2.2. Перечень документов по ис.

Для грамотной и продуктивной работы ИС необходимы первичные документы. В ходе прохождения производственной практики были изучены основные формы документов:

1. Бухгалтерский баланс;

2. Отчёт об изменении капитала;

3. Отчет о движении денежных средств;

4. Приложение к бухгалтерскому балансу;

5. Отчет о целевом использовании полученных средств;

6. Заявка на разгрузо-погрузочные работы;

7. Перечень грузов и их характеристики;

8. Заявка на бронирование мест (форма №10-г).

Первичные формы перечисленных документов представлены в приложениях (Приложение №1).

2.3.Характеристика жизненного цикла ис.

Жизненный цикл информационных систем – это период их создания и использования, охватывающий различные состояния, начиная с момента возникновения необходимости в такой системе и заканчивая моментом ее полного выхода из употребления у пользователей.

Жизненный цикл информационной системы Ди-луч можно представить в виде каскадной модели изображённой на рисунке (рисунок 2).

анализ

проектирование

реализация

внедрение

Эксплуатации и сопровождение

Рис.2 Модель жизненного цикла ИС.

На данный момент времени ИС полноценно функционирует, она находится на этапе эксплуатации.

В случае необходимости возможно проведение следующих эксплуатационных работ:

• Обеспечение пользователей эксплуатационной документацией;

• Обучение персонала;

• Модификация программного обеспечения;

• Подготовка предложений по совершенствованию системы;

• Развитие и модернизация системы в целом (наращение технических мощностей);

• Конфигурирование баз данных и рабочих мест пользователей.

В этом разделе хотелось бы отметить, что вся коммерческая деятельность предприятия, строится на основе цикла Деминга, изображенного на рисунке (см. рисунок 3).

Рис. 3 цикл Деминга.

2.4. Функциональная архитектура.

Функциональная архитектуру ИС можно рассмотреть в следующем виде, так как ИС вносит существенные изменения в управление бизнес-процессами, то каждый документ, отображающий в информационном поле течение или завершение того или иного сквозного бизнес-процесса, в интегрированной системе создается автоматически, на основании первичного документа, открывшего процесс. Сотрудники, ответственные за этот бизнес-процесс лишь контролируют и, при необходимости, вносят изменения в позиции построенных системой документов. Естественно, в реальной жизни возможны различные варианты неустранимых срывов поставок комплектующих, поломки оборудования и т.д., поэтому каждый этап выполнения заказа должен строго контролироваться ответственным за него сотрудникм, который, в случае необходимости, должны создать управленческое воздействие на систему, чтобы избежать нежелательных последствий или уменьшить их.

В качестве примера можно привести две ИС, на которых базируется информационная деятельность предприятия, это КИС «ПАРУС» и ИС «КредОтель».

Корпоративная информационная система ПАРУС (КИС ПАРУС) - это интеграция и координация финансового, логического, производственного и кадрового менеджмента на современном предприятии:

-автоматизация управления деятельностью предприятия как комплексное решение, поддерживаемое разработчиком на всех этапах жизненного цикла Системы;

-полная и оперативная информация для достижения конечного результата - повышения эффективности функционирования предприятия;

-согласованность, оптимизация и стандартизация работы на всех уровнях управления, во всех подразделениях и филиалах территориально-распределенной структуры – гарантия достоверности и отсутствия ошибок в информации.

-избавление от рутинной работы, возможность сосредоточиться на профессионально важных направлениях для увеличения производительности труда Ваших сотрудников.

Состав приложений (модулей) КИС ПАРУС и их функциональное объединение в подсистемы обусловлено объективным наличием пяти основных бизнес-направлений деятельности предприятия (см. таблица №1).

Таблица 1. Бизнес-направления, реализуемые КИС ПАРУС.

Бизнес-направления	Приложения "Системы управления ПАРУС"
1. Управление финансами	Финансовое планирование
	Бухгалтерский учет
	Консолидация
2. Маркетинг и логистика	Маркетинг (клиенты)
	Закупки
	Склад
	Реализация
	Магазин
3. Управление производством	Учет затрат и калькуляция себестоимости
	Технико-экономическое планирование
	Техническая подготовка производства
4. Управление персоналом	Учет персонала
	Табельный учет рабочего времени
	Расчет заработной платы

Подобная структуризация постепенно получает все большее признание в ведущих странах мира и фактически становится стандартом. В нашей стране такой структуре отвечают в полной мере очень немногие комплексы, и прежде всего - "Система управления ПАРУС".

КИС ПАРУС поддерживает классическую модель управления предприятием и на макроуровне характеризуется сквозным обеспечением следующей бизнес-логики управления:

- Финансовое и материальное планирование ресурсов предприятия с перспективным развитием до поддержки календарного планирования. Качественное решение этой задачи определяет основы ритмичной и согласованной работы всех подразделений предприятия.

-Учет всех фактов финансово-хозяйственной деятельности, происходящих в процессе функционирования предприятия.

-Контроль и управление деятельностью предприятия.

-План-факт анализ исполнения планов с возможностью детализации обнаруженных отклонений до первичных документов, объясняющих причину этих отклонений, для облегчения принятия управленческих решений.

Подобные возможности поддерживаются как на уровне всей системы, так и в каждом её приложении. Схема взаимодействия данных приложений отображена на рисунке 1.

Рис. 1. Схема взаимодействия приложений.

Следует обратить внимание на то, что модули автоматизации управления закупками, складами, производством и реализацией имеют двунаправленные информационные связи с подсистемой управления финансами, обеспечивающей планирование, учет, управление и анализ данных.

Многие комплексы, аналогичные "Системе управления ПАРУС" и разработанные в нашей стране, "выросли" из приложений, предназначенных для автоматизации прежде всего учета, что накладывает определенный "отрицательный" отпечаток на их структуры и функциональные возможности. "Система управления ПАРУС" с самого начала создавалась для автоматизации полного цикла управления предприятием.

В основу Корпоративной информационной системы ПАРУС заложены следующие базовые принципы:

1) Архитектура "клиент-сервер".

2) Масштабируемость. Масштабируемость решений ПАРУСА базируется на следующих решениях:

• многоплатформенности технологий, что предполагает оптимальный подбор используемого программного обеспечения в зависимости от конкретной ситуации и допускает, наряду с достижением целей построения корпоративной системы управления, применение на отдельных автоматизируемых участках относительно дешевых и легко сопровождаемых решений на СУБД FoxPro или Btrieve, сопрягаемых с информационным ядром Системы, реализованном на СУБД Oracle;

• На принципе построения продуктов ПАРУСа в единую преемственную линию. Так, начав с относительно простой и дешевой Системы 7-й версии, использующей СУБД FoxPro, Вы сможете впоследствии перейти на более мощную "Систему управления ПАРУС" на базе Oracle.

3) Модульность.

4) Интеграция с Web-технологиями. На сервере управления данными хранится корпоративная база данных и бизнес-логика, реализованная в КИС ПАРУС. На сервере приложений хранятся ASP-сценарии (Active Server Pages), позволяющие отображать в html-формате данные из корпоративной базы данных и заносить в эту базу информацию, введенную пользователями через Web-интерфейс. Благодаря специализированным функциям модуля "Администратор", входящего в состав КИС ПАРУС, пользователь получает возможность интерактивной настройки Web-интерфейсов для любого раздела системы - определять состав, названия и порядок следования отображаемых полей, указывать обязательные для заполнения поля, значения по умолчанию и т.п. Генерация Web-интерфейсов выполняется автоматически на основании пользовательских настроек и asp-сценариев.

5) Интеграция с программными продуктами других разработчиков. Система ПАРУС целеустремленно идет по пути интеграции с широко используемыми, а порой — "де-факто" стандартными программными продуктами, например, Microsoft Excel. Подобная практика эффективна по следующим причинам:

• Многофункциональность (которую практически невозможно повторить в собственной разработке) и постоянное развитие подобных программных продуктов значительно расширяют возможности Системы.

• Сотрудники предприятия, где внедряется Система, часто уже имеют навыки работы со "стандартными" программами. Если это не так, то обучиться работе с ними достаточно легко: ведь они изначально ориентированы на массовое применение.

• Отсутствие проблем при передаче подготовленных материалов в электронном виде (в виде файлов самых разнообразных форматов).

• Программы Microsoft Word и Microsoft Excel широко известны среди пользователей персональных компьютеров.

6) Открытость. Открытость Системы ПАРУС обеспечивается следующими факторами:

• Вместе с Системой может поставляться описание структур баз данных, что позволяет формировать самые разнообразные отчеты на базе шаблонов, разрабатываемых Вами при помощи генератора отчетов Seagate Crystal Reports — как при работе с Системой, так и среде самого генератора.

• При необходимости, в поставку Системы могут входить информационные модели IDEF и даже исходные тексты программного продукта.

• Возможность использования открытых API-интерфейсов позволяет интегрировать Систему с программами, созданными силами специалистов Вашего предприятия.

• Структура записи (в частности, записи о документе), регистрируемой в Системе, может быть дополнена произвольным количеством характеристик, тип и назначение которых определяется самим пользователем. Благодаря этому Вы сможете проводить отбор и обобщение информации на основании характеристик, учитывающих Ваши специфические требования.

7) Документооборот. Документооборот в Системе основан на следующих принципах:

• Однажды выполненный этап документооборота можно отменить, то есть удалить из базы данных все следы его выполнения, в частности, снять с самого документа отметку о выполнении этапа.

• Возможность выполнения и отмены каждого этапа можно поставить в зависимость от состояния других этапов (выполнен или нет) для этого же документа. Право выполнять этап может предоставляться ограниченному кругу пользователей.

• Для каждого документа Система ведет "Журнал документооборота", куда автоматически записывает всю историю: кто, когда и с какими особенностями проводил этапы. Для каждого документа можно оперативно просмотреть список "родительских" и "дочерних" документов.

8) Возможность глубокого анализа данных. Вся информация, накопленная в базе данных Системы, может быть выдана в любой момент в полном объеме и в форме, удобной для анализа.

9) Защита данных В Системе ПАРУС каждому сотруднику могут быть назначены индивидуальные права доступа как к разделам информации, так и к функциям Системы.

К плюсам системы "Парус" можно отнести низкие технические требования к локальной сети предприятия. Корпорация имеет достаточно большое количество проектов на промышленных предприятиях России.

Недостатки у «корпорации Парус» все же есть. Мало раскрученный бренд, Слабо развитая партнерская сеть. Главным конкурентом является 1:С Предприятие.

Система «КредОтель 2.0» предназначена для автоматизации учета и управления гостиниц, домов отдыха, пансионатов, санаториев и т.д. Позволяет вести учет состояния номерного фонда в разрезе номеров и мест, управлять взаимоотношениями с гостями и контрагентами, регулировать загрузку номеров, анализировать и планировать денежные потоки.

Основные функции системы:

Автоматизация работы службы размещения

• Прием и регистрация гостей;

• Поиск и подбор подходящих номеров на основании заранее оформленных заявок и с учетом пожеланий гостей

• Поселение, продление, выселение (досрочное, плановое), переселение гостей;

• Обеспечение равномерной загрузки номерного фонда гостиницы;

• Учет дополнительных услуг предоставляемых гостям во время проживания;

• Прием наличных платежей за предоставленные услуги с оформлением необходимых документов, работа с ККМ;

• Оформление возвратов, при досрочном выезде;

• Работа с группами и групповыми счетами;

• Анализ состояний счетов проживающих гостей.

Автоматизация работы службы бронирования

• Прием и оформление заявок на бронирование от частных лиц и организаций;

• Планирование загрузки номерного фонда;

• Ведение статистики загрузки номеров, выявление наиболее и наименее успешных дат, периодов;

• Отслеживание наличия оплат, ранее принятых заявок;

• Ведение базы данных клиентов гостиницы – сторонних организаций, туристических агентств, частных клиентов;

• Оформление договоров с клиентами;

• Работа с постоянными клиентами (система поощрения, различные программы обслуживания);

• Формирование тарифов и тарифного расписания.

Автоматизация работы этажной службы

• Составление планов уборок номеров, оперативное внесение данных об изменении статуса номера (убран/не убран);

• Учет услуг мини-баров, составление листов расхода, начисление полученных услуг на счета проживающих гостей;

• Анализ состояния имущества в номерах. Оперативный ввод данных о порче имущества, с возможностью начисления суммы причиненного ущерба на счета гостей, виновных в порче;

• Сбор произвольной информации о состоянии номеров, для дальнейшего анализа.

Автоматизация работы бухгалтерии и финансовой службы

• Оформление необходимой документации при работе с контрагентами;

• Ведение взаиморасчетов, анализ задолженности;

• Учет и планирование платежей;

• Анализ финансового состояния;

• Формирование стоимости проживания, бронирования и дополнительных услуг.

Получение оперативной информации о деятельности гостиницы

• Состояние номерного фонда;

• Предстоящие заезды и выезды;

• Проживающие гости;

• История проживания гостей за выбранный период;

• Текущая загрузка;

• Загрузка за период;

• Планируемая загрузка;

• Состояние счетов гостей;

• Взаиморасчеты с клиентами, анализ дебиторской задолженности;

• Динамика загрузки номерного фонда;

• Предоставленные услуги;

• Финансовые итоги работы в разрезе услуг, номеров, гостей, организаций;

• Взаимоотношения с контрагентами;

• Категории гостей;

Основные особенности системы

• Использование принципа «расчетный час» при определении количества дней проживания;

• Автоматический расчет полной стоимости проживания гостя при его поселении;

• Автоматический подбор наиболее подходящих номеров для каждого конкретного размещения;

• Учет номерного фонда по номерам и местам;

• Возможность поселения на дополнительное место;

• Бронирование как номеров, так и категорий;

• Разделение оплаты за услуги между гостем и контрагентом в любых соотношениях;

• Возможность разделения номерного фонда гостиницы на несколько частей, с последующим пропорциональным расселением гостей и распределением выручки;

• Возможность работы с компонентой Web – Расширение, для настройки системы удаленного бронирования;

• Взаимодействие со смежными системами (бухгалтерия, общепит, тарификационные системы, электронные замки);

• Возможность гибкой настройки системы под бизнес — процессы конкретного гостинично — санаторного объекта;

• Поддержка работы с различными моделями фискальных регистраторов.