить стоимость выполнения бизнес-процессов и в итоге обеспечить сокращение расходов.

Технология расширяет границы управления и повышает достоверность информации о состоянии бизнес-процессов. Технология призвана решать проблемы и в этой области. Ее следующая цель -- предоставить необходимую информацию о состоянии бизнеса, обеспечить руководителям возможность оперативного воздействия на рабочие процессы, иными словами -- повысить эффективность управления.

В условиях развитого рынка качество играет исключительную роль. Высокий, независимый от места и времени уровень качества услуг обеспечивает компании стратегическое преимущество на рынке. И здесь технологии отводится ключевое место. Ее цель -- обеспечить гарантированное качество бизнеса.

Развитие заключается в территориальном расширении, увеличении производительности, создании новых продуктов. Современные информационные системы являются основой расширения границ бизнеса и создания новых банковских продуктов. Цель технологии -- обеспечить развитие бизнеса на базе новых возможностей информационных средств.

Типичные ошибки автоматизации

Традиционно под автоматизацией понимают выполнение ранее существовавших бизнес-процессов с помощью компьютерных средств. Как правило, автоматизация не оправдывает возлагающихся на нее надежд, т. е. не приводит к повышению эффективности работы. Почему для создания новых и даже для поддержки существующих систем недостаточно высокой квалификации специалистов служб автоматизации, использования современных инструментов и методик разработки программного обеспечения? Выше уже говорилось о необходимости комплексного рассмотрения проблем, однако сначала стоит остановиться на типичных ошибках, которые допускаются даже в относительно простых случаях, когда изменений бизнес-процессов не требуется или они тривиальны.

Первая ошибка -- это ориентация на собственную разработку, в большинстве случаев продиктованная стремлением сэкономить на накладных расходах.

Каждый продукт, в том числе и программное обеспечение, имеет свою цену. Цена определяется рынком, имеет в своей основе средние затраты на его производство и зависит от его тиражируемости. Экономия на этапах разработки (постановке задачи, тестировании, обучении) означает дополнительные эксплуатационные расходы и операционный риск, в результате экономия не оправдывается.

Разработка программного обеспечения целесообразна только в отношении новых, отсутствующих на рынке продуктов. Для стандартных продуктов эффективнее покупка готовых систем на конкурсной основе (тендер), это позволяет снизить цену и сократить инвестиционный цикл.

В России уже к 1998 г. сформировался рынок готовых программных продуктов (отечественных и зарубежных) на котором предлагаются как универсальные продукты, так и специализированные. Существуют фирмы - системные интеграторы, которые обеспечивают взаимодействие различных систем.

Сосредоточенные только на собственной разработке, службы автоматизации увязают в неизбежных проблемах, и в результате - высокая общая стоимость, большие сроки внедрения, большой операционный риск, зависимость от программистов.

Вторая ошибка -- недооценка роли инструкций, регламентирующих правила работы в области, которая подвергается автоматизации.

Для качественного управления необходимо, чтобы все процессы в компании были документально зафиксированы и выполнялись в строгом соответствии с действующими нормативными положениями. На основании описания процесса производится операционно-стоимостной анализ, позволяющий определить экономическую эффективность производства отдельных продуктов и при необходимости оптимизировать процесс.

Документальное описание процессов и оценка их эффективности являются главным фактором, сдерживающим неконтролируемое увеличение штата и рост непроизводственных расходов.

По историческим причинам большинство инструкций отсутствует или их качество оставляет желать лучшего. Аналогичная ситуация наблюдается и с программным обеспечением. Экономия на разработке инструкций отражается на всех взаимосвязанных процессах, и эффект получается отрицательным.

Внедрение программного обеспечения без сопровождающих инструкций, в которых излагаются правила работы с ним, приводит к непредсказуемым результатам, втягивает службы автоматизации в бесконечную стихийную модификацию систем.

Третья ошибка -- недостаточное внимание к психологическим проблемам внедрения автоматизированных систем.

Интерес компании состоит в увеличении прибыли, повышении производительности труда, контроле и управлении процессами. Руководители подразделений помимо этого еще заинтересованы в сохранении своих полномочий и создании внутренних резервов.

При внедрении новых технологий производится оптимизация процессов, и руководители подразделений ощущают, что их интересы в некоторой степени ущемляются, когда сторонние люди распоряжаются их сотрудниками и ликвидируют скрытые резервы. Для сотрудников подразделений при внедрении первоначально объем работы увеличивается, некоторые процессы приходится вести параллельно, плюс ошибки, неизбежные в первое время. Возбудить в данной ситуации волну "народного гнева" способен любой руководитель подразделения. Создание стимулов, способных разрядить обстановку, находятся за пределами возможностей служб автоматизации.

Эти психологические проблемы приводят к тому, что серьезные изменения осуществить не удается. Для того, чтобы внедрение было успешным, приходится идти на компромиссы (например, придавать программам избыточную гибкость), которые могут свести на нет результаты преобразований.

Методы достижения целей

Известно, что универсальных рецептов на все случаи жизни не существует. Западные методики управления проектами, реинжиниринга бизнес-процессов, безусловно полезны, но требуют создания довольно идеальной по нашим меркам среды для их применения. Однако можно воспользоваться рядом проверенных практикой приемов, которые увеличивают вероятность достижения поставленных целей и создают эту самую необходимую среду.

Экономическое обоснование. Сплошь и рядом слышатся утверждения, что внедрение информационных технологий представляет собой чисто затратное мероприятие. Зачастую это свидетельствует о неспособности спланировать и оценить результаты проекта. Определившись с целями, следует экспертным путем рассчитать прямые и косвенные выгоды от их достижения. Методика расчета может уточняться затем от проекта к проекту, но даже несовершенная методика задает некоторые правила, служит защитой от откровенно субъективных умозаключений.

Выделение отдельного бюджета проекта служит гарантией обеспечения работ необходимыми ресурсами.

Конкуренция предложений. В каждой организации всегда найдутся люди, знающие "лучшее решение" и отвергающие рассмотрение альтернатив. Даже если это действительно так, организация конкурса помогает сформулировать требования к функциональности системы автоматизации, способствует формированию у участников проекта общего видения, позволяет добиться значительных скидок от поставщиков, стимулирует эффективную работу банковских программистов.

Некоторые потери времени на организацию конкурса с лихвой компенсируются экономией средств и времени на следующих этапах.

Стандартные решения. Использование стандартных систем и решений, проверенных на больших объемах операций в течение продолжительного времени, позволяет распределить риск между большим числом покупателей. Наиболее ответственно следует подходить к выбору центральных системы учета и расчетов, принимая во внимание их многолетнюю эксплуатацию в будущем. Все остальные системы должны обмениваться с центральными системами данными стандартных форматов, которые следует утвердить в качестве корпоративного стандарта.

Поддержка стандартов, установленных специальными органами, участниками рынка или государством, а также утвержденных корпоративных стандартов, является базовым требованием при выборе систем и их поставщиков. Использование готовых решений не может служить препятствием для гибкости, ибо комбинация стандартных систем позволяет компании создавать свои собственные бизнес-процессы.

Специальные требования. Все процессы, происходящие в компании, подразделяются на две группы: бизнес и его обслуживание, и требования к их технологическому обеспечению существенно различаются. Бизнес необходимо оснастить наилучшими инструментами для работы на рынке, а обслуживание бизнеса следует производить с минимальными издержками и максимальным качеством. Для больших фирм наиболее эффективный и проверенный подход заключается в использовании специализированных систем для бизнеса и универсальных систем для обслуживающих процессов. Запас производительности, надежность, использование промышленных и рыночных стандартов снижают стоимость эксплуатации систем.

Создание автоматизированной системы из независимых готовых систем значительно снижает риски, так как сбой в одной системе не сказывается на остальных. Кроме того, плохую систему можно заменить на лучшую от другого поставщика.

В этой связи хочется предостеречь от соблазна использовать интегрированных систем, предлагаемых на рынке как универсальное средство решения всех проблем. Ни один поставщик не может претендовать на лидерство в разработке приложений по всем направлениям деятельности. Универсальность -- это всегда средний уровень и хорошая приманка для ленивых. Конечно, выполнить системную интеграцию гораздо труднее, однако в этом случае бизнес будет оперировать лучшими специализированными средствами.

Роль руководителей. Руководитель должен играть ключевую роль в выборе системы для своего подразделения. Здесь принципиальную важность имеет обоснованное выше использование готовых систем, чтобы принятие решения основывалось на реальных альтернативных вариантах. Не менее важна роль руководителя в приемке готовой системы; он не должен целиком полагаться на мнение своих сотрудников, как это обычно бывает, а сам проверить выполнение основных функций.

Целиком от первых лиц зависит создание стимулов для внедрения перспективных технологий. Достигаемый с их помощью экономический эффект (выражаемый как в увеличении доходов, так и в сокращении расходов) должен фиксироваться, и сведения об этом в первую очередь должны направляться руководителям подразделений для поощрения причастных к этому лиц. Сокращение персонала можно считать первостепенным успехом автоматизации, так как чем больше в организации людей, тем большее число неэффективных связей в их взаимодействии.

Обучение сотрудников. Сотрудники подразделений должны обязательно пройти курс обучения на реальной модели новой системы и сдать контрольный экзамен. Это позволит им заранее представить свою работу в новой среде и подготовиться к ней, а руководителям подразделений -- быть уверенными в квалификации сотрудников и требовать с них выполнения своих функций в новых условиях.

Итоги

Цена создания современной информационной технологии высока, но еще дороже обходятся ошибки, вызванные стремлением сэкономить на развитии.

Внедрение КИС (эталонный процесс)

Процесс внедрения информационных систем состоит, как правило, из следующих этапов:

1. Разработка стратегии автоматизации

2. Анализ деятельности предприятия.

3. Реорганизация деятельности.

4. Выбор системы.

5. Внедрение системы.

6. Эксплуатация.

Разработка стратегии автоматизации

Понятие стратегии автоматизации включает в себя базовые принципы, используемые при автоматизации предприятия. В ее состав входят следующие компоненты:

• цели: области деятельности предприятия и последовательность, в которой они будут автоматизированы

• способ автоматизации: по участкам, направлениям, комплексная автоматизация

• долгосрочная техническая политика - комплекс внутренних стандартов, поддерживаемых на предприятии

• ограничения: финансовые, временные и т.д.

• процедура управления изменениями плана.

Стратегия автоматизации в первую очередь должна соответствовать приоритетам и стратегии (задачам) бизнеса. В понятие стратегии также должны входить пути достижения этого соответствия. Стратегический план автоматизации должен составляться с учетом следующих факторов:

• средний период между сменой технологий основного производства

• среднее время жизни выпускаемых предприятием продуктов и его модификаций

• анонсированные долгосрочные планы поставщиков технический решений в плане их развития

• срок амортизации используемых систем

• стратегический план развития предприятия, включая планы слияния и разделения, изменение численности и номенклатуры выпускаемой продукции

• планируемые изменения функций персонала.

Автоматизация - один из способов достижения стратегических бизнес-целей, а не процесс, развивающийся по своим внутренним законам. Во главе стратегии автоматизации должна лежать стратегия бизнеса предприятия: миссия предприятия, направления и модель бизнеса. Таким образом, стратегия автоматизации представляет собой план, согласованный по срокам и целям со стратегией организации.

Второй важной особенностью является степень соответствия приоритетов автоматизации и стратегии бизнеса, а именно какие цели должны быть достигнуты:

• снижение стоимости продукции

• увеличение количества или ассортимента

• сокращение цикла: разработка новых товаров и услуг - выход на рынок

• переход от производства на склад к производству под конкретного заказчика с учетом индивидуальных требований и т.д.

Стратегические цели бизнеса с учетом ограничений (финансовых, временных и технологических)- конвертируются в стратегический план автоматизации предприятия.

Автоматизация предприятия является инвестиционной деятельностью, и к ней применимы все подходы, используемые при оценке эффективности инвестиций.

Ограничения

К основным ограничениям, которые необходимо учитывать при выборе стратегии автоматизации, относятся следующие:

• финансовые

• временные

• ограничения, связанные с влиянием человеческого фактора

• технические

Финансовые ограничения определяются величиной инвестиций, которые предприятие способно сделать в развитие автоматизации. Этот тип ограничений наиболее универсален, т.к. остальные три вида могут быть частично конвертированы в финансовые. Временные ограничения обычно связаны со следующими факторами:

• сменой технологий основного производства

• рыночной стратегией предприятия

• государственным регулированием экономики

К ограничениям, связанным с влиянием человеческого фактора, относятся следующие ограничения:

• корпоративная культура - отношение персонала к автоматизации

• особенности рынка труда трудовое законодательство.

Проблемы

Типичные проблемы, которые возникают при разработке стратегии автоматизации, как правило, связаны со следующими факторами:

• состояние рынка информационных технологий

• определение эффективности инвестиций в информационные технологии

• необходимость реорганизации деятельности предприятия при внедрении информационных технологий

Анализ деятельности предприятия

Анализ деятельности предприятия - довольно общее понятие. В данном разделе под анализом деятельности понимается следующее: сбор и представление информации о деятельности предприятия в формализованном виде, пригодном для выбора и дальнейшего внедрения автоматизированной системы.

В зависимости от выбранной стратегии автоматизации предприятия технологии сбора и представления информации могут быть различными.

Итоговое представление информации на этапе анализа деятельности играет одну из ключевых ролей во всей дальнейшей работе. Желательно, чтобы анализ предприятия закончился построением набора моделей, соответствующим стандартам IDEF.

Реорганизация деятельности

Реорганизация деятельности преследует, как правило, цель повышения эффективности деятельности предприятия в целом.

Реорганизация деятельности по методике BSP

Методика BSP определяется как "подход, помогающий предприятию определить план создания информационных систем, удовлетворяющих его ближайшие и перспективные информационные потребности". Информация является одним из основных ресурсов и должна планироваться в масштабах всего предприятия, информационная система должна проектироваться независимо от текущего состояния и структуры предприятия.

BSP основывается на нисходящем анализе информационных объектов и регламентирует 13 этапов выполнения работ. Особенностью подхода является выделение трех организационных этапов, обеспечивающих так называемый "запуск" проекта, а именно:

• получение поддержки руководства предприятия

• подготовка к анализу

• проведение стартового совещания.

На этапе 4 формируется перечень основных деятельностей предприятия и содержащихся в них бизнес-процессов и дается их краткое описание. На этапе 5 выявляются основные классы данных (логически связанные категории данных). Для нашего примера такими классами являются: Сотрудники, Ремонты, Технологический транспорт и т.д. В итоге выполнения этапов 4 и 5 формируется матрица связей. На следующем (шестом) этапе осуществляется анализ существующих на предприятии деловых и системных взаимодействий. По аналогии с этапом 5 строятся четыре матрицы, демонстрирующие использование существующих и планируемых информационных подсистем:

• матрица "руководители - процессы", демонстрирующая основные обязанности руководителей, степень их вовлеченности в основные бизнес-процессы предприятия

• матрица "информационные системы - руководители", показывающая какими системами (существующими или планируемыми) пользуются руководители

• матрица "информационные системы - процессы", демонстрирующая как системы соотносятся с бизнес-процессами предприятия

• матрица "информационные системы - файлы данных", показывающая, какие файлы данных и какими системами используются

На седьмом этапе решаются следующие задачи:

• уточнение матриц

• определение и оценка необходимой руководству информации

• определение приоритетов потребностей

• определение текущих задач

• привлечение на свою сторону руководства

Далее все проблемы разделяются на три вида:

• проблемы, не относящиеся к автоматизации и не затрагивающие информационные системы

• проблемы, связанные с существующими информационными системами

• проблемы, связанные с будущими системами

Проблемы первого вида передаются руководству предприятия для принятия соответствующих решений. Оставшиеся проблемы сортируются по бизнес-процессам.

На девятом этапе традиционными методами осуществляется проектирование архитектуры информационной системы. Десятый этап определяет приоритеты в реализации и намечает последовательность ее этапов. Этап 11 определяет планирование модификаций информационной системы в связи с постоянным процессом появления новых требований к такой системе. Наконец, этапы 12 и 13 заключаются в выработке рекомендаций и планов и формировании отчетности по проведенным работам.

Анализ и реорганизация деятельности предприятия производится на основе построенных матриц и выявленных проблем (естественно, эти матрицы детализируются до уровня бизнес-функций), основные изменения осуществляются с целью ориентации предприятия на спроектированную информационную систему.

Подход CPI/TQM

Подход CPI (Continuous Process Improvement) и его японский аналог TQM (Total Quality Management) успешно применялись при реорганизации предприятий еще в середине века. Самый впечатляющий результат его применения - подъем японской послевоенной промышленности и доведение качества японских товаров до современного опережающего многие страны уровня. Этот подход продолжает активно использоваться и в настоящее время, о чем свидетельствует, например, возрастающий объем применения стандартов серии ISO 9000, фактически поддерживающих CPI.

В основе подхода лежит очевидная концепция управления качеством выпускаемой продукции. Качество должно быть направлено на удовлетворение текущих и будущих потребностей потребителя как самого важного звена производственной линии. Достижение соответствующего уровня качества требует постоянного совершенствования производственных процессов. Для решения этой задачи Демингом было предложено 14 принципов, в совокупности составляющих теорию управления качеством и применимых для предприятий произвольных типов и различных масштабов. Безусловно, этих принципов недостаточно для полного решения стоящих перед современными предприятиями проблем, тем не менее, они являются основой трансформации промышленности Японии и США.

ISO 9000 - стандарт на качество проектирования, разработки, изготовления и послепродажного обслуживания

ISO 9000 определяет базовый набор мероприятий по контролю качества и представляет собой схему функционирования бизнес-процессов предприятия, обеспечивающую высокое качество его работы. В то же время ISO 9000 не является стандартом качества собственно для производимых предприятием товаров/услуг. Схема покрывает все этапы выпуска товаров/услуг, включая закупку сырья и материалов, проектирование, создание и доставку товаров, обслуживание клиентов, обучение персонала и т.п.

ISO 9000 (на самом деле представляющий собой серию стандартов 9000, 9001, 9002, 9003, 9004) регламентирует два ключевых момента:

• наличие и документирование соответствующего бизнес-процесса

• измеряемость его качества.

Наиболее полным является стандарт ISO 9001, специфицирующий модель обеспечения качества на всех этапах жизненного цикла товара/услуги.

Сертификация предприятия по стандарту ISO 9000 включает следующие три этапа:

• применение стандартов на предприятии, заключающееся в разработке и вводе в действие ряда мер (процессов), предписываемых стандартами

• проведение собственно сертификации аккредитованными ISO органами

• периодические (2 раза в год) проверки предприятия на предмет следования стандартам.

Следует отметить, что сертификация по ISO 9000 является добровольным делом каждого предприятия. Основной побудительной причиной сертификации является то, что многие зарубежные компании требуют наличие сертификата от своих поставщиков. Более того, наличие сертификата может оказаться обязательным условием участия предприятия в международных тендерах, госзаказах, а также получения льготных кредитов и страховок.

BPR - реинжиниринг по Хаммеру и Чампи

Хаммер и Чампи определяют реинжиниринг (BPR - business process reingineering) как фундаментальное переосмысление и радикальное перепланирование бизнес-процессов компаний, имеющее целью резкое улучшение показателей их деятельности, таких как затраты, качество, сервис и скорость. При этом используются следующие положения:

1) Несколько работ объединяются в одну

2) Исполнителям делегируются право по принятию решений.

3) Этапы процесса выполняются в естественном порядке.

4) Реализуются различные версии процесса.

5) Работа выполняется там, где ее целесообразно делать (выход работы за границы организационных структур).

6) Снижаются доли работ по проверке и контролю.

7) Минимизируется количество согласований.

8) Ответственный менеджер является единственной точкой контакта с клиентом процесса.

9) Используются и централизованные и децентрализованные операции.

Выбор системы

Выбор системы - многокритериальная задача. Задание объективных критериев, по которым будет осуществляться выбор конкретной системы, напрямую связано с качеством и полнотой проработки всех предшествующих этапов цепочки выбора. Действительно, практически все объективные соображения, которыми руководствуются при выборе системы (функциональные возможности, стоимость системы и совокупная стоимость владения, перспективы развития, поддержки и интеграции, технические характеристики системы и т.п.), выводятся на предыдущих этапах. При тщательной проработке всех предшествующих этапов, выбор системы, перестает быть проблемой.

Внедрение системы

Существуют следующие основные стратегии внедрения системы:

1. Параллельная стратегия - когда одновременно работают старая (ручная) и новая система, и их выходные документы сравниваются. Если они согласуются длительное время, осуществляется переход на новую систему.

2. "Скачок". Эта стратегия привлекательна, но не рекомендуется.

3. "Пилотный проект". Это наиболее часто используемая стратегия. "Пилотный проекта" - это тактика "скачка", но применяемая к ограниченному числу процессов. Область применения стратегии - небольшой участок деятельности. Такой подход снижает риск и наиболее надежен. Практически все предприятия применяют эту тактику сегодня.

4. "Узкое место". "Узкое место" - это малая часть производственного процесса. При использовании похода "узкое место" план внедрения выполняется только для "узкого места" и для людей, работающих в нем. Точность данных повышается только для изделий в этом "узком месте"; переподготовка- только для людей, работающих в нем; анализ эффект-затрат делается только для него и т.д.

Эксплуатация

Этап эксплуатации или сопровождения системы в динамично меняющемся предприятии представляет собой довольно сложную задачу. Модернизация программно-аппаратной части, вызванная физическим и моральным старением компонентов АСУ; необходимость отслеживания изменений в законодательстве; необходимость доработки системы под новые требования ее пользователей; обеспечение безопасности информации в процессе эксплуатации - эти и многие другие вопросы постоянно встают перед персоналом, ответственным за процесс эксплуатации системы.

Затраты на эксплуатацию системы в рамках предприятия могут и должны быть снижены за счет качественной проработки предшествующих этапов, в основном, за счет разработки стратегии автоматизации и осуществления выбора системы.

Нормативно-техническая документация СТАНДАРТЫ ПО ПРОГРАММНОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ

Программные документы, а также документы на автоматизированные системы в целом, по составу и содержанию, рекомендуется оформлять в соответствии со стандартами, руководящими документами и рекомендациями, утвержденными Госкомитетом по стандартизации.

ГОСТ 19.001-77 Единая система программной документации. Общие положения. ГОСТ 19.005-85 Единая система программной документации. Р - схемы алгоритмов и программ. Обозначения условные графические и правила выполнения. ГОСТ 19.101-77 (СТ СЭВ 1626-79) Единая система программной документации. Виды программ и программных документов. ГОСТ 19.102-77 Единая система программной документации. Стадии разработки. ГОСТ 19.103-77 Единая система программной документации. Обозначение программ и программных документов. ГОСТ 19.104-78 (СТ СЭВ 2088-80) Единая система программной документации. Основные надписи. ГОСТ 19.105-78 (СТ СЭВ 2088-80) Единая система программной документации. Общие требования к программным документам. ГОСТ 19.106-78 (СТ СЭВ 2088-80) Единая система программной документации. Требования к программным документам, выполненным печатным способом. ГОСТ 19.201-78 (СТ СЭВ 1627-79) Единая система программной документации. Техническое задание. Требования к содержанию и оформлению. ГОСТ 19.202-78 (СТ СЭВ 2090-80) Единая система программной документации. Спецификация. требования к содержанию и оформлению. ГОСТ 19.301-79 (СТ СЭВ 3747-82) Единая система программной документации. Программа и методика испытаний. Требования к к содержанию и оформлению. ГОСТ 19.401-78 (СТ СЭВ 3746-82) Единая система программной документации. Текст программы. Требования к содержанию и оформлению. ГОСТ 19.402-78 (СТ СЭВ 2092-80) Единая система программной документации. Описание программы. ГОСТ 19.403-79 Единая система программной документации. Ведомость держателей подлинников. ГОСТ 19.404-79 Единая система программной документации. Пояснительная записка. Требования к содержанию и оформлению. ГОСТ 19.501-78 Единая система программной документации.. Формуляр. Требования к содержанию и оформлению. ГОСТ 19.502-78 (СТ СЭВ 2093-80) Единая система программной документации. Описание применения. Требования к содержанию и оформлению. ГОСТ 19.503-79 (СТ СЭВ 2094-80) Единая система программной документации. Руководство системного программиста. Требования к содержанию и оформлению. ГОСТ 19.504-79 (СТ СЭВ 2095-80) Единая система программной документации. Руководство программиста. Требования к содержанию и оформлению. ГОСТ 19.505-79 (СТ СЭВ 2096-80) Единая система программной документации. Руководство оператора. Требования к содержанию и оформлению. ГОСТ 19.506-79 (СТ СЭВ 2097-80) Единая система программной документации. Описание языка. Требования к содержанию и оформлению. ГОСТ 19.507-79 (СТ СЭВ 2091-80) Единая система программной документации. Ведомость эксплуатационных документов. ГОСТ 19.508-79 Единая система программной документации. Руководство по техническому обслуживанию. Требования к содержанию и оформлению. ГОСТ 19.601-78 Единая система программной документации. Общие правила дублирования, учета и хранения. ГОСТ 19.602-78 Единая система программной документации. Правила дублирования, учета и хранения программных документов, выполненных печатным способом. ГОСТ 19.603-78 (СТ СЭВ 2089-80) Единая система программной документации. Общие правила внесения изменений. ГОСТ 19.604-78 (СТ СЭВ 2089-80) Единая система программной документации. Правила внесения изменений в программные документы, выполненные печатным способом. ГОСТ 19.701-90 Единая система программной документации. Системы алгоритмов, программ, данных и систем. Обозначения условные и правила выполнения. ISO/IEC 14764:1999 Информационные технологии. Сопровождение программного обеспечения. ГОСТ 28195-99 Оценка качества программных средств. Общие положения. ГОСТ28806-90 Качество программных средств. ГОСТ Р 51188-98 Защита информации. Испытания программных средств на наличие компьютерных вирусов. Типовое руководство. ГОСТ Р ИСО/ МЭК 9126-93. Информационная технология. Оценка программной продукции. Характеристики качества и руководства по их применению. ГОСТ Р ИСО 9127-94 Системы обработки информации. Документация пользователя и информация на упаковке для потребительских программных пакетов. ГОСТ Р ИСО/ МЭК ТО 9294-93. Информационная технология. Руководство по управлению документированием программного обеспечения. ИСО 9000-3-91 Стандарты в области административного управления качеством и обеспечения качества. Часть 3. Руководящие положения по применению стандарта ИСО 9001 при разработке, поставке и обслуживании программного обеспечения.

АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ

ГОСТ 2.105-95 Единая система конструкторской документации. Общие требования к текстовым документам. ГОСТ 24.104-85 Единая система стандартов автоматизированных систем управления. Автоматизированные системы управления. Общие требования. ГОСТ 24.701-86 Единая система стандартов автоматизированных систем управления. Надежность автоматизированных систем управления. Основные положения. ГОСТ 24.702-85 Единая система стандартов автоматизированных систем управления. Эффективность автоматизированных систем управления. Основные положения. ГОСТ24.703-85 Единая система стандартов автоматизированных систем управления. Типовые проектные решения в АСУ. Основные положения. ГОСТ Р 34.10-94 Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процедуры выработки и проверки электронной цифровой подписи на базе асимметричного криптографического алгоритма. ГОСТ Р 34.11-94 Информационная технология. Криптографическая защита информации. Функция хэширования. ГОСТ 28147-89 Системы обработки информации. Защита криптографическая. Алгоритм криптографического преобразования. ГОСТ Р 51275-99 Защита информации. Объект информатизации. Факторы, воздействующие на информацию. Общие положения. Введен впервые. Введен с 01.01.2000. ГОСТ 34.201-89 Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Виды, комплектность и обозначение документов при создании автоматизированных систем. ГОСТ 34.401-90 Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Средства технические периферийные автоматизированных систем дорожного движения . ГОСТ 34.601-90 Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Стадия создания. ГОСТ 34.602-89 Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы. ГОСТ 34.603-92 Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы.Виды испытаний. РД 50-680-88 Методические указания. Автоматизированные системы. Основные положения РД 50-682-89 Методические указания. Информационная технология. Комплекс стандартов и руководящих документов на автоматизированные системы. Общие положения. РД 50-34.698-90 Методические указания. Информационная технология. Комплекс стандартов и руководящих документов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Требования к содержанию документов. Р 50-34.126-92 Рекомендации. Информационная технология. Правила проведения работ при создании автоматизированных систем. ISO/IEC 16509:1999 Информационные технологии. Терминология 2000 года. ГОСТ Р 51171-98 Качество служебной информации. Правила предъявления информационных технологий на сертификацию.

УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ

ГОСТ 6.10.4-84 Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. РД 50-613-86 Методические указания по внедрению и применению ГОСТ 6.10.4-84 “УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения ”.