14. Реквизит употребляется только на общем бланке и бланке конкретного вида документа. Указывают только в том случае, если определение затруднительно по 8 реквизиту. В реквизите указывают общепринятые сокращения г. – город, пос. – поселок, дер. – деревня и т.д.

15. Данный реквизит состоит из нескольких частей, отделяемых друг от друга 1,5 – 2 интервалом. Первая строка печатается в правом углу первого лист на уровне первой строки реквизита 08. Максимальное число составных частей реквизита:

    1. Наименование организации

    2. Наименование структурного подразделения

    3. Должность, инициалы и фамилию (для физического лица только ФИО)

    4. Почтовый адрес.

Наименование организации или структурного подразделения в им. падеже, должность и фамилию – в дательном. Части адресата печатаются либо от правой границы листа, либо центруются относительно самой длинной строки.

Комитет социальной защиты

Населения Москвы

Управление профессиональной

реабилитации инвалидов

Начальнику управления

В.А. Коняевой

Иногда наименование структурного подразделения включают в наименование должности

Комитет социальной защиты

Населения Москвы

Начальнику Управления

профессиональной реабилитацией

инвалидов

В.А. Коняевой

Элементы почтового адреса указываются в последовательности установленной «Правилами оказания услуг почтовой связи» и имеют следующий порядок:

• наименование адресата (наименование организации или ФИО)

• название улицы, №дома, квартиры

• название области, края, республики

• страна (для международной переписки)

• почтовый индекс

Комитет социальной защиты

Населения Москвы

Начальнику Управления

профессиональной реабилитацией

инвалидов

В.А. Коняевой

Ул. Новая Басманная, д.10

Москва, РФ, 110523

При посылке письма по факту вместо почтового адреса может указывать номер факса:

Комитет социальной защиты

Населения Москвы

Начальнику Управления

профессиональной реабилитацией

инвалидов

В.А. Коняевой

ф. (095) 261 – 12 – 65

При адресовании документа физическому лицу адресат оформляется так:

Петрову А.П.

Ул. Чертановская, 10, кв. 154

Москва, 113654

Документ не должен содержать более 4 адресатов. При большем числе адресатов составляется список на рассылку, а в адресате, если это возможно указывают обобщенный адресат:

Директорам средних

профессиональных учебных

заведений

Если невозможно указать общий адресат, то готовят необходимое количество копий и впечатывают в каждый экземпляр конкретный адрес. При этом каждый экземпляр должен иметь подлинную подпись или отметку о заверении копии.

В ГОСТе не предусмотрено употребление обращений типа «г-ну», «г-же», однако в практике это встречается и выглядит обоснованно:

Генеральному директору ОАО

«Пермские моторы»

г-ну А.А. Капину

16. Некоторые виды документов приобретают юридическую силу только после утверждения (устав, инструкция, акт и др.) Утверждение может проводиться двумя способами:

Утверждение должностным лицом

УТВЕРЖДАЮ

Директор политехникума

лп Л. А. Румынина

«___»___________2003г.

Допускается каждую строку реквизита центровать относительно самой длинной строки.

Утверждение специально издаваемым документом.

УТВЕРЖДЕН

Приказ директора политехникума

«___»_________2003г. №39

Реквизит включает слово УТВЕРЖДЕН, НА, НО и т.д. в зависимости от того, что утверждают, наименование вида утверждающего документа в творительном падеже, его номер и дату.

17. Резолюция наноситься на документ рукописным способом должностным лицом в компетенцию которого входит рассмотрение данного документа и принятие решений по его исполнению. Резолюция помещается всегда на первом листе на любом свободном месте кроме полей, если свободного места нет, то на отдельном листе формата А6. Резолюция включает в себя: ФИО исполнителей (кому?), содержание поручения (что сделать?), срок исполнения (когда?)Личную подпись должностного лица без расшифровки ФИО, дату резолюции.

Чадаевой А.П.

Петровой Е.Н.

Прошу подготовить проект

учебного плана по данной специальности

к 01.08.2003

личная подпись

дата

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственный тот, кто указан первый.

18. Реквизит должен быть проставлен на всех документах формата А4. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок печатают от левого поля примерно до середины листа. Если заголовок превышает 5 строк с одинарным интервалом, то разрешается продлить его до правого поля, но он не должен превышать 5 строк. Заголовок должен согласовываться с наименованием документа и отвечать на вопрос «о чем?» (о ком?) либо «чего?» (кого?).

Например:

Служебное письмо (о чем?) – О предоставлении заявки на оборудование

Приказ (о чем?) – О приеме на работу Сидорова Н.К.

Акт (чего?) – Ревизии финансово – хозяйственной деятельности и т.д.

19. Данный реквизит проставляется либо должностным лицом, осуществляющим рассмотрение документов, либо работником службы ДОУ, осуществляющим контроль исполнения документов. Проставляется в виде буквы К в любом свободном месте кроме полей.

20. Текст документа составляется на русском или национальном языке в соответствии с законодательством РФ и субъектов федерации.

Текст документа оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или соединения этих структур. При составлении текста в виде анкеты вопросы должны выглядеть так : имеете, владеете, были, находились. Графы и строки таблицы должны быть выражены именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф должны согласоваться с заголовками. Если таблица печатается на нескольких листах, то все графы нумеруются и на втором листе проставляются только цифры. Связный текст состоит из двух частей. В первой указываются причины, основания, цели составления документа, во второй – решения, выводы, просьбы, предложения и т.д. но текст может состоять и из одной части. В тексте подготовленном на основании других документов указываются их реквизиты. Если текст содержит несколько решений, выводов, то его следует разбивать на разделы и т.д. В распорядительных документах изложение идет от первого лица ед. числа, в распорядительных документах коллегиальных органов изложение идет от 3 лица ед. числа, в совместных распорядительных документах – от первого лица мн. числа, текст протокола оформляется от третьего лица мн. числа. В письмах используют следующие формы изложения:

От 1л. мн.ч. – просим направить, направляем на рассмотрение

От 1л.ед.ч. – считаю необходимым, прошу выделить

От 3л.ед.ч. – министерство не возражает ВНИИДАД считает.

21. Отметка о наличии приложения оформляется так:

если в документе подробно указано то, что содержится в приложении, то можно использовать краткую форму: Приложение: на 20л. в 1 экз.

Если в тексте документа нет расшифровки содержания приложения то оно оформляется по полной форме:

Приложение: 1. Проект учебного плана по специальности 0201 «Правоведение» на 1л в

1экз.

2. Проект примерной программы «Делопроизводство» на 20л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов указывать не обязательно.

Если документ, являющийся приложением тоже имеет приложение оформляется так:

Приложение: Приказ Минобразования от 20.11.2000 г. №155 и приложение к нему, всего на 25 л. в 1экз.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку оформляют так:

Приложение: на 10л. в 1 экз. в первый адрес.

В нормативных актах и распорядительных документах приложение оформляется иначе. Как правило приложение в данном случае это документ, который вводиться в действие, поэтому в соответствующем пункте утверждающего документа отмечается:

1. Утвердить положение о постоянно действующей экспертной комиссии колледжа.

На самом приложении в правом верхнем углу:

Приложение 1

к приказу директора колледжа

от 25.05.2003 № 135

22. В состав этого реквизита входят: наименование должностного лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи.

Директор Московского политехникума лп Л.А. Румынина

На бухгалтерских документах проставляется подпись руководителя и главбуха.

Если на документе должны стоять подписи двух равных по рангу лиц, то их подписи проставляются рядом

Директор ООО Директор ОАО

лп Ю.Г.Демидов лп М.П.Смирнов

Документы, составляемые комиссией подписываются так:

Председатель комиссии: лп ИОФ

Члены комиссии: лп ИОФ

лп ИОФ

Указываются не должности, а выполняемые обязанности.

Документ может быть подписан только тем должностным лицом, чья расшифровка подписи поставлена, т.е. так нельзя

Директор / К.С. Петров

В случае если руководитель отсутствует должен быть издан приказ о назначении исполняющего обязанности директора, и подпись оформляется так:

И.о. директора лп А.П. Коверкин

В связи с применением современных средств передачи информации может применяться электронная цифровая подпись.

Электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

23. Согласование – это предварительное рассмотрение проекта подготовленного документа. Согласование проводиться с целью:

• проверки содержания документа действующему законодательству;

• проверки правильности оформления документа;

• оценки качества решения поставленных в нем вопросов.

1. С конкретным должностным лицом

2. С помощью другого документа.

В первом случае гриф содержит:

Слово СОГЛАСОВАНО, должностное лицо, с которым согласовывают документ (включая наименование организации), личная подпись, расшифровка подписи, дата согласования

СОГЛАСОВАНО

Начальник Главного планово –

экономического управления

Комсоцзащиты Москвы

лп Л.К. Орехова

25.10.2000

Если согласование осуществляется документом, то:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

коллегии Минтруда РФ

от 28.12.2000 г. №58

Если нужно проставить 2 грифа, то 2-й оформляется справа от первого. Если нужно оформить более 2-х грифов, то целесообразно составить отдельный лист согласования.

24. С его помощью оформляется внутреннее согласование

Виза включает в себя: наименование должности визирующего, личную подпись, расшифровку подписи, дату визирования.

Юрисконсульт

лп Л.В. Рыгалова

30.11.2000

Должностные лица не имеют права отказываться от визирования документа на основании несогласия с его содержанием. В таком случае визу нужно оформить так:

Замечания прилагаются

Главный бухгалтер

лп О.Е. Федосеева

25.10.2002

Визы проставляются:

• в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа, если документ остается в организации;

• в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Всегда должен соблюдаться принцип – визы проставляются на том экземпляре документа, который остается в организации и подшивается в дело. Для отдельных документов по усмотрению организации предусматривается полистное визирование.

25. Оттиск печати проставляется при необходимости заверения подписи должностного лица на определенных видах документов.

Печати бывают 2- видов:

Гербовая печать (или приравненная к ней в коммерческой организации) – имеет в центре изображения государственный герб (или эмблему организации).

Простые печати бывают различной формы (круглые, квадратные, треугольные и др.). Чаще всего в них указывают направление использования (для телерам и т.д.). Организация может иметь несколько простых печатей. Печать должна быть хорошо читаема и на организационно – распорядительных документах должна захватывать часть наименования должности. Печать не ставиться на личную подпись. В отдельных документах, не входящих в УСОРД, печать ставиться в строго определенном месте.

26. Копии документа части используются в управленческой деятельности. Все они должны иметь отметку о заверении копии. Она проставляется ниже реквизита подпись таким образом:

Верно

Начальник канцелярии лп А.А. Архарова

18.12.2002

Допускается копии заверять печатью, печать выбирается на усмотрение организации. Но нужно помнить, что есть ряд документов, копии которых заверить может только натариус.

27. Иногда при работе с документом возникает необходимость уточнить некоторые вопросы поднятые в документе. Для этого и используется отметка об исполнителе. Для оперативной связи с исполнителем на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу проставляют ФИО и номер телефона исполнителя.

Чаадаева Анна Петровна

45 75 89

Под реквизитом отметка об исполнителе (если это необходимо) проставляется такая информация:

Экз. 1 – в такой – то адрес

Экз. 2 – в дело №

28. Этот реквизит проставляют только на исполненных документах, которые нужно подшивать в дело для дальнейшего хранения. Реквизит включает в себя ссылку на дату и ному документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такового только слова В дело, номер дела, в котором будет храниться документ, личную подпись исполнителя и дату.

Исполнено письмом

от 15.12.2000 745/01-13

В дело 01-03

лп 16.12.2000

29. Данный реквизит должен содержать следующие данные: порядковый номер и дату поступления, иногда включают наименование организации или отдела. Допускается отметку о поступлении проставлять в виде штампа.

РЦдИ

общий отдел

Вх. № 431

17.12.2001

30. Этот реквизит используется при компьютерной обработке документов, для того, чтобы быстро найти его в предстоящей работе. Проставляется в виде колонтитула. Включает следующие данные: имя каталога, имя файла, код оператор и т.д.

Например:

Департамент/приказ/Иванов.doc

Реквизит проставляется на каждом листе документа.