9

Тема 4. Электронный документ. Системы управления електронными документами

ПЛАН ЛЕКЦИИ

1. Составление электронных документов

2. Хранение электронных документов

3. Специализированные системы автоматизации документооборота и делопроизводства

Литература:

1. Іванова Т.П., Піддубна Л.П. Муніципальне діловодство: Навч. посібник. – К.: Либідь, 2003. – 312 с.

2. Бройдо В.Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и управления – М.: Информационно-издательский дом «Филинъ», 1998. – 424 с.

3. Асеев Г.Г. Электронный документооборот; Учеб. для студентов вузов культуры и институтов - Харьков.: ХГАК, 2000. – 470 с.

4. Л.В.Павлюк, Т.И.Кисилева, Н.И.Воробьев Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере – СПб.: «Издательский дом Герда», 2001, 304 с.

1. Создание электронных документов

Постоянное увеличение количества информации, необходимой для принятия верного управленческого решения, ведет к тому, что традиционные методы работы с документами становятся неэффективными. При переходе к электронному документообороту увеличивается производительность труда рабочих, уменьшается время, которое тратится на обработку одного документа более чем на 75%. Современный персональный компьютер, владея значимым объемом памяти, может решать разные задачи делопроизводства. С помощью персонального компьютера можно осуществлять быстрый поиск, передачу информации на расстоянии, контроль за выполнением и хранением документов, а также осуществлять автоматизацию процесса составления документов.

Система автоматизации делопроизводства должна включать средства и правила создание документов, поддержки документооборота и ведения электронного архива документов, а также оптимальным образом использовать программно технические платформы предприятия.

Создание простых текстовых документов может выполняться на печатных машинках разного вида со следующим введением текста из бумажного документа в компьютер с помощью сканера. Но, безусловно, эффективнее даже простые документы создавать непосредственно на компьютере с использованием широкого арсенала программных средств, которые обеспечивают удобный и высокоэффективный сервис. Тем более этот сервис важен при создании сложных высокохудожественных документов, предназначенных для следующего тиражирования. Составление таких документов требует выполнения процедур: набора текста, редактирования, корректуры, подготовки иллюстрации макетирования и верстки страниц, печати. Часто источниками материалов для документов выступают системы сканирования изображений, факсы, электронная почта, электронные таблицы, графика, чертеж и тому подобное.

Все процедуры составления документа можно выполнять на ПЭВМ, которая оснащена сканером, а также набором программ, в первую очередь программ текстового редактирования. Сканер можно использовать для введения в документ отдельно подготовленных фрагментов: рисунков, фотографий, схем, подписей и тому подобное.

Электронный документ – это информация, зафиксированная на материальном носителе в виде набора символов, звукозаписи или изображения и предназначенная для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи с целью хранения и общественного пользования.

В системах управления электронными документами можно использовать

• текстовые редакторы: Лексикон, MS| Word|, Norton| Editor|, Multi| Edit|, Word| Perfect|;

• художественные редакторы: Paint|, Paint| Branch|, Macromedia|, AkrobatnExchenge|;

• издательские системы: Ventura| Pablisher|, Frame| Marker|.