Лекция . Документация по трудовым отношениям.

1. Общие сведения о документации по личному составу.

2. Правила составления и оформления документов, входящих в личное дело работника.

3. Трудовая книжка: выдача, оформление, хранение.

1. Общие сведения о документации по личному составу

Документы по личному составу – это совокупность документов, фиксирующих этапы трудовой деятельности работников.

К таким документам относятся: трудовые договоры (соглашения); приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника); заявления; характеристики; трудовые книжки; личные карточки формы Т-2; лицевые счета по заработной плате; все документы, входящие в состав личного дела.

Документы по личному составу содержат персональные данные граждан, которые относятся к конфиденциальной информации в соответствии с законом РФ «Об информации, информатизации и защите информации» и не подлежат разглашению.

Документация по личному составу ведется с момента поступления работников на предприятие и должна храниться после их увольнения в зависимости от важности отдельных видов документов до нескольких десятков лет. Поэтому она выделена в самостоятельную группу.

Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.

Например, при рассмотрении трудового спора в суде большое значение имеет не только соответствие документов трудовому законодательству, но и их оформление по установленным правилам. Даже при верном применении трудового законодательства кадровая служба предприятия нередко проигрывает судебные споры с работниками из-за ошибок в документах (отсутствии каких-либо реквизитов или их неправильном оформлении).

2. Правила составления и оформления документов,

Входящих в личное дело работника

Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия, но чаще всего на руководителя и ведущих специалистов (при этом на остальных составляется личные карточки формы № Т–2).

В состав личных дел должны входить следующие документы:

• внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле (обложка);

• анкета или личный листок по учету кадров;

• автобиография или резюме;

• копии документов об образовании;

• копии документов об утверждении в должности;

• характеристики или рекомендательные письма;

• трудовой договор (контракт);

• заявление;

• копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;

• дополнение к личному листку по учету кадров;

• справки и др. документы, относящиеся к данному работнику.

Личное дело заводят после издания приказа о приеме работника. Все документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления (в хронологическом порядке) подшиваются в папку-скоросшиватель. На ее обложке указываются полностью: фамилия, имя, отчество сотрудника.

Личные дела сотрудников предприятия хранятся работником кадровой службы в сейфе и выдаются во временное пользование лишь определенным должностным лицам. Изменения в личные дела вносятся только лицами, ответственными за их ведение.

Личные дела госслужащих при переводе на новое место не заводятся, а пересылаются с прежнего места работы.

Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет, руководителей предприятия – постоянно (статья 337 «Перечня документов с указанием сроков хранения»).

1. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

2. При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность.

Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме рукописным способом.

В заявлении не принято писать предлог «от» (кого), а также употреблять архаизмы и канцеляризмы (весьма убедительно, заранее вам признателен, прошу не отказать и т.п.).

Заявление о приеме на работу рекомендуется составлять на бумаге формата А4 (это обеспечивает одноформатность листов документов личного дела, в которое заявление о приеме на работу подшивается). Заявление с визами руководителей структурных подразделений и резолюцией руководителя предприятия является основанием для издания распорядительного документа (заключение трудового договора, приказа о приеме на работу и т.д.).