Тема 4: Единица хранения (дело) как единица классификации.

Учетно-классификационной единицей в пределах архивного фонда является единица хранения документов.

Единицы хранения должны быть описаны., систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающим их учет, поиск и использование.

Единицы хранения систематизируются в пределах согласно схеме систематизации. Систематизация документов фонда производится в делопроизводстве организации при подготовке передачи документов в государственный архив.

Схема систематизации единиц хранения является основанием для внутренней организации документов архивного фонда и закрепляется описью документов. Схема систематизации архивного фонда организации может отражать исторически сложившуюся структуру фонда образователя, его функции, состав его фонда (виды, разновидности документов) или важнейшие темы, которые отражены в документах фонда.

Распределение единиц хранения внутри фонда проводится с учетом следующих признаков:

1. Структурный признак – имеется ввиду в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям фонда образователя.

2. Хронологический признак – имеется ввиду по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения.

3. Функциональный или тематический или предметно-опросный признак - имеется ввиду с учетом функций организаций или вопросов, которых касается содержание единиц хранения.

4. Номинальный признак – имеется ввиду по делопроизводственной форме, т.е. по видам и разновидностям документов.

5. Корреспондентский признак – имеется ввиду по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались данные единицы хранения.

6. Географический признак – имеется ввиду в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими наименованиями с которыми связано содержание документов либо их авторы.

7. Авторский признак – имеется в виду по автору (физическое лицо или организация).

Структурный и хронологический признаки применяются в двух вариантах схемы систематизации: хронологически-структурном (1) и структурно-хронологическом (2).

1 схема систематизации применяется по отношению к фондам действующих организаций с часто меняющейся структурой. При использовании этой схемы - единицы хранения группируются, прежде всего, по времени их создания, а в пределах каждой хронологической группы – по структурным подразделениям организации.

2 схема систематизации применяется по отношению к фондам организаций, которые имели стабильную структуру и изменения в которой происходили редко. При систематизации документов по этой схеме - единица хранения группируются, прежде всего, по структурным подразделения фонда образователя, а в пределах каждой структурной группы по времени формирования единиц хранения (сначала идут более ранние года, затем более поздние года).

Схемы систематизации фондов личного происхождения определяются составом фонда образователей, характером их деятельности, составом и объемом документов фонда.

Единицы хранения, вошедшие в объединенный архивный фонд располагаются по значимости фонда образователей, по хронологии их создания, по алфавиту названий. В пределах каждого фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, выбор схемы систематизации определяется характером деятельности конкретной организации, составом и объемом ее документов.

При расположении дел в систематическом порядке, они могут следовать по значимости авторов, корреспондентов, содержания делопроизводственных форм.

В канцелярии может быть группа дел с различными протоколами. Внутри этой группы лучше всего располагать дела с учетом значимости авторов протоколов.

Дела с перепиской также могут быть расположены по значимости адресата.