Ответ на задание 1.

1. Не указана организационно-правовая форма собственности организации. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах (ГОСТ Р 6.30-2003., п.3.8)

2. Регистрационный индекс, дата подписания документа, место создания проставляются в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003, приложение А.,рис.1А.

(на отдельной строчке указывается дата подписания документа и регистрационный индекс, на следующей строчке – место создания документа, т.е. город в соответствии с классификатором административно-территориальных делений)

3. Акт относится к документам, обретающим юридическую силу после утверждения. В задании этот реквизит отсутствует.

4. В тексте акта отсутствует «основание».

5. В конце текста акта принято указывать количество экземпляров акта и места их нахождения.

6. В реквизите «подпись» расшифровка подписи проставляется в следующей последовательности: Инициалы, фамилия (ГОСТ Р 6.30-2003, п.3.22).

7. Акт подписывает председатель и члены комиссии (ГОСТ Р 6.30-2003, п.3.22).

Ответ на задание 2.

1. Не указан код по ОКПО.

2. номер приказа по личному составу имеет смешанный форму - буквенно-цифровую (92-О), он не должен совпадать с нумерацией приказа по основной деятельности

3. Не указан табельный номер работника.

4. Неверно указан период, за который предоставляется отпуск: должен указываться не период отработанный до начала его предоставления, а рабочий год, за который предоставляется отпуск.

5. Не заполнен итоговый раздел «В» в унифицированной форме приказа о предоставлении отпуска Т-6.

6. Работник был ознакомлен с приказом до его регистрации, что недопустимо, т.к. работников следует знакомить только с полностью оформленными документами, имеющими юридическую силу.

7. В приказе отсутствует отметка об исполнении документа и направления его в дело.

Ответ на задание 3.

1. Необходимо указать адресата справки.

2. Отсутствует реквизит «Вид документа»

3. Отсутствуют реквизиты «дата» и «регистрационный номер» документа.

4. Отсутствует реквизит «место составления документа»

5. Текст справки начинается с Фамилии, имени, отчества (полностью), указанных в именительном падеже.

6. Наименование организации – автора документа и вышестоящей организации указываются в верхнем поле документа.

7. Формулировка «вышеуказанный товарищ» является архаичной и в современном делопроизводстве не употребляется.

8. Отсутствует правильно оформленный реквизит «Подпись» (наименование должности от начала левого поля, посередине листа личная подпись и далее расшифровка подписи, где последняя буква фамилии должна заканчиваться правого поля) (ГОСТ Р 6.30-2003, п.3.22)

9. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах и должна проставлять так, чтобы захватывать наименование должности лица, подписавшего документ.

10. Отсутствует реквизит «Отметка об исполнении документа» (ГОСТ Р 6.30-2003, п.3.27).

Ответ на задание 4.

Допущенные ошибки:

1. Неверно указано сокращенное наименование организации.

2. Обозначение почтового адреса не соответствует «Правилам оказания услуг почтовой связи» утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации 15.04.2005 № 221. (Лесная ул., 5, г.Томск, 600801)

В Правилах п.23 указывает:

а) для юридического лица - полное или краткое наименование, для гражданина - фамилия, имя, отчество;

б) банковские реквизиты (для почтовых переводов, направляемых юридическому лицу или принимаемых от юридического лица);

в) название улицы, номер дома, номер квартиры;

г) название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

д) название района;

е) название республики, края, области, автономного округа (области);

ж) название страны (для международных почтовых отправлений);

з) почтовый индекс.

3. Пропущен код по ОКПО.

4. Пропущен реквизит «ОГРН» - основной государственный регистрационный номер юридического лица.

5. индекс письма должен включать не только порядковый номер, но и номер дела по номенклатуре дел, в которое будет подшита копия отправленного письма.

6. Пропущен реквизит «Ссылка на номер и дату полученного документа».

7. Заголовок к тексту письма следует сформулировать более точно: О переводе работника к другому работодателю.

8. При адресовании писем руководителю организации сначала указывается должность, а затем наименование организации (так называемая полная должность).

9. В адресате инициалы ставятся перед фамилией.

10. После текста письма принято употреблять форму вежливого заключения (например: С уважением).

11. В наименовании должности в реквизите «Подпись» не повторяется наименование организации, если документ составлен на официальном бланке.

12. Реквизит «Отметка об исполнителе» не содержит слова «исполнитель», но включает служебный телефон исполнителя; инициалы исполнителя ставятся перед фамилией.

Ответ на задание 5.

1. Наименование организации пишется (или ставится штампом) в третьей графе (без номера и даты) до внесения записи о приеме на работу.

2. Дата в трудовой книжке пишется восемью цифрами (18.03.2005)

3. В записи о приеме на работу сначала указывается наименование структурного подразделения, а затем должности работника.

4. В записях, внесенных в трудовую книжку, какие-либо сокращения не допускаются (постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

5. При увольнении работник должен расписаться в трудовой книжке (раздел «Сведения о работе»)

Ответ на задание 6.

1. Регистрационный индекс приказа по личному составу имеет буквенно-цифровое обозначение (№ 14 л/с или № 14- к)

2. Отметка об ознакомлении работника с приказом располагается не в правом верхнем углу документа, а ниже подписи руководителя.

3. Реквизит «место составления или издания документа» проставляется после реквизитов «дата документа» и «регистрационный номер документа».

4. Неверно оформлена отметка об исполнителе документа.

Ответ на задание 7.

1. Номенклатура дел структурного подразделения является составной частью сводной номенклатуры дел организации, поэтому в бланк номенклатуры дел отдела кадров должно быть включено наименование структурного подразделения, которое пишется после наименования организации.

2. Регистрационный номер номенклатуры дел целесообразно присваивать по следующей схеме: № 1- в сводной номенклатуре дел, № 2,3,4 и т.д. – номенклатурам дел структурных подразделений, например для отдела кадров № 5.

3. Утверждению руководителем организации подлежит сводная номенклатура дел. Номенклатура дел структурных подразделений не должны содержать грифа утверждения.

4. Индекс дела по номенклатуре дел должен включать не менее двух частей: 1-я часть – номер структурного подразделения по классификатору структурных подразделений организации (например, 05 – отдел кадров), 2-я часть – порядковый номер дела в структурном подразделении (например, 01,02,03 и т.д.). Таким образом, дела нумеруются в следующем порядке: 05-01; 05-02 и т.д.

5. Заголовки дел в номенклатуре дел должны располагаться в определенной последовательности: организационные документы, распорядительные документы, другие документы по степени важности (т.е. в порядке убывания сроков хранения).

6. В номенклатуре дел не указано дело с приказами, срок хранения которых – 5 лет.

7. Неверно указан срок хранения протоколов заседаний аттестационной комисии.

Ответ на задание 8.

1. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах, в которых обязательно указывается полное наименование организации. (ГОСТ Р 6.30-2003, п.3.8).

2. Фамилия работника, переводимого на работу, должно быть согласована с глаголом «перевести». Перевести на другую работу (кого?) – Грачеву Надежду Андреевну.

3. Не указана причина перевода. Причина перевода нигде не оговаривается, поэтому существуют разнообразные варианты, наработанные практикой. Например: инициатива руководства, инициатива администрации, докладная записка о переводе и т.д.

4. В качестве основания указано лишь изменение к трудовому договору, что является нарушением ст. 72 ТК РФ, в соответствии с которой перевод на другую постоянную работу в той же организации по инициативе работодателя, то есть изменение трудовой функции или изменение существенных условий трудового договора, а равно перевод на постоянную работу в другую организацию либо в другую местность вместе с организацией допускается только с письменного согласия работника. То есть свое согласие на перевод работник должен изложить в личном заявлении, которое и будет другим документом-основанием, обозначенным в форме Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работка на другую работу».

5. В расшифровке подписи сначала указывают инициалы, а затем фамилию должностного лица, подписавшего документ.

6. Приказ о переводе объявляется работнику под расписку, т.е. на унифицированной форме Т-5 заполняется реквизит «С приказом ознакомлен» (постановление от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»).

Ответ на задание 9.

1. Неверно расположен реквизит «Регистрационный номер документа». Номер ставится ниже реквизита «Вид документа».

2. Применена неверная система индексации приказов. Приказы по личному составу должны иметь сложный, как правило, буквенно-цифровой индекс.

3. Неверно проставлен реквизит «место составления документа» - данный реквизит ставится ниже (на следующей строчке) даты и номера приказа.

4. Неверно расположен реквизит «дата документа». Данный реквизит располагается у левого поля бланка приказа.

5. В тексте приказа пропущены слова: «в учетных документах»

6. Неверно оформлен реквизит «виза ознакомления» - отсутствует дата ознакомления, которая проставляется работником.

7. В тексте (основание) дата оформлена неверно – дата 7 августа 1973 г. следует оформлять 07 августа 1973 г. (ГОСТ Р 6.30-2003, п.3.11)

Ответ на задание 10.

1. Не заполнена графа «Алфавит», куда вносится первая буква фамилии работника.

2. Графа «характер работы» заполняется в следующих вариантах – постоянная или временная.

3. Гражданство должно быть указано по ОКИН: гражданин Российской федерации.

4. Степень знания иностранного языка должна быть указана по ОКИН следующим образом: «05 1».

5. Уровень образования должен кодироваться в соответствии с ОКИН следующим образом: «30 18».

6. Состояние в браке должно быть указано по ОКИН: состоит в незарегистрированном браке.

Ответ на задание 11.

1. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах (ГОСТ Р 6.30-2003., п.3.8), как правило оно имеет полное и краткое наименование.

2. Отсутствует реквизит «место составления или издания документа».

3. Дата 3 марта 2005 г. следует оформлять следующим образом: 03 марта 2005 г.

4. В тексте п.1 необходимо указать еще месячный фонд заработной платы

5. Отсутствует фамилия начальника отдела кадров (п.3). Безымянные приказы не допустимы.

6. Отсутствует пункт на кого возлагается контроль за исполнением приказа.

7. В реквизите «подпись» в расшифровке подписи вначале инициалы затем фамилия.

8. В ознакомительной визе отсутствует дата ознакомления.

9. Неверно оформлена отметка об исполнителе документа.

10. В приказе отсутствует отметка об исполнении документа и направления его в дело.

Ответ на задание 12.

1. В распорядительной части пункты должны отвечать на вопросы: Кому? Что (с) делать? Когда сделать? В качестве ответа на вопрос: «кому?» указывают должность (в дательном падеже), фамилию (в дательном падеже), инициалы исполнителя. Например:

1. Начальнику отдела рекламы Петрову П.П.

Если поручение дается нескольким лицам равных должностных рангов, один из которых является ответственным исполнителем, используется следующая формулировка:

1. Начальнику отдела рекламы Петрову П.П. совместно с начальником отдела продаж Серовым С.С.…..

В тех случаях, когда поручение дается нескольким исполнителям равных должностных рангов, после обобщенного наименования должности в скобках перечисляются фамилии исполнителей (в дательном падеже) и их инициалы. Например:

1. Начальника отделов (Петрову П.П., Серову С.С., Дубову Д.Д.)….

Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме. Например: «подготовить», «обеспечить», «организовать», «разработать и предоставить на рассмотрение» (если проект должен быть подписан) или «…на утверждение» (если документ подлежит утверждение).

Формулировки распорядительных документов должны быть исчерпывающе точными, конкретными, не допускающими различных толкований. Не допускается использование глаголов «повысить», «улучшить», «активизировать», «усилить», «обратить внимание», «проследить», прилагательного «необходимое (-ые)», (принять необходимые меры») и языковых конструкций типа «если….то….», «тогда, когда…».

Срок исполнения поручения фиксируется только календарной датой.

2. В п.4. должен быть оформлен приказ по личному составу. Замещение осуществляется по правилам, установленными для перевода. Прежде всего, это означает, что должны выполняться требования, установленные ст. 74 ТК РФ. Ее ч.1. установлено, что в случае производственной необходимости работодатель имеет право переводить работника на срок до 1 месяца на необусловленную трудовым договором работу.

Ответ на задание 13.

Ответ на задание 14.

1. В заявлении работника автором является структурное подразделение, в котором он работает. Если сотрудник подчинен непосредственно руководителю организации или внутри нее не существует структурных подразделений, указывается наименование организации.

2. При адресовании документа должностному лицу указывают должность лица, наименование организации, инициалы, фамилию.

3. В конце реквизита «вид документа» - ЗАЯВЛЕНИЕ – точка не ставится.

4. Отсутствует дата составления заявления.

5. Не указан вид отпуска

6. Дата в тексте оформлена не в соответствии с требованиями ГОСТа.

7. В реквизите «подпись» вначале инициалы потом фамилия.

Ответ на задание 15.

1. Дата документа оформляется перед его регистрационным номером (ГОСТ Р 6.30-2003).

2. При адресовании документа должностному лицу указывают должность лица, наименование организации, инициалы, фамилию. Формула вежливости указывается в обращении

3. Заголовок письма слишком категоричен, что препятствует анализу причин отказа. Лучше, если заголовок будет носить более дипломатический характер (например: О возможности сотрудничества) (из практики делопроизводства).

4. Излагая причины отказа, рекомендуется использовать слова и выражения, снижающие категоричность высказывания (например: К сожалению, мы вынуждены временно отклонить Ваше предложение, так как уже связаны определенными договорными обязательствами).

5. Отсутствует формула вежливости, завершающая письмо.