Справочно-информационные документы

Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями в процессе осуществления из деятельности.

Письма оформляются на бланке для писем А4 или А5. Текст должен быть простым, т.е. охватывать 1 вопрос. Поэтому если надо решить несколько вопросов по каждому составляется отдельное письмо.

Текст письма состоит из:

• обращения (уважаемы Иван Иванович! Господин Иванов!)

• вступления, где излагаются мотивы, побудившие к составлению документа

• основная часть, где излагаются просьбы, предложения, замечания, выводы; в зависимости от содержания основной части письма делятся на большое количество разновидностей.

• Заключительная часть, может начинаться со слов:

  • мы будем признательны за быстрый ответ

  • надеемся, что наша просьба будет выполнена

  • мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества

  • с уважением

АО «Луч» Директору АО «Свет»

150000 г. Ярославль С.П. Соколову

ул. Свободы 10, оф. 105 ул. Темная, д.47

т/ф 457895 г. Калуга, 457844

0 5.10.2002 № 95

на № _______от_______

О предоставлении чертежей

Уважаемы Сергей Петрович!

Нам очень понравились конструкторские разработки Вашего сотрудника

А.Б. Петрова, в связи с этим просим Вас выслать нам чертежи его разработок. Оплату гарантируем.

С уважением,

Д иректор АО Луч И.И. Иванов

Главный бухгалтер Ф.К. Федоров

Классификация служебных писем:

1. Письма, отправляемые их учреждения делятся на 2 группы:

   1. инициативные

   2. ответные

2. По характеру информации письма делятся на:

   1. Сопроводительные (составляются при отправке каких – либо документов или материальных ценностей), начинаются со слов посылаем, направлем, прилагаем, тексты таких писем короткие, составляются на А5, заголовка не имеют; в данном виде письма всего должен присутствовать реквизит «отметка о наличии приложения»

   2. Письма – приглашения – адресуются отдельным лицам, коллективам, организациям, приглашают принять участие в каком – либо мероприятии, указываются характеристика мероприятия, сроки проведения, условия участия и т.д.

   3. Информационное письмо – с помощью таких писем пропагандируется деятельность организации, продукция и т.д. разновидность – рекламное письмо

   4. Письмо – извещение – такие письма являются ответными на запрос и начинаются со слов сообщаем, извещаем, ставим в известность и т.д.

   5. Письмо – подтверждение – такие письма являются обязательной частью деловых отношений. Содержит сообщение о получении каких – либо отправлений

   6. Письмо – напоминание – содержит указания о приближении или окончании срока каких – либо обстоятельств

   7. Гарантийное письмо – такие письма имеют повышенную правовую функцию и удостоверяются подписью главного бухгалтера и печатью. Они обеспечивают исполнение каких – либо обязательств, может гарантироваться оплата за выполняемую работу.

Справка – это документ, содержащий описание ли подтверждение определенных фактов, событий.

Справки делятся на 2 группы:

• несут информацию служебного характера

• несут информацию личного характера, удостоверяют какой – либо юридический факт.

Ситуации для выдачи справок второй группы типовые, поэтому могут применяться типовые бланки.

Оформляются на общем бланке А4 или А5, подписывают справку лица, ее составляющие и несущие ответственность за предоставленную информацию или руководитель организации. Если справка несет информацию финансового характера, то ее подписывает так же бухгалтер и она может удостоверяться печатью.

Оформление справки служебного характера

АО «Луч» Главному инженеру

СПРАВКА И.И. Иванову

11.12.2003 № 45

г. Ярославль

О имеющихся на складе

стройматериалах

На 11.12.2003 на складе имеются…

Завскладом личная подпись В.П. Петрова