26

7.1.26.05. «Источник теоретического материала» Тема 5.

Документация и инвентаризация

1. Сущность метода бухгалтерского учета - Метод бухгалтерского учета обусловлен его предметом и представляет собой совокупность специальных приемов и способов, обеспечивающих необходимой информацией учетный процесс. При этом осуществляются следующие этапы учетного процесса:

1. Регистрация и текущее наблюдение.

2. Измерение.

3. Группировка на счетах бухгалтерского учета методом двойной записи.

4. Обобщение в балансе и отчетности.

Документация как элемент метода бухгалтерского учета – обеспечивает наблюдение и регистрацию хозяйственных операций. Документирование является способом первичного отражения влияния свершившихся фактов хозяйственной деятельности на состояние объектов бухгалтерского учета. Документы, оформляемые в момент совершения операции, называются первичными документами. Первичному учету уделяется большое внимание в законодательстве РФ по вопросам регулирования бухгалтерского учета, в том числе в Федеральном законе «О бухгалтерском учете»

Для исполнения требования данного закона Правительством РФ издано Постановление от 8 июля 1997 г. № 835 «О первичных документах», в котором указано на необходимость унификации бланков первичных документов для оформления различных хозяйственных операций. В соответствии с Постановлением Правительства РФ № 835 Комитет по статистике РФ разработал альбомы бланков типовых форм по разделам учета и утвердил их Постановлениями от 30.09.1997 г. № 71-А, от 18.08.1998 г. № 88, от 06.04.2001 г. № 26 и другими. Работа по унификации и стандартизации первичных документов продолжается Госкомстатом до настоящего времени. Для оформления хозяйственных операций организации обязаны использовать только бланки утвержденных Госкомстатом России типовых форм. Операции, оформленные с нарушением этих требований, не могут быть приняты в составе расходов организации. Документом должна быть оформлена каждая хозяйственная операция. В соответствии с законом №129-ФЗ каждый первичный документ должен иметь семь обязательных реквизитов. В ст. 9 п. 2 Федерального закона № 129 в качестве обязательных реквизитов указаны: наименование документа, дата составления документа, наименование организации, от имени которой составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении, наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, личные подписи указанных лиц. Для того чтобы каждый сотрудник фирмы мог получить и обработать информацию любого первичного документа, необходимого ему для выполнения своих должностных обязанностей, следует организовать оптимальный документооборот.

2. Документы как источник первичной информации

В соответствии с Законом об информации документированная информация (документ) - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Применительно к бухгалтерскому учету можно сказать, что документ - это закодированное определенным образом и зафиксированное на специальном носителе информационное сообщение (свидетельство), удостоверяющее, что факт хозяйственной жизни или существует, или совершен, или должен быть совершен.

Документация - это способ оформления хозяйственных операций с помощью документов в момент их совершения.

Документирование хозяйственных операций является одной из отличительных особенностей бухгалтерского учета, так как позволяет осуществлять сплошное наблюдение за хозяйственными процессами.

Каждый профессиональный бухгалтер знает, что основой для внесения записи в регистры бухгалтерского учета может служить только первичный документ, оформленный в полном соответствии с требованиями действующего законодательства.

При налоговой проверке правильно оформленные бухгалтерские документы служат письменным свидетельством факта совершения хозяйственной операции либо права предприятия на ее совершение.

Хозяйственная операция, не оформленная надлежащим образом, не может считаться правовым экономическим событием, поскольку нет объекта бухгалтерского учета.

Таким образом, если первичные учетные документы оформлены ненадлежащим образом, то перед организацией может возникнуть проблема: как доказать налоговым органам факт совершения хозяйственной операции?

В случае возникновения споров косвенным подтверждением факта совершения хозяйственной операции могут служить другие первичные учетные документы, такие, как акты инвентаризации, экспертные заключения, а также свидетельские показания. Однако налоговые органы вправе не согласиться с представленными косвенными доказательствами (либо их может оказаться недостаточно).

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами.

Таким образом, обязательным условием отражения всех без исключения хозяйственных операций, проводимых организацией, в системном бухгалтерском учете является их оформление оправдательными документами, обладающими определенными характеристиками и отвечающими соответствующим предъявляемым к ним требованиям (они должны быть достоверными, ясными, объективными и др.).

Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные бухгалтерские документы являются письменным свидетельством совершения хозяйственной операции или дают право на ее совершение.

Из этого следует, что понятие "первичные учетные документы" шире понятия "оправдательные документы", в частности, "Требование - накладная" типовой межотраслевой формы N М-11 предназначена для отражения операций, связанных с перемещением материальных ценностей внутри одной организации, но не затрагивает и не изменяет обязательства организации перед другими.

Поэтому документирование хозяйственных операций - это первичная регистрация (подтверждение) каждой хозяйственной операции правильно оформленным первичным документом, имеющим юридическую силу, в местах и в момент ее совершения, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания. Соответственно и первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно по окончании операции.

При реализации товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно - кассовых машин допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в день по его окончании на основании кассовых чеков.

При организации учета с помощью компьютерных программ роль первичных документов выполняют магнитные носители информации (диски, дискеты и др.), удостоверяющие факт выполнения хозяйственной операции.

От качества первичных документов в значительной степени зависит качество всего бухгалтерского учета в организации.

Ответственность за своевременное и надлежащее оформление первичных учетных документов, их передачу в установленные сроки в бухгалтерию для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных несут лица, составившие и подписавшие эти документы.

Для ведения первичного учета в организации следует определить круг лиц, имеющих право на составление первичных документов. Для этих целей используются должностные инструкции и сложившаяся технология обработки документации в бухгалтерии организации.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Количество лиц, имеющих право подписи документов на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материальных ценностей, должно быть ограничено.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению без подписи главного бухгалтера.

При этом под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.

В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

Подписи лиц, ответственных за составление первичных документов на магнитных носителях информации, могут быть заменены паролем или другим способом авторизации, позволяющим однозначно идентифицировать подпись соответствующего лица.

Юридическая сила документа зависит и от того, насколько его разработчиками соблюдены требования как в целом к форме данного документа, так и к другим отдельным элементам (реквизитам) этого документа.

Такие требования определены Постановлением Госстандарта России от 31.07.1997 N 273 в государственном стандарте Российской Федерации "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов (ГОСТ Р 6.30-97)" (в ред. от 21.01.2000 N 9-ст).

ГОСТ введен в действие с 1 июля 1998 г. и распространяется на организационно - распорядительные документы любых как государственных, так и негосударственных организаций. Он не устанавливает порядок оформления первичных бухгалтерских документов.

Кроме того, документы, оформленные с отступлением от требований данного государственного стандарта, теряют юридическую значимость.

Например, отсутствие подписи руководителя в приказе или грифа "Утверждаю" на штатном расписании говорит о том, что такой документ не имеет юридической силы.