Документы, подтверждающие реконструкцию

Подготовка и проведение реконструкции основного средства подтверждаются такими документами, как:

- приказ руководителя о проведении реконструкции;

- акт сдачи-приемки работ в произвольной форме, оформляемый на все виды подрядных работ (кроме строительно-монтажных) с соблюдением требований п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ, - при реконструкции оборудования;

- акт о приемке выполненных работ (форма N КС-2) и справка о стоимости выполненных работ и затрат (форма N КС-3) - при реконструкции объектов недвижимости подрядным способом;

- акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (форма N ОС-3), утвержденный руководителем организации и подтверждающий окончание всех работ по реконструкции (независимо от способа выполнения таких работ, а также от вида реконструируемого объекта - движимого или недвижимого имущества);

- заполнение разд. 5 "Изменение первоначальной стоимости объекта основных средств" инвентарной карточки учета объекта основных средств (форма N ОС-6).

Примечание. Дефектная ведомость в случае реконструкции, как правило, не оформляется, так как реконструкция проводится не с целью устранения неисправности объекта основных средств, а с целью улучшения его технико-экономических показателей.

Отражение затрат на ремонт и реконструкцию в налоговом

и бухгалтерском учете

Затраты на ремонт и реконструкцию основных средств учитываются в целях налогообложения прибыли и бухучета следующим образом.

Расходы на ремонт

Названные расходы отражаются в налоговом и бухгалтерском учете двумя способами:

- единовременно в полной сумме фактических затрат по мере выполнения работ;

- равномерно путем создания резерва расходов на ремонт основных средств.

При первом способе расходы на ремонт в налоговом учете относятся к прочим расходам и признаются в том отчетном (налоговом) периоде, в котором они были осуществлены, в размере фактических затрат. Основание - пп. 2 п. 1 ст. 253, п. 1 ст. 260 и п. 5 ст. 272 НК РФ.

В бухгалтерском учете затраты на ремонт являются расходами по обычным видам деятельности при условии, что основное средство используется в процессе производства продукции, товаров, работ, услуг, и признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления (п. п. 5, 7 и 18 ПБУ 10/99).

При выполнении любого вида ремонта основного средства собственными силами (вспомогательным производством) произведенные затраты предварительно накапливаются на счете 23 и по окончании ремонта списываются в дебет счетов учета затрат на производство - 20, 25, 26 и др. При этом расходы на капитальный ремонт могут быть списаны в дебет счета 97 с последующим равномерным списанием в дебет счетов учета затрат на производство в течение срока, установленного организацией.

Примечание. Если источником финансирования произведенного организацией ремонта является чистая прибыль, затраты на такой ремонт не могут учитываться для целей налогообложения прибыли согласно п. 1 ст. 270 НК РФ (Письмо Минфина России от 27.04.2006 N 03-03-04/1/406).

При втором способе (при создании соответствующего резерва) расходы на ремонт в налоговом учете списываются за счет сумм сформированного резерва. Если сумма фактически произведенных затрат на ремонт основных средств в отчетном (налоговом) периоде превышает сумму резерва предстоящих расходов на ремонт основных средств, остаток затрат для целей налогообложения прибыли включается в состав прочих расходов на дату окончания налогового периода (п. 2 ст. 324 НК РФ).

В бухгалтерском учете фактические затраты на ремонт основных средств также могут списываться за счет средств созданного резерва (в дебет счета 96). При этом если суммы сформированного резерва не хватает для покрытия расходов на ремонт основных средств, произведенных в течение отчетного года, то на сумму разницы между фактическими расходами и суммой образованного резерва в конце отчетного года резерв доначисляется.

Примечание. В целях контроля за своевременным получением основных средств из ремонта инвентарные карточки по этим объектам в картотеке рекомендуется переставлять в группу "Основные средства в ремонте". При поступлении объекта из ремонта производится соответствующее перемещение инвентарной карточки (п. 68 Методических указаний).

Пример 4. У сервера, принадлежащего ООО "Импульс", вышел из строя жесткий диск (дисковый массив 1 x 250GB SATA hard drive (7200rpm)). Причины неисправности - поломка считывающей головки, нарушение целостности файловой системы на жестком диске. Отделом информационных технологий организации принято решение отремонтировать сервер собственными силами путем замены неисправного дискового массива на точно такой же новый. Стоимость нового дискового массива - 3540 руб. (включая НДС - 540 руб.). Замена дискового массива не привела к изменению технических характеристик сервера.

Согласно учетной политике для целей налогообложения и бухучета ООО "Импульс" расходы на ремонт основных средств учитываются единовременно в полной сумме фактических затрат по мере выполнения работ (без образования резерва).

В налоговом учете затраты на ремонт сервера в сумме 3000 руб. учтены в составе прочих расходов в период проведения ремонта.

В бухгалтерском учете организация расходы на ремонт отразила в составе расходов по обычным видам деятельности следующими проводками:

Дебет 10-5 Кредит 60

- 3000 руб. - отражена стоимость дискового массива, приобретенного для ремонта сервера;

Дебет 19 Кредит 60

- 540 руб. - учтен предъявленный поставщиком НДС;

Дебет 68 Кредит 19

- 540 руб. - принят к вычету НДС на основании счета-фактуры поставщика;

Дебет 23 Кредит 10-5

- 3000 руб. - отражены затраты на ремонт сервера;

Дебет 26 Кредит 23

- 3000 руб. - включены затраты на ремонт сервера в состав общехозяйственных расходов.