2. Хранение электронных документов

Система хранения электронных документов должна обеспечить эффективное хранение и актуализацию документов во внешней памяти компьютеров, а также их эффективный поиск и конфиденциальный доступ к ним. Действительно, хранить информацию в компьютере значительно удобнее, чем на бумаге: в любой момент данные можно изменить, дополнить и напечатать нужное количество копий. Переписав информацию на дискету, можно ехать в любой город или страну, не побаиваясь за чемодан с бумажной документацией, а хранить ее во внутреннем кармане пиджака (например, 3,5-дюймок| дискета DVD| умещает около 1 млн. страниц текста).

Хранилища информации, в том числе и электронных документов во внешней памяти называются базами данных. Организация и программное обеспечение создания и обслуживания баз данных - прерогатива программных продуктов, объединенных по названию системы управления базами данных. Наиболее популярными программными средствами этой группы в настоящий момент является D Ваsе, Сlиррег, Рагаdох, Orakl|, Access| и др.

Наиболее известной системой среди интегрированных систем является система Microsoft| Offise| of| Windows|, которая включает в себя текстовый редактор MS| Word|, табличный процессор MS| Exel|, СУБД MS| Access|, электронную почту MS| Mail| и ее расширение MS| Form| Designer|, программу электронного секретаря Schedule|, программы обслуживания факсмодемов| MS| At| Work| PC| Fax|, техники для презентаций MS| Power| Point| и др.

Манипулирование электронными документами это специфическая подсистема, которая больше всех ориентирована на управленческую деятельность.

Основными функциями этой подсистемы являются:

• организация работы с электронными документами;

• контроль выполнения документов;

• печать и тиражирование документов;

• электронное распространение документов.

Используя программные средства Microsoft| Office|, можно обеспечить:

• обработку входящей и исходящей информации;

• создание и редактирование электронных документов;

• сбор и анализ данных (например, отчетность) с наглядным представлением результатов в виде как графиков так и диаграмм;

• сохранение электронных документов в базах данных с удобным поиском и доступом;

• маршрутизацию и рассылку электронных документов по электронной почте и факсимильной связи;

• функции электронного секретаря и диспетчеризации прохождения документов;

• удобное форматирование и печать электронных документов.

3 Программные системы автоматизации делопроизводства

Система управления электронными документами - это набор устройств и программ, которые позволяют автоматизировать процедуры создания, хранения, манипулирования и пересылки электронных документов.

Системы автоматизации делопроизводства должны обладать следующими возможностями:

• ввода, подготовки и редактирования документов;

• ввода и обработки сведений о документах (регистрации);

• обмена документами с руководителем и сотрудниками, совместной работы над документами ;

• осуществления контроля исполнения документов;

• хранения и поиска документов (создание баз данных);

• приема и пересылки документов;

• систематизации документов, формирование папок (дел);

• подготовки к архивному хранению и их архивирования.

Хорошо спроектированная и правильно используемая система автоматизации офисной работы помимо облегчения выполнения рутинных операций делопроизводства позволяет получить дополнительные возможности:

• повышение исполнительской дисциплины и более эффективного использования рабочего времени сотрудников;

• уменьшения потерь документов;

• более полного и точного обоснования принимаемых решений;

• централизованного отслеживания прохождения документа на каждом рабочем месте всех исполнителей документа;

• систематизации и анализа результатов контроля исполнения документа с целью выявления недостатков в работе исполнителей и организации документооборота на предприятии.

Спектр современных систем автоматизации делопроизводства и документооборота достаточно разнообразен относительно их функциональности и технологического уровня. Дадим короткую характеристику западных программных продуктов, которые на данное время являются лидерами рынка систем автоматизации делопроизводства и документооборота. К таким системам принадлежат:

• Inter| Office| (Orakle|) — обеспечивает организацию документооборота, коллективную работу, интеграцию с другими средствами коллективной работы, поддержку базовой системы передачи сообщений, календаря, службы каталогов и папок, национальных языков;

• Group| Wise| WorkFlow| Professional| (Novel|) — представляет собой графическую версию Group| Wise| WorkFlow|, тесно интегрируется с электронной почтой для организации коллективной работы и усовершенствования рабочих процессов, широко использует спектр пиктограмм (элементов графики) для описания документооборота;

• Saros| dokumentManadger |(Saros| Corporation| ) - двухуровневое управление документами (библиотечный сервер и клиентское ПО), универсальный доступ к хранилищам данным, единственная система безопасности и управления жизненным циклом информации, атрибутивный поиск, автоматизация рутинной работы (печать, архивирование, обмен электронной почтой);

• Actio| WorkFlow| – предназначенная для автоматизации информационных потоков в среде Lotus| Notes| или Microsoft| SQL| Server|, поддерживает стандартные технологии управления документопотоками|, графическое моделирование бизнесовых процессов, функции проверки целостности модели и ее оптимизации, расчет времени выполнения и стоимости процессов, генерирует отчеты.

• Work| Expeditor| (Compag|) — скорая и эффективная организация коллективной работы и автоматизация бизнесовых процессов, защита информации на уровне полей данных, аудит всех видов операций, целостность транзакций и документов, автоматический контроль версий документов, мощный графический редактор карт деловых процессов, поддержка жесткой и свободной, а также последовательной и параллельной маршрутизации, контроль выполнения и рассылка сообщений, прозрачная интеграция из Outlook|, возможность быстрой разработки заказов на базе стандартных интерфейсов Microsoft|.

• EDMSuit| (IВМ) - содержит систему автоматизации документооборота Flow| Mark|, средства обработки графических документов, трехуровневое распределение прав доступа, контроль версий документов;

•FоrтFІоw (Sутапtес|) — предназначенная для полного обеспечения всех потребностей организации из автоматизации бизнесовых процессов на основе электронных форм.

Большинство отечественных систем документооборота построенны на базе западных ИС, но на рынке уже появились и отечественные разработки, которые отвечают государственным стандартам и учитывают специфику отечественного делопроизводства (язык, традиции ведения и организации, нормативные требования, технологию автоматизации). Стоит назвать такие системы:

• «Босc-референт|» («Ай-ти») — разработанная на основе Lotus| Notes|, выполняет централизованное хранение, поиск, пересылку сложных документов любых форматов и разграничения доступа к ним. Как система управления документооборотом является составляющей Асуп-«босс».

• «Евфрат-99» (Cognitive| Tehnologies|) — работает в среде Windows| 95/98NТ/2000 и обеспечивает комплексную автоматизацию делопроизводства, охватывая регистрацию, контроль выполнения, организацию и обслуживание электронного архива документов, полученных из разных источников. Поиск текста по содержанию документа и по реквизитам, морфологический анализ документов, поддержка широкого спектра графических форматов. Имеются рабочие столы - «Секретариат», «Бухгалтерия», «Отдел кадров», «Страховая компания», «Домашняя база Евфрат». Поддерживаются дополнительные возможности: утилиты для тестирования БД, ее уплотнения, архивирования, функции фильтрования информации.

• «Дело» («Электронные офисные системы») основа продукта — понятие предметной сферы делопроизводства, взятые из нормативных документов, информационная и функциональная модели делопроизводства, построенны с учетом международных стандартов структурного анализа и проектирования систем по использованию современных САSЕ-технологій|. Разработан WеЬ-ориентированный| вариант системы для распределенной работы с документами в Интернете;

• «LanDoks|» (АО «Ланит») — двухуровневый комплекс ПО, предназначенный для автоматизации функций регистрации и заполнения учетных карточек документов, рассылки документов, заданий, поручений, контроль состояния выполнения документов, версий, создание отчетов, запись в архив;

• «Docs| Ореп» («Весть») — в основе лежит мощная система управления документами всего предприятия, автоматизация деловых процессов на основе карт бизнес-функций. Система эффективно поддерживает не только электронный документооборот, но и бумажный;

• «Крон» («Анкей») — имеет СКД, которая обеспечивает электронную подпись, общее использование и контроль версий, почтовую систему, систему регистрации и выполнения как простых, так и сложных документов;

• Орtита WorkFlow| («Оптима») — комплексная система управления потоками работ и организации конфиденциального документооборота.

Предназначена для автоматизации основных процедур делопроизводства: управления процессами создания, обработки, тиражирования, хранения документов, а так же организации конфиденциального документооборота. Система допускает использование в делопроизводстве предприятия документов на электронных и бумажных носителях.

Система Орtита WorkFlow| предоставляет возможность перенастраивать режимы работы системы без остановки и нарушения текущего режима управления, что позволяет вносить изменения и усовершенствования в порядок работы с документами по мере необходимости.

Все документы, информация о них, способы и маршруты их исполнения и рассылки, а также другая служебная информация в системе защищены от любого преднамеренного или случайного вмешательства. Для этого в системе Орtита WorkFlow поддерживаются специальные стандарты защиты, используются современные методы криптографической защиты и средства электронной подписи.

Криптографический метод защиты информации - это специальный метод шифрования, кодирования или иного преобразования информации, в результате которого ее содержание становится недоступным без предъявления ключа криптограммы и обратного преобразования. Криптографический метод защиты, безусловно, самый надежный метод защиты, так как охраняется непосредственно сама информация, а не доступ к ней (например, зашифрованный файл нельзя прочесть даже в случае кражи носителя). Данный метод защиты реализуется в виде программ или пакетов программ.

Электро́нная по́дпись (ЭП) — реквизит электронного документа, позволяющий установить отсутствие искажения информации в электронном документе с момента формирования ЭП и проверить принадлежность подписи владельцу сертификата ключа ЭП. Значение реквизита получается в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа ЭП.

Учитывая то, что приобретение каждой из вышеупомянутых систем связано с большими расходами и последующей адаптацией к конкретным потребностям, можно считать, что целесообразнее является разработка собственных систем автоматизации делопроизводства с учетом подходов и технологий наиболее конкурентоспособных систем такого класса.