1.Формы:планирование,учет,руководство,организация,инструктирование,контроль

2.СД-это совокупность взаимосвязанных док-в,используемые в опред сфере деятельности:бухгател,мировая,юридическая.Предметом изучения явл-ся административная система документирования.Включает в себя 3 группы:Организационно-распорядительная,справочно-информационная,документация по личному составу.Документ-от лат.способ доказательства или свидетельство-это информация,зафиксированная на матер.носители для передачи по времени и пространстве.Функции документа: информац,социальная,комуникативная,культурная.Спец функции: управленческая,правовая,историческая.Документ является средством закрепления прав.норм и правоотношений в обществе.

3.Дело производство-это отрасль деятельности человека по разработке и офрмлению офиц.документов,организации их учета,хранения и движения.Документиров.упр.деятельности-суть заключается в фиксации на бумаге или др.носителях по установки правилам управляющих действий.

4.УСД-это совокупность форм документов созданных по единным правилам и требованиям.функц в определ.сфере деятельности.Задачей УСД является сокращение многообразия применяемых к единному ввиду информации,структуры языка и стиля а так же процессов обработки учета и хранения.

5.Реквизит-это обязательной элемент оформления документа.Формулятор-образец-совокупность расположенных в определенной последов.реквизитов присущих всем видам документов.Формуляр указывает место реквезитов на месте бумаги.

6.Бланк документов-это стандартный лист бумаги с нанесенными на него постоянными реквизитами.Данный Гост предусматривает 3 вида бланков:

а.Общий бланк: наим.организац,место для даты и номера,место составления документа

б.Бланк конкретного вида документа: наименование вида документа

в.Бланк для письма:Разработка бывает с продольным и угловым расположением реквизитов

7. Документооборот -движение документа в организации с момента его создания или получения до момента создания или отправки.

Документооборот составляет 3 потока документа:

- входящие (поступающие)

-исходящие (отправляемые)

-внутренние док-ты

8.Прием и обработка входящих:

1.прием и обработка

2.рассотрение док-в руководителями

3.регистрация док-в

4.исполнение док-та

5.контроль исолнения док-в

6.хранение и использование док-в

7.передача документ. На архивн.хранение

Работа с исход.док-ми

1.составление проекта документа

2.согласование проекта

3.проверка правильности оформления документа

4.подписание и оформление

5.регистрация корреспонденции

6.отправка документа адресату

7.подшика 2-го экземпляра в дело

9.регистрация документов- это запись учетных данных о дкуметн по установленной форме, фиксирующий факт его создания, отправления или получения

10.контроль исполнения документов.

Исполнение документов включает:

1.сбор и обработку информации

2.подготовку проекта документа

3.оформление

4.согласование

5.предоставление на подпись

6.подготовку на пересылку адресату

11.номенклатура дел-оформленный в установленном порядке, систематизированный перечень заголовков дел с указанием их хранения

Нд ПРЕДНАЗНАЕНЫ ДЛЯ:

-классификации документов

-порядков оформления дел в делопроизводстве

-учета и поисков документа

-использование архивом организации в качестве учетного док-та при работе с елами относящимися к разряду дел с временными сроками хранения

-использ.в качестве основы для составл.актов по выделению уничтожения дел истекш.сроками хранения

Виды:

-типовые

-примерные

-конкретные

12.опираются на документы:

-устав организации

-штатное расписание

-планы и отчеты о работе

-номенклатура организации за прошл.годы

Номенкл.содержит след.граф

1.индекс дела

2.заголовок дела

3.кол-во дел

4.сроки хранения

5.примечания

Этапы:

1.составление

2согласвание

3утверждение

4ввод в действие

№ 13 по тематическому признаку делятся на Коммерческие – используются при подготовке к заключению коммерческой сделки, а также при выполнении условий договоров. К ним относятся следующие деловые письма: оферта (письмо-предложение) – заявление лица о желании заключить сделку

письмо-запрос - обращение одной стороны к другой о желании заключить сделку,

рекламация (письмо-претензия) - претензии к стороне сделки, которая нарушила принятые на себя по договору обязательства, и требование возмещение убытков. Некоммерческие (собственно деловые письма) – используются при решении различных организационных, правовых вопросов, экономических взаимоотношений. К ним относятся: благодарственное письмо

гарантийное письмо

информационное письмо (письмо-извещение, письмо-сообщение, письмо-уведомление)

письмо-напоминание

письмо-подтверждение

письмо-поздравление письмо-приглашение

письмо-просьба

письмо-соболезнование

сопроводительное письмо

По функциональному признаку деловые письма делятся на: Письма-ответы – ответы на инициативные письма. Инициативные письма – составляются по инициативе адресанта с определенной целью. Письма, требующие ответа письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение

По признаку получателя деловые письма делят на: Циркулярные письма – письма, адресованные нескольким получателям одновременно. Обычные письма - адресованные одному конкретному получателю. По композиционному признаку деловые письма бывают: Одноаспектные – рассматривают один вопрос. Многоаспектные – затрагивают несколько вопросов одновременно. По структуре выделяют следующие деловые письма: Регламентированные – составляются по определенному установленному образцу. Нерегламентированные – содержат авторский текст и составляются в свободной форме, не имеют установленного образца. По форме отправления деловые письма могут быть: Конвертные – отправленные с помощью почты в конверте. Электронные – отправленные в электронном виде на e-mail. Факсовые – отправленные по факсу.

№14 структура делового письма Вступление. Делается для того, чтобы адресат сразу имел возможность получить четкое представление, о чем письмо. Вступление включает в себя: заголовок. Это тема письма, которая в краткой форме определяет его цель. Например, «Касательно заказа на поставку запчастей», «Об изменении цен на продукцию». обращение. Лучше употреблять персональное обращение, по возможности постарайтесь узнать и указать фамилию либо должность адресата. Например, «Уважаемый господин Волков!», «Уважаемая Наталья Ивановна!», «Уважаемый господин директор!», «Уважаемые партнеры!». В обращении не принято употреблять сокращения типа «г-н», «г-жа», а также инициалы человека. цель письма. Краткая формулировка основной причины, по которой отправляется данное деловое письмо. Например, «Обращаюсь с письмом в связи с…», «Согласно телефонному разговору…», «Компания «Y» предлагает …», «Доводим до Вашего сведения, что …». Основная часть. Изложение основной сути делового письма. Основная часть должна состоять из нескольких взаимосвязанных между собой и выстроенных в логическом порядке предложений. Заканчивается этот раздел подведением итогов с выражением надежды, уверенности, извинения и т.п. – в зависимости от темы письма. Заключение – вежливая подпись. Заключительные фразы зависят от темы письма и степени знакомства с адресатом. Например, «С уважением, …», «Искренне Ваш …». Под этими фразами указывается Ваша должность и подпись – фамилия, имя, отчество. Если Вы довольно хорошо знакомы с адресатом, можете просто написать: «С наилучшими пожеланиями», «Всего наилучшего» без указания должности. Таким образом, вступление, основная часть и заключение - три основных составляющих в структуре делового письма.

№15 корреспонденция… Доставка документов в управление осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи. доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте. Документы, поступающие в управление на бумажных носителях, проходят обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение начальником управления и, согласно его резолюции, передаются заместителям начальника и исполнителям. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. При обнаружении повреждений, отсутствии документов и приложений к ним составляется акт в трех экземплярах: первый остается в отделе, второй приобщается к поступившему документу, третий пересылается отправителю. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю или пересылаются по назначению. Конверты от вложенных документов, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда: дата почтового штемпеля на конверте служит письменным подтверждением времени отправки; только по конверту можно определить адрес отправителя. Срочные документы после регистрации доставляются незамедлительно под роспись с указанием даты и времени их получения. При приеме корреспонденции, доставляемой нарочным, проверяется правильность доставки, целостность упаковки и соответствие номеров документов (пакетов), записанных в разносных книгах.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Входящая служебная корреспонденция распределяется на регистрируемую и нерегистрируемую. Входящая корреспонденция, определяемая перечнем, передается адресатам без регистрации. Регистрируются все документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние (справки, служебные и докладные записки) и отправляемые. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания. При передаче документа из одного отдела в другой он повторно не регистрируется. Таким образом, поступившие документы проходят следующие этапы: - первичную обработку - предварительное рассмотрение, разметку - регистрацию - рассмотрение документов руководством - направление на исполнение - контроль исполнения - исполнение документов - подшивку документов в дела

№16 Классификация документов по личному составу Документы по личному составу – архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем.1 Достаточно краткое определение документов по личному составу включает в себя значительный комплекс определенных видов и разновидностей документов, фиксирующих в том числе и отношения, выходящие за рамки понятия трудовых. Термин «документы по личному составу» является весьма обобщенным названием обширного массива документов, которые образуются в процессе документирования взаимоотношений государства и отдельных граждан. С небольшими дополнениями схема классификации выглядит следующим образом: 1. Документы, фиксирующие трудовую деятельность человека: приказы по личному составу, записки о приеме, увольнении, перемещении, списки работников, личные дела, личные карточки по форме Т-2, трудовые книжки, трудовые договоры, контракты.

2. Документы, отражающие финансовую сторону трудовой деятельности человека: штатные (штатно-списочный состав) расписания, лицевые счета (налоговые карточки, документы индивидуального (персонифицированного) учета)3, ведомости на получение заработной платы, единовременные трудовые соглашения, документы (ведомости, справочники, сетки) по тарификации, документы об установлении персональных окладов, ставок, надбавок. 3. Документы, фиксирующие производственно-трудовой травматизм, а также удостоверяющие работу человека в условиях вредного производства и дающие право на льготы, получение льготной пенсии, в том числе и по инвалидности: коллективный договор, документы (акты, заключения, протоколы) о производственных авариях и несчастных случаях, акты расследования профессиональных отравлений, заболеваний, списки работающих на производстве с вредными условиями труда, перечни профессий с вредными условиями труда, разработанными на предприятии, табели (подземные табели) и наряды работников вредных профессий, журналы инсруктажа по технике безопасности и др.

Документы, фиксирующие образование, повышение квалификации: списки работников с высшим и специальным образованием и карточки их учета, подлинные личные документы, удостоверяющие образование, протоколы заседаний государственных экзаменационных комиссий, протоколы заседаний и постановления аттестационных и квалификационных комиссий. 5. Документы, фиксирующие должностные и иные заслуги человека: списки награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий, документы (характеристики, автобиографии, выписки решений и др.) о представлении к государственным и ведомственным наградам, присвоению ученых степеней, званий, присуждению премий, протоколы заседаний специализированных советов по защите диссертаций и присуждению ученых степеней. 6. Учетные документы, фиксирующие факт совершившегося события, создания документов или их выдачи: книги регистрации актов гражданского состояния, книги прописки (домовые книги), документы сплошных, выборочных, единовременных переписей, документы и книги учета нотариальных действий, карточки, журналы учета награжденных лиц, книги регистрации приказов по личному составу, учета личных дел, книги регистрации несчастных случаев, учета аварий, выдачи трудовых книжек, дипломов, аттестатов, свидетельств и т.д. Особую группу документов по личному составу составляют личные дела граждан, которые в свою очередь можно разделить на подгруппы: – личные работников; – личные (наградные) дела; – личные дела по аттестации (аттестационные дела); – личные дела учащихся, студентов, аспирантов; – личные дела по усыновлению детей;

№17Приказ - основной распорядительный документ, чаще всего встречающийся в практике управления. Приказы издаются руководителем организации, действующим на основе единоначалия, т.е. подписать приказ вправе только первое лицо организации или лицо, исполняющее его обязанности, если это оформлено в установленном порядке. Приказы издаются по вопросам административной деятельности, требующим правового решения.

В любой организации существуют две группы приказов: приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия (создание, изменение масштаба деятельности, ликвидация структурного подразделения, утверждение или изменение положений, инструкций, правил, планов, структуры, назначение комиссий и т.д.). Формуляр приказа: постоянные реквизиты "единого" бланка: эмблема (03); наименование организации (06); наименование вида документа (08) (ПРИКАЗ); переменные реквизиты "единого" бланка: дата (09); регистрационный номер (10); место составления или издания документа (12); заголовок (17); текст (19); отметка о наличии приложения (20)(См. прим. 1); подпись (21); визы (23). Заголовок приказа (17) отвечает на вопрос «о чем?». Например: или Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагают факты, соображения, т.е. основание (мотивы) издания приказа. Как правило, констатирующая часть приказа начинается со слов В целях..., С целью..., В соответствии с ... (ссылка на нормативный документ), На основании... (ссылка на нормативный документ или на документ вышестоящей организации), В связи... и т.д. В констатирующей части приказа могут быть перечислены факты, события, послужившие основанием для его издания, дана оценка ситуации. Констатирующую часть приказа можно опустить, если распорядительная часть не нуждается в обосновании.

№18 кофиденциальность… обеспечение защиты конфиденциальной информации предназначено для регламентации процессов обеспечения информационной безопасности фирмы, в том числе при работе персонала с конфиденциальной информацией, документами, делами и базами данных. Оно включает в себя ряд обязательных организационных, инструктивных и информационных документов, устанавливающих принципы, требования и способы предотвращения пассивных и активных угроз ценной информации, которые могут возникнуть по вине персонала, конкурентов, злоумышленников и других лиц. важным регламентирующим документом является Инструкция по обеспечению безопасности собственной информации предпринимательской фирмы. Она необходима для организации работы по защите конфиденциальной и ценной документированной информации и включает в себя:

«Обязанности сотрудников фирмы при работе с конфиденциальной информацией»;

«Порядок доступа сотрудников к конфиденциальным документам и базам данных, оформление доступа»;

«Обеспечение сохранности документов на бумажных и магнитных носителях при работе с ними руководителей, исполнителей (специалистов) и технического персонала»;

«Порядок сохранения тайны фирмы при проведении совещаний, заседаний и переговоров»;

«Требования к помещениям для работы с конфиденциальной информацией»;

«Порядок охраны территории, здания, помещений, транспортных средств и персонала фирмы»;

«Пропускной режим помещений фирмы, учет и порядок выдачи удостоверений, пропусков и визуальных идентификаторов»;

«Порядок приема, учета и контроля деятельности посетителей»;

«Требования к защите информации в рекламной и выставочной работе, публикациях, при интервьюировании и собеседованиях»;

«Организационное обеспечение защиты информации в ПЭВМ и линиях связи, при использовании в обработке документов средств организационной техники»;

«Ответственность сотрудников фирмы за разглашение конфиденциальной информации и утрату ценных документов».

Инструкция по обработке, хранению и движению конфиденциальных документов предпринимательской фирмы предназначена для организации работы сотрудников службы конфиденциальной документации, менеджера (референта) по безопасности, управляющего делами фирмы. Основные разделы этой инструкции:

«Структура защищенного документооборота фирмы»;

«Установление, изменение и снятие грифа конфиденциальности документов»;

«Порядок составления, изготовления и издания конфиденциальных документов»;

«Копирование и размножение документов»;

«Прием и распределение поступивших документов»;

«Учет (регистрация) документов»;

«Отправка и рассылка документов»;

«Порядок передачи документов в процессе их рассмотрения и исполнения»;

«Контроль исполнения документов»;

«Порядок систематизации документов и формирования дел»;

«Порядок передачи документов и дел в архив фирмы, уничтожения документов и дел с истекшим сроком хранения»;

«Оперативное (текущее) и архивное хранение дел»;

«Проверка наличия документов, дел, баз данных и носителей конфиденциальной информации»;

«Правила хранения и использования бланков документов, печатей и штампов».

25. Организация справочно-информационной работы учреждений.

Условием успешной деятельности службы ДОУ в области информационно-справочной работы является создание справочной картотеки (справочного аппарата), в которой регистрационные карточки расположены по определенной системе

Задача справочного аппарата в делопроизводстве заключается в ответе в любой момент на два вопроса: первый — в каком подразделении, у кого из исполнителей и в какой стадии исполнения находится искомый документ, второй — в каком документе (в каких документах) находится конкретная информация по нужному вопросу.

Информационно-справочная работа может быть построена как традиционно с использованием справочных карточек, так и в автоматизированном режиме. Рассмотрим кратко оба подхода.

Справочные картотеки при централизации регистрационно-справочных операций располагаются в канцелярии и контрольной группе. При децентрализованном осуществлении операций картотеки находятся в структурных подразделениях организации.

Карточки группируют в картотеке по признакам, которые полностью зависят от содержания, запросов, которые должны удовлетворяться с ее помощью.

Справочная картотека делится на две части: в первую входят карточки на неисполненные документы, во вторую — на исполненные.

По мере исполнения карточки из разделов первой части картотеки перемещаются в соответствующую рубрику < второй части. На регистрационной карточке, помещаемой во второй раздел картотеки, должны быть заполнены все графы, содержащие сведения о документе.

Справочные карточки передают в архив вместе с законченными делопроизводством делами и документами.

Возможности информационно-справочного обслуживания с внедрением автоматизированной системы регистрации документов значительно расширились. Автоматизированная система позволяет находить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа. Загрузка операционный системы, структура магнитного диска

Поиск сведений по конкретному документу может выполняться по неисполненным исполненным документам, по всей оперативной базе данных текущего года, а при необходимости по документам предшествующих лет (архивная база данных).

При необходимости получения информации по конкретному документу на экран выводится, а затем распечатывается соответствующая регистрационная форма. Результаты поиска информации по группе документов выводятся на экран в табличной форме, а также при необходимости могут быть распечатаны.

Сведения по неисполненному документу или по исполненному соответственно показывают, у какого исполнителя находится документ или в какое дело данный документ подшит.

В настоящее время получают все большее распространение полнотекстовые системы поиска необходимой информации. В этих целях к регистрационной карточке на документ прикрепляется файл с текстом самого документа. Такие системы позволяют осуществить поиск не только по реквизитам регистрационной карточки, но и по содержанию самого документа— искать данный документ по ключевым словам или словосочетаниям.

Использование компьютерных технологий ускоряет документооборот, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершенствует управление организации в целом.