- •Конспект по теме excel основные манипуляции
- •Использование мастера функций
- •Построение диаграмм (лаб.Раб. ТаблицыДиаграммы, Курсовая, Функции массива и имена, Население Европы).
- •Автоматизация повторяющихся действий (разбирается в теме Базы данных Excel: построение консолидированной ведомости и Расширенная фильтрация по разным схемам)
- •Конспект по теме базы данных excel Основные приёмы оформления списков
- •Приёмы заполнения списков
- •Приёмы просмотра списков
- •Подведение итогов по нужной группе данных
- •Подведение итогов по списку в целом
- •Литература
Подведение итогов по нужной группе данных
Создаём условие для отбора нужной группы записей (см. п.п. 12а, 12b).
Вводим текстовое пояснение по смыслу вычисляемого итога.
Заказываем Мастер функций, категорию Работа с базой данных. Выбираем нужную для итога функцию. В окне аргументов вводим:
База данных – координаты списка.
Поле – адрес названия поля, по которому подводится итог (но не координаты поля целиком!).
Критерий – координаты блока условий.
Подведение итогов по списку в целом
1. Команда ДанныеИтоги… Вставляет в список строки с итогами по нужным полям под каждой группой данных. Может подводить разные итоги по разным полям и несколько итогов по одному и тому же полю. Перед заказом команды надо отсортировать список так, чтобы нужные группы записей шли сплошными блоками. Смысл параметров диалогового окна :
При каждом изменении в: – последнее поле, по которому создавались группы (если группировка по одному полю, то просто это поле).
Операция: – функция, по которой надо подводить первый итог.
Добавить итоги по: – отметить "галочкой" поля, которые надо итожить по заказанной функции.
Заменить текущие итоги – поставить "галочку".
Далее следует нажать кнопку ОК. В списке появятся строки с итогами и указатели структуры с кнопками в строках итогов: кнопка "–" скрывает группу, по которой подведён итог, кнопка "+" – восстанавливает её.
Если требуется для этих же групп записей добавить другие итоги, то:
Снова вызываем команду ДанныеИтоги…
Заказываем другую функцию в поле Операция.
В поле Добавить итоги по: снимаем "галочки" в старых полях и устанавливаем новые.
Снимаем "галочку" в параметре Заменить текущие итоги.
Опять нажимаем ОК. В списке появятся новые строки с итогами и добавочные указатели структуры. Это повторяется до тех пор, пока все итоги не будут подведены.
Чтобы отказаться от команды следует:
Поставить курсор в любую ячейку ведомости.
Вызвать команду ДанныеИтоги…
Нажать кнопку Убрать всё.
Команда ДанныеСводная таблица… Позволяет группировать записи, используя для этого от одного до трёх полей, и подводить разные итоги по любым из оставшихся после группировки полям. Перед заказом команды не требуется никаких предварительных действий.
Первый шаг – в каком файле находится список – по умолчанию в той же книге Excel, где мы работаем. Нажимаем кнопку Далее.
Второй шаг – задаём координаты списка. Нажимаем кнопку Далее.
Третий шаг – создаём структуру итоговой ведомости. В версиях Excel, начиная с 2000-ой, надо дополнительно нажать кнопку Макет...
Порядок создания макета.
Перетаскиваем мышкой кнопки полей, по которым надо группировать, в зоны Страница, Строка, Столбец.
Перетаскиваем мышкой кнопки полей, по которым надо подводить итоги, в зону Данные. К названию кнопки добавляется указатель функции, которую Excel выбрал для итога.
Если функция, выбранная для итога, неправильная или название итога, составленное Excel, непонятно, следует сделать двойной щелчок на кнопке с указателем итога. Появится дополнительное окно, в котором можно выбрать другую функцию и заменить название итога (поле Имя).
Последний шаг – определение места для созданной ведомости.
Можно откорректировать структуру созданной ведомости:
Ставим курсор на любую ячейку ведомости.
Заказываем команду ДанныеСводная таблица… – сразу попадаем на третий шаг с макетом.
Если данные в исходном списке изменились, можно автоматически обновить ведомость по команде ДанныеОбновить.
ДанныеКонсолидация… Создаёт ведомость, в которой подводятся итоги по одному или нескольким спискам с одинаковыми названиями полей. Группировка записей возможна только по первому полю списка. По всем остальным полям можно подводить любые итоги, но только по одному в каждом поле.
Создание консолидированной ведомости разбивается на четыре шага.
Первый шаг . Подведение итога для последнего столбца.
Указать курсором левый верхний угол будущей ведомости.
Заказать команду ДанныеКонсолидация…
В диалоговом окне команды установить такие параметры:
Функция: – выбрать вид итога для последнего поля списка.
Ссылка: – ввести координаты списка, по которому подводятся итоги. Затем нажать кнопку Добавить. Если итоги подводятся по нескольким спискам, повторить это для каждого. В результате в окне Список диапазонов будут перечислены все списки, для которых подводятся общие итоги. Для удаления неправильных координат надо их выделить и нажать кнопку Удалить.
Поставить "галочки" на параметрах Использовать в качестве имён подписи верхней строки и значения левого столбца.
После нажатия кнопки ОК появляется первый вариант ведомости, в котором для всех столбцов используется одинаковый вид итога, а в столбцах с текстовыми значениями итогов нет.
Второй шаг. Коррекция итогов по внутренним полям.
Выделить левую часть ведомости, которая подытожена неправильно (с первого до последнего из столбцов с неверным итогом).
Заказать команду ДанныеКонсолидация…
В диалоговом окне команды изменить только параметр Функция. В нём выбрать вид итога для последнего из выделенных полей.
Нажать кнопку ОК.
Повторить эти действия, последовательно уменьшая количество столбцов, выделенных для исправления.
Третий шаг. Внесение новой информации в ведомость.
Удалить из ведомости столбцы, по которым итоги не нужны.
Изменить заголовки оставшихся столбцов так, чтобы был понятен вид итога, который использовался в каждом поле.
Добавить строку итогов под ведомостью.
Добавить строку заголовка над ведомостью.
Четвёртый шаг. Форматирование ведомости.
Разлиновка, указание единиц измерения, выравнивание в пределах столбцов.