Тема 5. Проектирование организации.
Понятие статистической и динамической организации.
Организация как любая математическая система проходит все этапы жизненного цикла, которые объединяются в 2 группы:
Статистическая
Этапы: порок чувствительности и ликвидация.
Соответственно определяется и организация как статистическая, для нее характерно, что внутренние и внешние отношения рассматриваются в отрыве от их развития.
Характерно: подготовка документов, регистрация, физическое создание организации, ликвидация.
Динамическая
Этапы: внедрение, рост, зрелость, насыщение, спад, крах
Организация определяется как динамическая и для нее характерно преобладание координирующих действий как внутри организации, так и во внешней среде.
Принципы статистической и динамической организации.
Принципы приоритета:
Приоритет цели
В системе цель, задача, функция наивысший приоритет, имеет цель и далее по убывающей.
Приоритет функций над структурой при создании организации
Создание новых организаций осуществляется для реализации определенного набора целей, каждая цель реализуется набором задач, затем эти задачи группируются по общности и уже для них создается набор функций. Для конкретного набора функций создается набор структурных единиц.
Приоритет структуры над функциями в действующей организации.
В реально действующих организациях со временем отлаживаются взаимосвязи между элементами структуры, лишние постепенно отмирают, а недостающие появляются.
Создается уникальная для каждой организации аура взаимодействия, для сохранения которой имеется очень небольшой диапазон изменения структуры в виде ликвидации, расширения или создания отдельных звеньев, увольнения или приема отдельных работников в рамках увеличения или сокращения выполняемых функций.
Приоритет субъекта управления над объектом управления при создании организации.
При создании организации собственник должен подбирать под себя персонал, место расположения организации и выпускаемый продукт.
Приоритет объекта управления над субъектом управления в действующих организациях.
Руководители и главные специалисты организации должны подбираться под конкретные блоки ли структурные подразделения с учетом их совместимости.
Принципы соответствия:
Соответствие между поставленными целями и выделенными ресурсами
Каждой цели должен соответствовать набор материальных, финансовых, кадровых ресурсов, призванных обеспечить выполнение набора задач.
Соответствие распорядительства и подчинение
У каждого работника должен быть один линейный руководитель и возможно любое количество функциональных
Соответствие эффективности производства и экономичности.
Для каждой организации должно быть найдено соответствие между эффективностью и затратами.
Оптимальное сочетание централизации и децентрализации производства и управления.
Как показывает практика очень маленькие и очень большие организации работают менее эффективно, чем их промежуточные по размеру аналоги.
Принцип прямоточности
Производственные и информационные процессы должны идти по кратчайшему пути с минимальным количеством вспомогательных операций.
Принцип ритмичности
Производственные и информационные процессы должны идти равномерно по заранее заданным временным интервалам
Принцип пропорциональности
Производственные и информационные процессы должны идти по графику, чтобы не было простоев и затоваривания.
Принцип синхронизации (системный принцип)
Среди производственных и информационных процессов необходимо выделить постоянный или временный центр синхронизации, под который должна подстраиваться работа всех подразделений.
Принципы формирования процесса организации.
Процесс организации отражает количественные и качественные изменения объекта управления на всех его фазах, этапах и стадиях.
Если изменения нет, то нет и самого процесса.
Схема процесса:
Ц
ель
ситуация проблема решение
И в зависимости от построения, выбора того или иного сочетания процедур и операций, процесс организации может получить следующие свойства:
Устойчивость
При возникновении возмущающего воздействия на любом этапе процесс протекает по сложившейся схеме. Это связанно с созданием некоторого запаса, компенсирующего возможные отклонения при корректировке цели, изменения ситуации или варианта решения.
Изменчивость
При возникновении возмущающего воздействия на любом этапе процесс должен протекать по новой схеме. Это связано с созданием запасных вариантов при заранее предусмотренных параметрах возмущающих воздействий.
Непрерывность
При возникновении возмущающего воздействия на любом этапе процесс протекает по сложившейся схеме путем постепенного изменения либо увеличения либо уменьшения объема работ, выполняемых на всех этапах одновременно. Это связано с эволюционным изменением в выполнении операций на каждом этапе.
Дискретность
При возникновении возмущающего воздействия на любом этапе процесс протекает по сложившейся схеме путем постепенного изменения либо увеличения либо уменьшения объема работ, выполняемых на каждом этапе. Это связано с постепенным наращиванием или ослаблением до заданного конечного состояния одного этапа. А потом переходят к другому.
Цикличность
При возникновении возмущающего воздействия на любом этапе процесс протекает по сложившейся схеме путем многократного прохождения по всем этапам процесса, до выполнения поставленного условия. Это связанно с постоянной коррекцией выполняемых операций в зависимости от промежуточных результатов.
Однократность
При возникновении возмущающего воздействия на любом этапе процесс протекает по сложившейся схеме путем однократного прохождения по всем этапам процесса и достижения поставленной цели. Это связанно с высоким профессионализмом руководителя и наличием благоприятных условий для достижения целей.
На основании свойств процесс может сформировать след. Принципы его построения:
Процесс должен быть направлен на достижение цели, а не на устранение возмущающего действия.
При выявлении проблемы необходимо читывать как можно больше управляемых и неуправляемых факторов влияющих на процесс
Необходимо максимально сократить влияние субъективного фактора на процесс
Процесс должен обеспечиваться оптимальной информационной средой
Процедуры и операции каждого этапа процесса должны быть обоснованы, т.е. согласованы и утверждены
Обеспечение соответствия свойств процесса техническими и организационными ресурсами.
Значение и задачи организационного проектирования.
Без развития методов проектирования структур управления затруднено дальнейшее совершенствование системы управления и повышения эффективности производительности, т.к.:
В новых условиях, в целом ряде случаев нельзя оперировать старыми организационными формами, которые не удовлетворяют требованиям развивающихся рыночных отношений и тем самым создают опасность деформации самих задач управления.
В сферу хозяйственного управления не возможно переносить закономерности управления техническими системами
Создание структуры должно опираться не только на опыт, аналогию, привычные схемы и интуицию, но и на научные методы организационного проектирования.
Проектирование механизмов управления должно базироваться на мнении экспертов в области методологии формирования организационных систем.
При разработке принципов методики проектирования структуры управления необходимо учитывать:
Организационная структура управления это многогранное и включает:
Систему целей, Их распределение между звеньями
Состав подразделений, Связей между ними
Распределение задач, функций по всем звеньям
Распределение прав и ответственности внутри организации
Коммуникация и потоки информации.
Поведенческая система
Особое значение имеет характер влияния внешней среды на построение организации и всю систему связей элементов структуры с элементами внешних воздействий.