Общие правила оформления документов

Цель: научиться правильно оформлять документы (в соответствии с ГОСТ Р 6.30 – 2003)

Краткие теоретические сведения

В любой организации используют документы, отражающие организационную, распорядительную и исполнительную деятельность (организационно-распорядительные документы – ОРД). ОРД применяют в разных сферах и органах управления. С целью сокращения затрат времени на работу с этими документами, их оперативной обработки и исполнения, оформлять ОРД необходимо по единым правилам и требованиям (унификация). Основные требования к документам можно сформулировать так: документ должен быть содержательным, кратким, понятным и правильно оформленным.

Требования к оформлению документов изложены в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В данном стандарте приведены единые требования и правила оформления документов независимо от формы собственности и организационно-правовой формы организации.

Каждый вид документов содержит свой набор реквизитов (отдельных составляющих элементов, состоящих из символов и индексов), необходимых с учетом придания документам юридической силы и их идентификации. Согласно ГОСТ 6.30 полный состав реквизитов ОРД включает 30 наименований (приложение 1). Схемы расположения основных реквизитов приведены на рис. 1 (угловой вариант).

Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом, составляет его формуляр.

Формуляр-образец документа – это графическая модель или схема построения документа. Он устанавливает форматы, размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов.

В стандарте установлено место размещения каждого реквизита на документе, это место закреплено за реквизитом в соответствии с традициями последовательности их заполнения и чтения при работе с документом в аппарате управления. Схема расположения реквизитов на документах такова, что позволяет максимально увеличить «полезную» площадь – места для размещения текста (это основной реквизит). Размещение реквизитов документа в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30 значительно улучшает качество документов, их внешний вид.

Реквизиты делятся на постоянные и переменные. Постоянные реквизиты наносят типографским или другим способом на типовые заготовки документов (бланки и формы). Переменные реквизиты вносятся в документ в процессе его подготовки и оформления.

При оформлении организационно-распорядительных документов принято использовать изготовленные заранее бланки.

Бланк документа – это стандартный лист бумаги с заранее воспроизведенной на нем типографским или каким-либо другим способом постоянной информацией об организации-авторе и местом, отведенным для переменной информации.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие виды бланков для организации:- бланк письма, общий бланк, бланк конкретного вида документа. Общий бланк используется для подготовки любых видов документов, кроме писем.

В том случае, если руководитель структурного подразделения или должностное лицо имеют право подписи, создаются бланки должностного лица и структурного подразделения.

Устанавливают два основных формата бланков документов – А4 и А5; допускается использование бланков форматов А3 и А6.

Бланк документа должен иметь поля: левое, верхнее и нижнее – не менее 20 мм, правое – не менее 10 мм. Левое поле предназначено для подшивки документа, правое и нижнее составляют на случай износа бумаги; верхнее для указания страниц в многостраничных документах.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или на бумаге светлых тонов. Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или печатать на принтере непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключительно типографским способом изготавливают бланки организаций с изображением герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации.

Установлено два варианта расположения реквизитов на бланках – угловой и продольный. При продольном расположении все реквизиты бланка располагают вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру – центрированный способ.

При угловом расположении реквизитов они размещаются в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади. Угловой вариант позволяет более экономно использовать площадь листа бумаги, так как верхний правый угол документа остается свободным для размещения грифа утверждения, адресования, а также для написания резолюции. Поэтому особенно удобен угловой бланк для писем (пример бланка письма приведен на рис. 2).

Задание

1 Изучить состав реквизитов и месторасположение их на формуляре-образце документа.

2 Изучить требования к разработке бланков документов.

3 Составить макет документа (нанести на чистый лист бумаги формата А4 все реквизиты, установленные ГОСТ Р 6.30 по памяти).

Эмблема

организации

Наименование организации

Адресат

Справочные данные об организации

Дата документа

Регистрационный номер документа

Текст документа

Подпись

Оттиск печати

Исполнитель

Рис. 1. Схема расположения основных реквизитов документа