2.3. Встраивание управляющих элементов

В прототип отчета в процессе проектирования можно встроить управляющие элементы. Управляющие элементы, встроенные в прототип отчета, могут использоваться для оформления заголовков, надписей и иллюстраций.

Чтобы встроить управляющие элементы в отчет, на экране должно присутствовать инструментальное меню Toolbox (опция Vi­ew/Toolbox), в кртором выбирается кнопка создавае­мого управляющего элемента. После этого следует выполнить «мышью» щелчок в той позиции прототипа отчета, где надлежит разместить данный управляющий элемент. Access размещает выбранный элемент, приписывая ему по умолчанию стандартные значения характеристик (размер, цвет и т.п.).

Для изменения стандартных значений характеристик управляюще­го элемента можно обратиться к окну характеристик, предварительно промаркировав настраиваемый элемент. Окно характеристик видно на эк­ране при установленной опции View/Properties. Размер элемента и его местоположение можно изменить "прямо на месте", перемещая с помощью «мыши» весь элемент или его размерные манипуляторы.

2.4. Связывание управляющего элемента с полем

Зависимый управляющий элемент в отчете связан с полем в со­ответствующей таблице или запросе. С помощью зависимого (связан­ного) управляющего элемента можно ввести данные в поле или инди­цировать и актуализировать их в отчете.

Если пользователь хочет, чтобы Access автоматически создала управляющий элемент, связанный с базовой для данного отчета таб­лицей, следует воспользоваться списком полей таблицы. Он виден на экране, если установлена опция Vlew/Field List. Управляющий эле­мент, изготовленный с помощью списка полей, имеет те же значения характеристик, что и поле таблицы, с которой он связан. Для вы­полнения свызывания следует отбуксировать выбранное поле или поля из списка в отчет. Там надлежит поместить курсор «мыши» в позицию, где должен находиться левый верхний угол управляющего элемента, и затем отпустить кнопку «мыши». Access создает для каждого поля, выбранного в списке, связанный управляющий элемент (текстовое по­ле).

2.5. Создание вычисляемых управляющих элементов

Вычисляемый управляющий элемент в отчете индицирует значе­ние, которое было рассчитано с помощью данных из одного или нес­кольких полей базовой таблицы или из других управляющих элемен­тов. Вычисляемое значение определяется в соответствии с выражени­ем, указанным в характеристике ControlSource при определе­нии управляющего элемента.

Вычисляемым элементом можно сделать любой управляющий эле­мент. Обычно речь идет о текстовом поле. Для превращения обычного управляющего элемента в вычисляемый элемент следует маркировать его, щелкнув на нем «мышью». Повторный щелчок «мышью» на маркированном уп­равляющем элементе приводит к преобразованию указателя «мыши» в курсор ввода. Теперь можно вводить подлежащее вычислению выраже­ние, например:

= [Количество] * [Цена] ,

чтобы получить произведение содержимого полей Количество и Цена для каждого блока данных. Ввод выражения завершается нажатием клавиши [Enter], после чего оно появляется в качестве значения характеристики ControlSource в окне характеристик.

С помощью вычисляемого управляющего элемента можно выполнить расчет для одного блока данных, для группы блоков данных и для всех блоков данных в одном отчете.

Для вычисления по группе блоков данных следует добавить вы­числяемое текстовое поле в шапку группы или в подстрочник группы. Для вычисления функции применительно ко всем блокам данных текс­товое поле должно стоять в шапке отчета или в подстрочнике отче­та.

Вычисления для группы или для всех блоков данных предполагают использование в выражении, связанном с вычисляемым элементом, функций, выполняющих обработку ряда записей. Речь может идти о функциях суммирования, определения среднего, минимального, макси­мального значений и т.п. Продолжая предыдущий пример, можно пред­ложить следующее выражение:

= Sum ( [Количество] * [Цена] )

для вычисления полной стоимости всех проданных товаров.