26,27. Меню «Файл» (основной режим работы с файлами Word):

• создать новый документ. Имя файла - до 256 символов. Файлы лучше создавать в папке «Мои документы» и её подкаталогах, так как по умолчанию Word открывает эту папку;

• открыть - выбрать по дереву дисков файл с расширением DOC и его открыть двумя щелчками левой кнопки мыши;

• закрыть – прекращение работы с текущим файлом в окне;

• сохранить – запись внесенных изменений без прекращения работы. Или иконка «Дискета»;

• сохранить как – запись файла с новым именем и продолжение работы с новым файлом;

• свойства:

• общие: тип, папка и размер файла, даты создания и последнего редактирования;

• документ – его характеристики: автор и учреждение из установки Windows. Некоторые данные могут пригодиться при поиске файла;

• статистика: количество редакций, общее время правки текста, количество страниц, абзацев, символов и т.д.

Другие варианты открытия и создания документа Word:

• в меню файл в нижней части показаны 4 последних записанных файла (в меню «Сервис» – «Параметры» - вкладка «Общие» – «Помнить список» - можно указать показ 9 файлов);

• можно выбрать документ из списка 10-ти документов MS Office: кнопка «Пуск»  – пункт  “Документы”  – далее выбрать по имени из списка;

• кнопка «Пуск» – пункт «Открыть документ MS Office» (или создать) – указать в пункте «Тип файлов» из ниспадающего списка «Документы» – открыть каталог на диске, где расположен файл;

• если документы хранятся в папке “Мои документы” – выбрать их из этой папки (на Рабочем столе).

Меню "Файл" (File) Здесь вы найдётё команды основных операций с уже готовым документом: создание нового документа, открытие или закрытие уже сусществующего, команда предворительного просмотра перед печатью. Здесь вы можете установить необходимые вам параметры страницы MIcrosoft Word, заполнить "карточку свойств" готового документа. Как правило, внизу выпадающего меню "Файл" вы найдёте список документов, с которыми работали в последнее время.

Меню "Правка" (Edit) С помощью пунктов этого меню вы можете отменить или повторить последние выполненные вами операции. Word способен запоминать, повторять и отменять практически все действия, производимые вами в процессе создания документа. Кроме того, в этом меню вы найдете команды - операции с фрагментами текста. Также здесь есть меню поиска.

Меню "Вид" (View) С его помощью вы можете изменить практически любой параметр внешнего вида вашего документа и все окна. Вы можете добавить или убрать любые элементы интерфейса (линейка, дополнительные панели инструментов), изменить масштаб и т.д. и т.п. Здесь вы можете выбрать колонтитулы - специальные пометки, которые будут автоматически добавляться в начало или в конец каждой заданной вами страницы.

Меню "Вставка" (Insert) Трудно даже перчислить всё, что вы можете вставить в документ Microsoft Word! Во-первых, с помощью этого меню вы можете добавить в документ новые элементы, например, примечания, сноски и оглавление (которое Word способен составлять автоматически), включить автоматическую нумерацию страниц. Также можно добавить в документ любой объект не текстового формата - картинку, таблицу, и т.п.

Меню "Формат" (Format) В меню "Формат" включены всевозможные параметры форматирования текста. Здесь вы можете изменять параметры абзаца, отступа, параметры шрифта.

Меню "Сервис" (Tools) С помощью пункта "параметры" в меню "сервис" вы получаете доступ к самым важным настройкам Word, здесь также находятся команды "проверка орфографии", "автозамена", и т. д.

Меню "Таблица" (Table) В меню "Таблица" сосредоточены параметры управления таблицами. Здесь вы можете вставить таблицу, созданную, к примеру в Excel, можете нарисовать новую, разбивать ячейки или таблицу.

28. Процедура построения графиков и диаграмм в Excel отличает­ся как широкими возможностями, так и необычайной легкостью. Любые данные в таблице всегда можно представить в графиче­ском виде. Для этого используется мастер диаграмм, который вызывается нажатием на кнопку с таким же названием, располо­женную на стандартной панели инструментов. Эта кнопка при­надлежит категории кнопок Диаграмма.

Мастер диаграмм - это процедура построения диаграммы, со­стоящая из четырех шагов(выбор типа будущего изображения, источник данных для диаграм­мы, установить такие па­раметры диаграммы, как заголовки и различные подписи, оси, а также формат вспомогательных элементов диа­граммы (координатной сетки, легенды, таблицы данных), необходимо установить параметры размещения диаграммы). На любом шаге Вы можете нажать кнопку Готово, в результате чего построение диаграммы завер­шится. С помощью кнопок Далее> и <Назад Вы можете управ­лять процессом построения диаграммы.

Кроме того, для построения диаграммы можно воспользовать­ся командой Вставка / Диаграмма.

Построив диаграмму, Вы можете добавлять и удалять ряды данных, изменять многие параметры диаграммы с помощью спе­циальной панели инструментов.

В процессе построения диаграммы Вам предстоит определить место, где будет расположена диаграмма, а также ее тип. Вы должны также определить, где и какие надписи должны присут­ствовать на диаграмме. В результате Вы получаете хорошую заготовку для дальнейшей работы.

Другими словами, после нажатия кнопки Готово Вы получаете набор объектов для форматирования. Для каждого элемента диа­граммы можно вызвать свое меню форматирования или воспользо­ваться панелью инструментов. Для этого достаточно щелкнуть мышью на элементе диаграммы, чтобы выделить его, а потом на­жать правую кнопку мыши для вызова меню со списком команд форматирования. В качестве альтернативного способа перехода в режим форматирования элемента диаграммы Вы можете дважды щелкнуть на нем мышью. В результате Вы сразу оказываетесь в окне диалога форматирования объекта.

Термин "диаграмма активна" означает, что в углах и на сере­динах сторон поля диаграммы расположены маркеры, которые имеют вид маленьких черных квадратиков. Диаграмма становится активной, если Вы нажмете кнопку мыши в любом месте диа­граммы (предполагается, что Вы находитесь вне диаграммы, то есть курсор установлен в ячейке активного листа книги). Когда диаграмма активна, Вы можете изменять размеры поля и пере­мещать ее по рабочему листу.

Работа с элементами или объектами диаграммы выполняется в режиме редактирования диаграммы. Признаком режима редакти­рования диаграммы является наличие окантовки границы поля и маркеров, расположенных по углам и серединам сторон поля диа­граммы. Маркеры имеют вид черных квадратиков и находятся внутри области диаграммы. Для перехода в режим редактирования дважды нажмите кнопку мыши на диаграмме.

Для перемещения по элементам диаграммы Вы можете ис­пользовать клавиши-стрелки. При переходе на элемент вокруг него появляются маркеры. Если в этот момент нажать правую кнопку мыши, то появится меню со списком команд для форма­тирования активного элемента.

29. Для представления данных в удобном виде используют таблицы. Компьютер позволяет представлять их в электронной форме, а это дает возможность не только отображать, но и обрабатывать данные. Класс программ, используемых для этой цели, называется электронными таблицами.

Особенность электронных таблиц заключается в возможности применения формул для описания связи между значениями различных ячеек. Расчет по заданным формулам выполняется автоматически. Изменение содержимого какой-либо ячейки приводит к пересчету значений всех ячеек, которые с ней связаны формульными отношениями и, тем самым, к обновлению всей таблицы в соответствии с изменившимися данными.

Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без проведения расчетов вручную или специального программирования. Наиболее широкое применение электронные таблицы нашли в экономических и бухгалтерских расчетах, но и в научно-технических задачах электронные таблицы можно использовать эффективно, например для:

1. проведения однотипных расчетов над большими наборами данных;

2. автоматизации итоговых вычислений;

3. решения задач путем подбора значений параметров, табулирования формул;

4. обработки результатов экспериментов;

5. проведения поиска оптимальных значений параметров;

6. подготовки табличных документов;

7. построения диаграмм и графиков по имеющимся данным.

Одним из наиболее распространенных средств работы с документами, имеющими табличную структуру, является программа Microsoft Excel.

Программа Microsoft Excel предназначена для работы с таблицами данных, преимущественно числовых. При формировании таблицы выполняют ввод, редактирование и форматирование текстовых и числовых данных, а также формул. Наличие средств автоматизации облегчает эти операции. Созданная таблица может быть выведена на печать.

Ввод, редактирование и форматирование данных

Разные таблицы могут содержать совершенно разную информацию. Некоторые ячейки таблицы содержат текст, некоторые — числовые данные. С точки зрения программы Excel ячейка может содержать три вида данных.

Текстовые данные представляют собой строку текста произвольной длины. Программа Excel воспроизводит такие данные точно в том виде, в каком они были введены. Ячейка, содержащая текстовые данные, не может использоваться в вычислениях. Если Excel не может интерпретировать данные в ячейке как число или как формулу, программа считает, что это текстовые данные.

Числовые данные — это отдельное число, введенное в ячейку. Excel рассматривает данные как число, если формат данных позволяет это сделать. Как числа рассматриваются данные определяющие даты или денежные суммы. Ячейки, содержащие числовые данные, могут использоваться в вычислениях.

Если ячейка содержит формулу, значит, эта ячейка вычисляемая, то есть, значение ячейки может зависеть от значения других ячеек таблицы. Содержимое ячейки рассматривался как формула, если оно начинается со знака равенства (=). Все формулы дают числовой результат.

Ввод текста и чисел. Ввод данных осуществляют непосредственно в текущую ячейку или в строку формул, располагающуюся в верхней части окна программы непосредственно под панелями инструментов (см. рис. 2). Место ввода отмечается текстовым курсором. Если начать ввод нажатием алфавитно-цифровых клавиш, данные из текущей ячейки заменяются вводимым текстом. Если щелкнуть на строке формул или дважды на текущей ячейке, старое содержимое ячейки не удаляется и появляется возможность его редактирования. Вводимые данные в любом случае отображаются как в ячейке, так и в строке формул.

Чтобы завершить ввод, сохранив введенные данные, используют кнопку Enter в строке формул или клавишу ENTER. Чтобы отменить внесенные изменения и восстановить прежнее значение ячейки, используют кнопку Отмена в строке формул или клавишу ESC. Для очистки текущей ячейки или выделенного диапазона проще всего использовать клавишу DELETE.

Форматирование содержимого ячеек. Текстовые данные по умолчанию выравниваются по левому краю ячейки, а числа — по правому. Чтобы изменить формат отображения данных в текущей ячейке или выбранном диапазоне, используют команду Формат > Ячейки. Вкладки этого диалогового окна позволяют выбирать формат записи данных (количество знаков после запятой, указание денежной единицы, способ записи даты и прочее), задаешь направление текста и метод его выравнивания, определять шрифт и начертание символов, управлять отображением и видом рамок, задавать фоновый цвет.

Вычисления в электронных таблицах

Формулы. Вычисления в таблицах программы Excel осуществляются при помощи формул. Формула может содержать числовые константы, ссылка на ячейки и функции Excel, соединенные знаками математических операций. Скобки позволяют изменять стандартный порядок выполнения действий. Если ячейка содержит формулу, то в рабочем листе отображается текущий результат вычисления згой формулы. Если сделать ячейку текущей, то сама формула отображается в строке формул.

Правило использования формул в программе Excel состоит в том, что, если значение ячейки действительно зависит от других ячеек таблицы, всегда следует использовать формулу, даже если операцию легко можно выполнить в «уме». Это гарантирует, что последующее редактирование таблицы не нарушит ее целостности и правильности производимых в ней вычислений.

сылки на ячейки. Формула может содержать ссылки, то есть адреса ячеек, содержимое которых используется в вычислениях. Это означает, что результат вычисления формулы зависит от числа, находящегося в другой ячейке. Ячейка, содержащая формулу, таким образом, является зависимой. Значение, отображаемое в ячейке с формулой, пересчитывается при изменении значения ячейки, на которую указывает ссылка.

Ссылку на ячейку можно задать разными способами. Во-первых, адрес ячейки можно ввести вручную. Другой способ состоит в щелчке на нужной ячейке или выборе диапазона, адрес которого требуется ввести. Ячейка или диапазон при этом выделяются пунктирной рамкой. Все диалоговые окна программы Excel, которые требуют указания номеров или диапазонов ячеек, содержат кнопки, присоединенные к соответствующим полям. При щелчке на такой кнопке диалоговое окно сворачивается до минимально возможного размера, что облегчает выбор нужной ячейки (диапазона) с помощью щелчка или протягивания (рис. 3).

При этом ячейки (диапазоны), от которых зависит значение формулы, выделяются на рабочем листе цветными рамками, а сами ссылки отображаются в ячейке и в строке формул тем же цветом. Это облегчает редактирование и проверку правильности формул. Абсолютные и относительные ссылки. По умолчанию, ссылки на ячейки в формулах рассматриваются как относительные. Это означает, что при копировании формулы адреса в ссылках автоматически изменяются в соответствии с относительным расположением исходной ячейки и создаваемой копии.

Пусть, например, в ячейке В2 имеется ссылка на ячейку A3. В относительном представлении можно сказать, что ссылка указывает на ячейку, которая располагается на один столбец левее и на одну строку ниже данной. Если формула будет скопирована в другую ячейку, то такое относительное указание ссылки сохранится. Например, при копировании формулы в ячейку ЕА27 ссылка будет продолжать указывать на ячейку, располагающуюся левее и ниже, в данном случае на ячейку DZ28.

При абсолютной адресации адреса ссылок при копировании не изменяются, так что ячейка, на которую указывает ссылка, рассматривается как не табличная. Для изменения способа адресации при редактировании формулы надо выделить ссылку на ячейку и нажать клавишу F4. Элементы номера ячейки, использующие абсолютную адресацию, предваряются символом $. Например, при последовательных нажатиях клавиши F4 номер ячейки А1 будет записываться как А1, $А$1, А$1 и $А1. В двух последних случаях один из компонентов номера ячейки рассматривается как абсолютный, а другой — как относительный.

30,31. Если методы сжатия данных применяются к готовым файлам, то часто вместо термина "сжатие данных" употребляют термин "архивация данных", сжатый вариант данных называют архивом, а программные средства, которые реализуют методы сжатия называются архиваторами.

В зависимости от того, в каком объекте размещены данные, подлежащие сжатию различают:

Сжатие (архивация) файлов: используется для уменьшения размеров файлов при подготовке их к передаче каналами связи или к транспортированию на внешних носителях маленькой емкости;

Сжатие (архивация) папок: используется как средство уменьшения объема папок перед долгим хранением, например, при резервном копировании;

Сжатие (уплотнение) дисков: используется для повышения эффективности использования дискового просторную путем сжатия данных при записи их на носителе информации (как правило, средствами операционной системы).

Существует много практических алгоритмов сжатия данных, но все они базируются на трех теоретических способах уменьшения избыточности данных. Первый способ состоит в изменении содержимого данных, второй - в изменении структуры данных, а третий - в одновременном изменении как структуры, так и содержимого данных.

Если при сжатии данных происходит изменение их содержимого, то метод сжатия называется необратимым, то есть при восстановлении (разархивировании) данных из архива не происходит полное восстановление информации. Такие методы часто называются методами сжатия с регулированными потерями информации. Понятно, что эти методы можно применять только для таких типов данных, для которых потеря части содержимого не приводит к существенному искажению информации. К таким типам данных относятся видео- и аудиоданные, а также графические данные. Методы сжатия с регулированными потерями информации обеспечивают значительно большую степень сжатия, но их нельзя применять к текстовым данным. Примерами форматов сжатия с потерями информации могут быть:

JPEG - для графических данных;

MPG - для для видеоданных;

MP3 - для аудиоданных.

Если при сжатии данных происходит только изменение структуры данных, то метод сжатия называется обратимым. В этом случае, из архива можно восстановить информацию полностью. Обратимые методы сжатия можно применять к любым типам данных, но они дают меньшую степень сжатия по сравнению с необратимыми методами сжатия. Примеры форматов сжатия без потери информации:

GIF, TIFF - для графических данных;

AVI - для видеоданных;

ZIP, ARJ, RAR, CAB, LH - для произвольных типов данных.

Существует много разных практических методов сжатия без потери информации, которые, как правило, имеют разную эффективность для разных типов данных и разных объемов. Однако, в основе этих методов лежат три теоретических алгоритма:

алгоритм RLE (Run Length Encoding);

алгоритмы группы KWE(KeyWord Encoding);

алгоритм Хаффмана.

Алгоритм RLE

В основе алгоритма RLE лежит идея выявления повторяющихся последовательностей данных и замены их более простой структурой, в которой указывается код данных и коэффициент повторения

Алгоритмы группы KWE

В основе алгоритма сжатия по ключевым словам положен принцип кодирования лексических единиц группами байт фиксированной длины

Алгоритм Хаффмана

В основе алгоритма Хаффмана лежит идея кодирования битовыми группами. Сначала проводится частотный анализ входной последовательности данных, то есть устанавливается частота вхождения каждого символа, встречащегося в ней. После этого, символы сортируются по уменьшению частоты вхождения.

Основная идея состоит в следующем: чем чаще встречается символ, тем меньшим количеством бит он кодируется

Коэффициент сжатия — основная характеристика алгоритма сжатия. Она определяется как отношение объёма исходных несжатых данных к объёму сжатых, то есть:

k = So/Sc,

где k — коэффициент сжатия, So — объём исходных данных, а Sc — объём сжатых. Таким образом, чем выше коэффициент сжатия, тем алгоритм эффективнее. Следует отметить:

если k = 1, то алгоритм не производит сжатия, то есть выходное сообщение оказывается по объёму равным входному;

если k < 1, то алгоритм порождает сообщение большего размера, нежели несжатое, то есть, совершает «вредную» работу.