2.1Служба доу на предприятии ооо «Миасссмебель».

Служба ДОУ на предприятии ООО «Миассмебель» действует на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно директору предприятия. Раньше в качестве службы ДОУ на предприятии работала канцелярия. Но сегодня вместо канцелярии создается отдел документационного обеспечения управления (ОДОУ), более приспособленный для работы с применением вычислительной и организационной техники. Построение службы ДОУ зависит от многих факторов, в том числе от назначения и структуры предприятия, численности его работников, объема документооборота по каждой делопроизводственной функции.

Общее руководство службой ДОУ осуществляет начальник службы, который подчинен заместителю руководителя предприятия по управлению. В свою очередь, начальнику службы ДОУ подчинен весь персонал службы.

В состав службы ДОУ входят:

- начальники внутренних подразделений;

- специалисты;

- технические исполнители.

Организация службы ДОУ регламентируется:

1) положением о службе;

2) инструкцией по документационному обеспечению управления;

3) инструкциями по отдельным видам деятельности, отнесенным к компетенции службы и ее должностных лиц;

4) должностными инструкциями персонала службы.(10)

В структурных подразделениях ответственность за организацию документационного обеспечения управления, соблюдение установленных правил и порядка в этой сфере возложено на их руководителей. Руководитель структурного подразделения назначает ответственного за делопроизводство подразделения.

Работа службы ДОУ регламентируется положением о ней, утвержденным руководителем предприятия, в состав которого включены следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Цели и задачи.

3. Функции.

4. Права.

5. Ответственность.

6. Взаимоотношения с другими структурными подразделениями.

Положение о службе ДОУ разработал и подписал руководитель службы, утвердил руководитель организации. Согласовано Положение с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи. (3)

2.2 Структура службы ДОУ на предприятии ООО «Миассмебель».

В состав службы документационного обеспечения управлением включены участки, осуществляющие экспедиционную обработку и доставку документов, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, машинописные и копировально-множительные работы, секретариат, отдел рационализации ДОУ (делопроизводства), архив.

1. Экспедиция – специализированный участок, осуществляющий прием и отправку по почте и курьерской связи документации и корреспонденции.

2. Секретариат – это структурное подразделение, создаваемое для обслуживания руководства организации. В его состав входят:

- приемная;

- секретариат руководителя и секретариаты заместителей руководителя;

- секретариат коллегии;

- протокольное бюро;

В соответствии с «Положением о секретариате», к функциям секретариата относятся:

- предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;

- подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации;

- организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем, документирование деятельности коллегиальных органов управления. (4)

3. Отдел рационализации ДОУ (делопроизводства) – это центр совершенствования ДОУ, методический центр.

В соответствии с «Положением об отделе рационализации », к его функциям относятся:

- разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства;

- разработка нормативно-методического обеспечения делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, табеля унифицированных форм и др.);

- разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения). (5)

4. Подразделение по учету и регистрации документов. В его задачи входит регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, контроль соответствия принятым правилам оформления документов, формирование и ведение справочно-информационного массива.

5. Группа контроля. В ее задачи входит контроль за сроками исполнения устных распоряжений руководителя, анализ исполнительской дисциплины, информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.

6. Группа подготовки документов осуществляет перепечатку документов с черновиков, считку и правку текстов документов, учет выполняемой работы.

7. Копировально-множительное бюро. Задачи бюро сводятся к копированию документов, тиражированию текстов документов, подготовке рекламной продукции, буклетов, брошюр.]

8. Архив организации – осуществляет прием от структурных подразделений отработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи, ведет учет и хранение документов, контроль за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях, готовит дела к передаче на государственное хранение.