Тема 5. Делопроизводство и его организация. Виды документов

5.1. Делопроизводство в XVI — XVIII вв.

Понятие делопроизводства. Делопроизводством называется

процесс создания и перемещения документов в информацион­ных целях, а также в связи с их рассмотрением, утверждением и

исполнением. Делопроизводство включает в себя организацию хранения документов, т.е. определенный порядок размещения архивных материалов относительно друг друга. Организация

делопроизводства связана с основной деятельностью каждого фондообразователя. Для фондообразователя характерно нали­чие правового акта об его образовании, задачах, компетенции и порядке деятельности (закона, указа, декрета, положения и

т.п.). Иными словами, само понимание содержания документов и методика их изучения во многом зависят от знания исследо­вателем системы делопроизводства и основных особенностей

важнейших документов фондообразователей.

Создание системы документирования в России. Усовер­шенствование организации делопроизводства происходило постепенно, в неразрывной связи с историей архивного дела

в России. Система документирования как процесс создания документов и определенный порядок работы с ними сложи­лась к XVIв. С образованием в концеXVв. русского центра­лизованного государства выявилась необходимость в четкой организации документирования управленческой деятельности создаваемого высшего, центрального и местного государствен­ного аппарата. И хотя в этот период еще не было установленной структуры и зафиксированной регламентации деятельности приказов как органов отраслевого управления, тем не менее с точки зрения ведения документации прослеживалось опреде­ленное единообразие, которое проявлялось в их организации, системе распределения прав и обязанностей, составлении документов. Штат приказа состоял из судьи, дьяка, подьячих, сторожа и рассыльных. Подьячие делились на «старых», «средних» и «молодых». «Старые» подьячие составляли документы, «молодые» переписывали («белили») их. В обязанности «сред­них» подьячих входила справочная работа.

Делопроизводство в XVI—XVII вв. Это время можно назвать периодом становления системы документирования, которая строилась в основном на традициях и в отдельных случаях на указаниях закона. Некоторые нормы деятельности учреждений и документирования были зафиксированы в законодательных актах: судебниках 1497 г., 1550 г. и Уложении 1649 г. В период становления системы документирования, намечаются такие стадии работы с документами, как оформление приема доку­ментов, организация их исполнения и отправка.

Жизнь документа в учреждении начиналась оформлением его поступления. На обратной стороне полученного докумен­та, обычно под адресом, ставилась дата его поступления и отмечалось, кем документ доставлен. Эта помета служила на­чальной датой поступившего документа. Следующим этапом работы былонаправление на исполнение и исполнение документа. ВXVI—XVIIвв. этот процесс отличался уже определенной последовательностью. Функции чиновничьего аппарата были четко разграничены. В центральных учреждениях (приказах) поступивший документ попадал кдьяку — помощнику судьи, который делал пометку, как исполнить документ (составить черновик). В соответствии с этой пометой старший подьячий составлял черновик, после чего тот поступал к дьяку, который его «чернил», т.е. вносил исправления. Младший подьячий переписывал текст набело и передавал его старшему. Пере­писанный набело текст старший подьячий сличал с черно­виком, о чем делал пометку на обороте внизу. Затем документ поступал на просмотр к дьяку, который подписывал документ. Отличительной особенностью документирования деятельности приказов в этот период была, как уже отмечалось (см. разд. 1.1), столбцовая форма делопроизводства. Текст документов писался поперек, на узкой стороне бумажных полос. Если текст не умещался на одной такой полосе, его продолжали на другой. Исписанные полосы склеивались одна с другой, и получалась бумажная лента, длина которой зависела от величины текста. Текст писался на одной стороне. Оборотная сторона оставалась чистой и использовалась для адресов, резолюций, подписей и пр. Процессотправления документов являлся завершающим этапом работы с ними. В учрежденияхXVI—XVIIвв. он был несложным. Документы свертывались в свиток, так чтобы был читаем адрес, и запечатывались особой печатью. Длинный ряд склеенных листов сворачивался в трубку и отдавался нахранение. Это были свитки-столбцы, сохранившие свою форму вплоть доXVIIIв.

Делопроизводство в XVIIIв. В этот период начинается сле­дующий этап в развитии документирования. Создание, статус, устройство каждого государственного учреждения вXVIIIв. оформляется законом. Деятельность коллегий, созданных ПетромI, в отличие от приказов была основана на строгой законодательной регламентации прав и обязанностей членов коллегий, порядка работысдокументами. Преимущество кол­легий над приказами заключалось в коллегиальном обсуждении и решении дел, единообразии внутреннего устройства, четком разграничении функций. Документирование деятельности учреждений также получило свое законодательное оформле­ние: 28 февраля 1720 г. был утвержденГенеральный регламент, определивший задачи, функции, структуру и порядок рабо­ты коллегий. Этот документ был первым законодательным актом дореволюционной России,установившим систему до­кументирования, которая сохранила свое влияние вплоть до 1917 г. В нем была подробно описана организационная работа канцелярии; впервые законодательным актом определялся по­рядок приема документов. Возглавлял канцелярию секретарь, которому поручалось общее руководство делопроизводством коллегий. Он должен был следить, чтобы с документов были сняты и сохранены копии. На всех поступающих документах он ставил номер и дату подачи их в коллегию. Секретарь готовил дела к заседанию коллегии и докладывал их: от того, как этот чиновник подготовил дело к слушанию на заседании, нередко зависело и решение вопроса коллегией. Секретарь хранил пе­чать коллегии. Были определены обязанности и других членов канцелярии. Нотариус вел протоколы по определенной форме, наблюдал за исполнением решений, принятых коллегией.

Движение документа в учреждении. Регистрация докумен­тов. В соответствии с Генеральным регламентом этот процесс начиналсяоформлением приема документа. Отметку о по­ступлении делал секретарь в верхнем правом углу первой ли­цевой стороны документа. Она состояла издаты поступления

и его номера. Наличие номера свидетельствовало о том, что документы сталиучитываться. Учет документов по их ин­дивидуальным признакам, который оформлялся записью по установленной форме сведений о документе с целью их охраны и поиска, контроля исполнения, стали называтьрегистрацией. Генеральный регламент устанавливал порядок регистрации поступающих и отправляемых документов. Определены были цели регистрации. Прежде всего, она ставила задачуохраны документов. Одновременно регистрационные журналы являлись исправочным аппаратом. Кроме того, регистрация помогала осуществитьконтроль исполнения исистематизацию доку­ментов, поскольку регистрация отдельных групп документов (указов царя и Сената) производилась в специальных журна­лах. Ведение регистрационных журналов в коллегиях было возложено на коллежского регистратора. Наиболее важные документы составлялись секретарем, остальные — канцеля­ристами, но секретарь проверял их. Протоколы и резолюции составлял нотариус.

В XVIIIв. порядок исполнения и составления докумен­тов по сравнению сXVI—XVIIвв. изменился. Была введена определенного форматагербовая бумага трех образцов разной стоимости и величины. На каждом образце изображался госу­дарственный герб — двуглавый орел с обозначением под ним стоимости бумаги. В 1700 г. была отменена столбцовая форма делопроизводства и предписывалось все документы писать «в листы и тетради».

Сведения о специальной службе контроля исполнения до­кументов также относятся кXVIIIв. Согласно Генеральному регламенту за исполнением решений, принятых коллегией, наблюдал нотариус. Он вел специальную книгу — «настольный реестр», в котором указывалось, какие документы рассмотрены на заседании коллегии, а какие еще не рассмотрены. Во второй книге, которая велась в канцелярии, учитывалисьрешенные документы. Отправку документов также осуществляла канце­лярия. Для этого документы складывались в виде конвертов и опечатывались.

Таким образом, законодательное закрепление норм доку­ментирования было отличительной чертой рассматриваемого периода. Для всех центральных и местных учреждений была установлена единообразная система документирования.