Формуляр и реквизиты документа

Каждый документ состоит из отдельных составляющих его информационных элементов, которые называются реквизитами. Совокупность реквизитов для конкретного документа с определением из взаимного расположения составляет его формуляр. Все формы управленческой деятельности выражаются посредством различных документов, которые имеют свой набор реквизитов и формуляр. При создании унифицированной системы документации создается формуляр – образец. Это графическая модель построения документов. Он устанавливает формат бумаги, размеры полей, расположение реквизитов.

Формат бумаги:

А3 – 297*420

А4 – 210*297

А5 – 148*210

А6 – 148*105

Размеры полей:

Левое – не менее 20

Правое – не менее 10мм

Верхнее – не менее 15мм

Нижнее – не менее 20 мм

Ниже приведены формуляр – образец углового и продольного бланков документов.

01 02 16 19

03

08 09 10 15

04 05 06 07

11 12 17

13

14

18

20

21 22 25

23 24 26

27

28 30 29

Состав реквизитов в соответствии с ГОСТ Р 6.30 - 2003

1. Государственный герб РФ

2. Герб субъекта РФ

3. Эмблема или товарный знак организации (знак обслуживания)

4. Код организации

5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица

6. Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

7. Код формы документа

8. Наименование организации

9. Справочные данные об организации

10. Наименование вида документа

11. Дата документа

12. Регистрационный номер документа

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

14. Место составления или издания документа

15. Адресат

16. Гриф утверждения документа

17. Резолюция

18. Заголовок к тексту документа

19. Отметка о контроле

20. Текст документа

21. Отметка о наличии приложения

22. Подпись

23. Гриф согласования документа

24. Визы согласования документа

25. Оттиск печати

26. Отметка о заверении копии

27. Отметка об исполнителе

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

29. Отметка о поступлении документа в организацию

30. Идентификатор электронной копии документа.

Требования к оформлению реквизитов

1. Располагается на верхнем поле документа, отступая от края 3мм. ГГ РФ помещается на бланках документов государственных органов и учреждений, определенных Указом Президента РФ от 30.11.93 №2050 в соответствии с Положением о ГГ РФ.

2. Помещается на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ. В этом случае целесообразно указывать на бланке также и наименование государства – РФ.

3. Эмблема может представлять собой рисунок, символ, буквенные символы. Эмблему помещают на бланках в соответствии с уставом организации, но эмблемой не разрешено заменять наименование организации. Эмблема не может воспроизводится на бланке если там уже есть 1 или 2. Товарный знак – это обозначение, способное отличить товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров и услуг других производителей. В товарный знак нельзя включать: государственные гербы, флаги и эмблемы, официальные названия государств, сокращенные или полные названия международных межправительственных организаций, официальные печати, награды.

4. Каждая организация должна быть зарегистрирована и иметь свой код по «Общероссийскому классификатору предприятий и организаций». Код организации является подтверждением правомочности организации - автора документа.

5. ОГРН проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

6. ИНН/КПП проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами

7. Код формы документа определяется по «Общероссийскому классификатору управленческих документов», данный код может быть заранее нанесен на бланк документа, справа от кода организации.

8. Данный реквизит может включать в себя не только наименование организации, но и наименование вышестоящего органа. Если у организации есть официальное сокращенное название, то оно тоже должно быть указано. На документах указывается название закрепленное в учредительных документах.

Правительство Москвы

Комитет социальной защиты населения Москвы

(Комсоцзащиты Москвы)

Если проектируется бланк структурного подразделения или филиала, то его наименование указывается ниже наименования организации.

Министерство труда и социального развития РФ

(Минтруд РФ)

Правовой департамент

Если субъект РФ, издающий документ имеет наряду с русским другой официальный язык, то название, справочные данные, место составления указывается на 2 языках на одном уровне. Автором документа может быть должностное лицо, тогда на месте названия указывается полное наименование должности. Этот реквизит является обязательным и должен указываться на всех документах. Отсутствие реквизита может автоматически сделать документ незаконным.

9. Данный реквизит включает в себя: почтовый адрес, номера телефонов, факсов, счетов в банке, электронной почты. Счет в банке указывается только если применяется продольное расположение. При составлении документа на бланке без указания счета сведения необходимо указать в конце текста документа. №6546874321346576 в КБ «Мост-Банк» к/с 354789843613200004 БИК 35464646 ИНН 7898465320.

10. Реквизит употребляется на бланках конкретного вида документа. В письме наименование документа не указывается. В бланке конкретного вида документа данный реквизит проставляется после наименования организации. Наименование вида документа проставляется большими буквами ПРИКАЗ, АКТ, ПОСТАНОВЛЕНИЕ и т.д.

11. Дата документа является датой подписания документа, а в некоторых случаях датой заседания (протокол), датой события (акт). Документы, изданные двумя или более организациями должны иметь единую дату. Существуют два способа оформления даты:

    1. Цифровой способ оформления либо день, месяц, год либо год, месяц, день (международные правила). Год обозначается четырьмя цифрами.

    2. Словесно – цифровой – чаще всего применяется в оформлении финансовых или нормативных документов 15 сентября 2000г.

Так же допускается оформление даты в такой последовательности 2003.06.05.

12. Регистрационный номер документа представляет собой порядковый номер документа, присваиваемый ему после подписания. Если номер сложный, то он называется индексом. В индекс может включаться различная информации, например номер структурного подразделения, в котором будет храниться документ. Пример 118/01-43. 118 – данный документ является 118 по счету в определенной группе документов, и его заверенная копия будет подшита в канцелярии (индекс 01) в дело 43. Регистрационный номер документа, составляемого двумя или более организациями, состоит из регистрационных номеров обеих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

13. Данный реквизит на бланке письма обозначается следующим образом

На №_________________от______________» и заполняется только в том случае, если составляется ответ на поступившее письмо. Реквизит содержит сведения на регистрационный номер и дату поступившего документа и переписывается из его бланка.